Подотчетные лица в бухгалтерии

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………..3

1 Экономическая сущность  и содержание учета расчетов  с подотчетными лицами………………………………………………………………………………..5

1. Выдача и учет подотчетных сумм…………………………………………...5
2. Отражение командировочных расходов в налоговом учете………………9

2. Учет расчетов с подотчётными  лицами в ООО «Север»…………………….12

2.1. Краткая характеристика  предприятия………………………………………..12

2.2. Аналитический и синтетический  учет………………………………………..12

Библиографический список………………………………………………………..16

Приложения…………………………………………………………………………17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В ходе своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные и хозяйственные  расходы на основании приказа  руководителя. В таких ситуациях  работники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных средств  под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным Банком РФ (Согласно Положению Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации").

В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, для оплаты хозяйственных  расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции  в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. Своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы.

2. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат.

3. Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации.

Задачи:

1. Изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами.

2. Проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств.

3. Осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов.

Методологической основой  написания контрольной работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература, периодические издания и данные действующего предприятия.

Объектом исследования является предприятие Общество с ограниченной ответственностью «Север».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами

1.1. Выдача и учет подотчетных сумм

Определенные виды хозяйственных  и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях  допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право  получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем  организации в учетной политике.

Денежные средства могут  выдаваться под отчет на командировочные  расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в  других организациях и физических лиц  товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели - в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является:

1. Наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц;
2. Расходование денег строго по целевому назначению;
3. Полный расчет по ранее выданным суммам.

Выдача денежных средств  под отчет оформляется расходным  кассовым ордером (форма РКО-2). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.

Наличные деньги под отчет  выдаются конкретному работнику  только при условии, что он полностью  отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская  задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс. [6, с. 20].

Согласно Порядку ведения  кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним [6, с.35].

Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются  руководителем организации. Эти  сроки могут быть установлены  единым приказом по организации. При  этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных  лиц, так и разные сроки для  разных подотчетных лиц.

Порядок выдачи подотчетных  сумм и определения сроков, на которые  они выдаются, необходимо предусмотреть  в приказе по учетной политике организации.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и  сданные в кассу по приходным кассовым ордерам [5, с.56].

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы.

Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок  за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Предприятия, как правило, ведут специальные журналы - «Журнал  учета работников, прибывших из командировки»  и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение  этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном  удостоверении (форма №Т-10), которое  выписывается отделом кадров на основании  приказа руководителя. В нем указывается  фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также  должны проставляться отметки о  выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию  организации командировочное удостоверение  и составляет авансовый отчет (форма  №АО-1), который подтверждается руководителем  организации или лицом, на это  уполномоченным. К отчету прилагаются  все документы, подтверждающие произведенные  им расходы.

Командированному работнику  возмещаются следующие расходы  по командировке, при наличии приложенных  оправдательных документов:

· расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;

· расходы по проезду к  месту командировки и обратно, в  т.ч. плата за пользование в поездах  постельными принадлежностями;

· расходы по проезду транспортом  общего пользования к месту командировки;

· суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время  нахождения в пути;

· различные страховые  и комиссионные сборы;

· сборы за услуги аэропортов, вокзалов;

· расходы на провоз багажа [6, с. 44].

На приобретенные подотчетным  лицом материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная  или приходный ордер на оприходование средств.

Суточные выплачиваются  командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем  организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных  Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются  от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в  командировке на территории РФ.

Нормы расходов организаций  на выплату суточных в пределах в  целях налогообложения прибыли, расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и  реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93.

Поэтому в учетной политике для целей бухгалтерского учета  может быть лишь уточнена схема бухгалтерских  записей для случаев, когда выплата  суточных производится в размерах, превышающих необлагаемые суммы.

Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными  средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее  время предельный размер расчетов наличными  деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.

Если работник не полностью  израсходовал выданную подотчетную  сумму, то в день сдачи в бухгалтерию  авансового отчета он должен вернуть  в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику  выдают квитанцию к приходному кассовому  ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции  следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного  расчета по полученной подотчетной сумме.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной  стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое  количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько  разделов как бухгалтерского, так  и налогового учета.

С 2012 года правила выдачи подотчетных сумм несколько изменился (новшества также предусмотрены Положением № 373-П). В частности, чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз писать заявление. Кассир может выдать деньги на основании заявления, в котором руководитель сделал надпись о сумме и сроке (приказ со списком подотчетных лиц больше издавать не надо). А авансовые отчеты нужно будет сдавать не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдавались деньги, или со дня выхода на работу.

1.2. Отражение командировочных  расходов в налоговом учете

В соответствии с пп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным  с производством и реализацией. Для целей налогообложения налога на прибыль могут учитываться следующие расходы:

1. проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
2. наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
3. суточные или полевое довольствие;
4. оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
5. консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

С 1 января 2009 года суммы суточных и полевого довольствия не нормируются  для целей налогообложения налогом  на прибыль (Федеральный закон от 22.07.2008  №158-ФЗ). Моментом признания расходов на командировочные расходы при методе начисления является дата утверждения авансового отчета (статья 272 НК РФ).

Суммы налога на добавленную  стоимость (НДС), уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду  к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными  принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежат вычету (п. 7 статья 171 НК РФ). Основанием для  вычета сумм НДС являются счета-фактуры, либо документы, подтверждающие уплату суммы налога, удержанного налоговыми агентами (бланки строгой отчетности).