Первичный учёт в организации

Введение

      Актуальность  выбранной темы обусловлена тем, что значение первичных документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

      В связи с этим назрела необходимость  рассмотрения данной темы.

      Цель  работы состоит в том, чтобы комплексно и всесторонне исследовать первичные документы – основу финансовой отчётности.

      Исходя  из намеченной цели, поставлены следующие  основные задачи:

      1. Рассмотреть теоретические основы первичного учёта в организации:

      1) изучить понятие и значение первичных документов бухгалтерского учёта;

      2) описать классификацию первичных учётных документов;

      3) исследовать приемку, проверку и бухгалтерскую обработку первичных документов.

      2. Проанализировать первичные документы как основу финансовой отчётности:

      1) изучить понятие и классификацию финансовой отчётности;

      2) провести анализ назначения бухгалтерской отчетности;

      3) охарактеризовать оформление бухгалтерской отчётности в РФ.

      Предметом исследования является изучение первичных документов, как основы финансовой отчетности.

      Теоретической и методологической основой исследования являются фундаментальные положения  экономической науки, специальная  литература по проблемам бухгалтерского учёта, монографии, научные статьи в периодических изданиях по исследуемой проблеме и т.д.

      Работа базируется на таких методах познания: абстрактно-логистический, диалектический, аналитический, экономико-статистический, традиционные методы группировки, сравнения и обобщения.

      Структура работы состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

      1. Теоретические основы первичного учёта в организации

1.1. Понятие и значение первичных документов бухгалтерского учёта 

      Начальной стадией регистрации хозяйственных  операций в организации является первичный учет. Объектами первичного учета являются все те операции, которые тем или иным образом оказывают воздействие на изменение средств организации и источники их формирования – расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями, приобретение и заготовление материалов и др. В соответствии с общими принципами бухгалтерского учета каждая хозяйственная операция должна быть зафиксирована непосредственно в момент ее совершения, а если это невозможно осуществить, то непосредственно после ее окончания. Фиксация существа хозяйственной операции осуществляется посредством составления документа. Документ – письменное свидетельство, доказательство какого-либо действия. Первичный документ – бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственной операции, подтверждающий факт ее совершения, раскрывающий ее содержание и юридически закрепляющий факт ее совершения [20, С.131].

      Процесс создания документов, достоверность  и своевременность их передачи для  отражения в бухгалтерском учете  организации должны проводиться  в соответствии с утвержденным графиком документооборота. В Российской Федерации применяются типовые межведомственные формы первичной учетной документации.

      Типовые бланки учетных документов содержат реквизиты, представляющие собой показатели для заполнения данными конкретной свершившейся хозяйственной операции. В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н (в ред. приказов Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н, от 24.03.2000 N 31н, от 18.09.2006 N 116н) первичные документы, в том числе на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны содержать следующие обязательные реквизиты [7, С.3]:

1. Наименование документа (формы), код формы.
2. Дату составления.
3. Содержание хозяйственной операции.
4. Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении).
5. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

      В зависимости от характера операции, требования нормативных актов и  технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

      Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей  длительное время (чернилами, шариковой  ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) – также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

      В составе документов различают [9, С.52]:

1. первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные листы и т. д.);
2. учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты и т. д.);
3. отчетность (баланс и приложения к нему).

      Все записи в бухгалтерском учете  ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся  в учетные регистры, там они  систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

      Первичная документация дает начало движению учетной  информации, обеспечивает бухгалтерский  учет сведениями, необходимыми для  сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

      Первичные документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое  значение [14, С.64].

      Практическое  значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия (например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др.).

      Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т.д.

      Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии.

      Документы имеют важное значение и для анализа  производственно-хозяйственной и  финансовой деятельности с целью  выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производстве.

      Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальной прибыли.

      Экономическое значение документов состоит в том, что они позволяют укреплять хозяйственный расчет в организации и в ее подразделениях, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, таких, как производительность труда, фондоотдача, материалоотдача и т.д. [14, С.66].

      Таким образом, первичный бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.

      Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного  документа. Поэтому каждый первичный  учетный документ должен составляться с соблюдением установленных  правил и требований.

      Наиболее распространенный материальный носитель – учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных учетных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения).

      Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями [8, С.32]. 

1.2. Классификация первичных учётных документов 

      Разнообразие  хозяйственных операций требует  составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной  операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

      Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в следующей таблице [13, С.35]:

Таблица 1

Классификация документов