Отчетность граждан осуществляющих самостоятельную предпринимательскую деятельность

Документы, форма которых не предусмотрена  в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа (формы);
2. дату составления документа;
3. при оформлении документа от имени:
• юридических лиц - наименование организации, от имени которой составлен документ, ее ИНН;
• индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество, номер и дата выдачи документа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, ИНН;
• физических лиц - фамилия, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства, ИНН, если он имеется;

- содержание хозяйственной операции с измерителями в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (для юридических лиц);

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.[10]

Следует заметить, что почти аналогичные  требования к реквизитам первичных  документов содержатся в статье 9 Федерального Закона РФ от 26 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязательного к исполнению юридическими лицами. Но при этом в этом перечне обязательных реквизитов отсутствует требование о проставлении ИНН организации, от имени которой составлен документ. 
Правда, пункт 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ обязывает проставлять ИНН в счетах-фактурах, но при этом не говорит ничего о других документах.

Более того, во множестве унифицированных  документов, например, акте о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (унифицированная форма № МХ-1), акте об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма № торг-3) и других первичных документах не предусмотрено проставление ИНН.

Таким образом, может сложиться  ситуация, когда поставщик индивидуального предпринимателя, являющийся юридическим лицом и действующий в рамках закона, вполне обоснованно не укажет свой ИНН в каких-либо документах, не содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Президиум ВАС РФ в своем постановлении  от 2 июня 1998 г. № 842/98 указал, что наличие  отдельных дефектов в оформлении документов само по себе не является основанием для исключения соответствующих  затрат из себестоимости. Аналогичное  определение было вынесено Президиумом  ВАС РФ от 24 ноября 1998 г. № 512/98. Судебная практика подтверждает данную точку зрения (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 19 февраля 2003 г. № А39-1560/02-84/11).

Поэтому, индивидуальный предприниматель должен постараться избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и устранить возникшую проблему. При невозможности этого, и будучи правым доказывать свою позицию в суде.

А для того, чтобы принять произведенные  расходы к учету и доказать факт их оплаты, предприниматель должен иметь документ, подтверждающий факт оплаты товара, а именно: кассовый чек или квитанцию к приходному кассовому ордеру, или платежное поручение с отметкой банка об исполнении, или документ строгой отчетности, свидетельствующий о фактически произведенных расходах.

Порядок учета устанавливает к  индивидуальному предпринимателю и ряд требований не только по принятию к учету внешних документов, но также и по документации, оформляемой самим индивидуальным предпринимателем.

Первичные учетные документы (за исключением  кассового чека) должны быть подписаны индивидуальным предпринимателем.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной  операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании  операции.[12]

В кассовые и банковские документы  вносить какие-либо исправления  не допускается. И в остальные  первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений.

1.3 Общие требования к порядку заполнения книги учета.

Главным налоговым регистром  для индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему, является Книга учета доходов и расходов. Она представляет собой документ, в котором отражаются поступления  и траты, влияющие на налоговую базу. Как правильно заполнять Книгу  учета? Как внести в нее исправления? Обязаны ли предприниматели заверять Книгу учета в налоговой инспекции? На эти и другие вопросы мы ответим  в статье.[1]

Главным налоговым регистром  для индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему, является Книга учета доходов и расходов. Она представляет собой документ, в котором отражаются поступления  и траты, влияющие на налоговую базу. 
Как правильно заполнять Книгу учета? Как внести в нее исправления? Обязаны ли предприниматели заверять Книгу учета в налоговой инспекции?

  Книга и обязанности

Книгу учета доходов и расходов обязаны вести индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения и УСН на патенте (ст. 346.24 и 346.5 НК РФ). При этом приказом Минфина России от 31.12.2008 г. № 154н утверждены две формы такой Книги: первая предусмотрена для налогоплательщиков, применяющих обычную упрощенную систему, вторая - для предпринимателей, выбравших патентную "упрощенку". Этим же нормативным актом утвержден и Порядок заполнения соответствующих Книг учета (далее - Порядок заполнения).

На основе данных такой Книги  заполняется налоговая декларация по УСН.[10]

Перечисление основных требований по составлению Книги учета:

• отражаются все доходы и расходы за отчетный (налоговый) период, учитываемые при исчислении единого налога;
• операции указываются в хронологическом порядке (дата операции определяется по данным первичных документов);
• каждая операция занимает отдельную строку;
• подчистки и помарки не допускаются.

Оформлять учетные документы необходимо в момент совершения хозяйственной  операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после  ее окончания. Об этом сказано в письме Минфина России от 21.06.2007 г. № 03-11-05/135.[10]

На каждый календарный год заводится  новая Книга учета. Ее можно вести  как в электронном виде, так  и на бумаге. Перейти с бумажной формы ведения Книги учета  на электронную можно как с начала года, так и в течение налогового периода, например, по окончании I квартала (письмо Минфина России от 16.01.2007 г. № 03-11-05/4).

Также необходимо обратить внимание, что если предприниматель не вел деятельности в течение года, по его окончании он должен подать "нулевую" декларацию по форме № 3-НДФЛ, а в следующем году оформить новую Книгу учета доходов и расходов (письмо УФНС России по г. Москве от 16.12.2004 г. № 27-08/81075).

Налоговый кодекс передает Минфину  России полномочия на утверждение формы  и порядка заполнения Книги учета  доходов и расходов (ст. 346.24 НК РФ). Выполняя это предписание, финансовое ведомство установило, что книга  должна ежегодно в определенный срок направляться в налоговый орган  и заверяться его представителем (п. 1.5 Порядка заполнения Книги учета  доходов и расходов, утв. приказом Минфина России от 31.12.2008 г. № 154н). При  этом чиновники считают, что несвоевременное  заверение книги равносильно несвоевременной подаче документов, необходимых для проведения налогового контроля, что наказывается штрафом в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ).[10]

Так, согласно позиции Минфина, если предприниматель заполняет Книгу  учета в печатном виде, ее сначала  нужно завизировать в налоговой  инспекции. Для этого оформляется  титульный лист книги, документ прошнуровывается и пронумеровывается. На последней  странице указывается количество страниц  и ставится подпись предпринимателя. Доказательством того, что книга  завизирована, будет подпись сотрудника инспекции и печать налоговой. Если Книга учета закончилась до окончания  налогового периода, предпринимателю  придется завести новый документ и так же заверить его в налоговой  инспекции.

Распечатку же электронного варианта Книги необходимо представить в  инспекцию не позднее последнего дня сдачи налоговой декларации. Напомним, что в предыдущем приказе  Минфина России от 30.12.2005 г. № 167н  на аналогичную тему только говорилось, что электронная Книга учета  заверяется после завершения налогового периода. А когда именно: через  месяц, два, полгода - не уточнялось.

Предприниматели отчитываются за налоговый  период до 30 апреля следующего года включительно (ст. 346.23 НК РФ).

Однако Налоговый кодекс не содержит каких-либо требований по подаче книги  в налоговый орган. Поэтому о  сроках ее сдачи и соответствующем  заверении не должно идти речи. Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 03.02.2010 г. № ШС-22-3/84. Главные налоговики считают, что указанные книги заверяются только по просьбе налогоплательщиков, а инспекторы не вправе этого требовать. Соответственно, нельзя наказать компанию на УСН ни за опоздание с заверением книги, ни за ее ежегодное непредставление. Единственная реальная опасность - неотчитавшийся "упрощенец" станет кандидатом на проведение налоговой проверки.

Правда, ВАС РФ придерживается мнения, что требование п. 1.5 Порядка представлять данные книги для заверения в  инспекцию нормам Налогового кодекса  не противоречит (определение от 22.12.2009 г. № ВАС-13965/09).

Судебно-арбитражная  практика.

Минфин вправе не только утверждать форму и порядок заполнения книги  учета доходов и расходов, но и  порядок ее заверения в налоговом  органе. К такому выводу ВАС РФ пришел в решении от 11.09.2009 г. № 9513/09.

По мнению суда, книга учета является не только документом налогового учета, но и заменяет для упрощенцев необходимость  ведения бухгалтерского учета. Принимая положения о заверении книги, Минфин тем самым определил ее форму и порядок заполнения, то есть действовал в соответствии со статьей 346.24 Налогового кодекса. Порядок заверения книги в данном случае следует отнести к ее форме, поскольку форма включает способ существования содержания, неотделимый от него и служащий его выражением (решение ВАС РФ от 26.01.2009 г. № 16758/08).

Таким образом, решение, заверять или  нет книгу учета в налоговой  инспекции, предпринимателю придется принимать самостоятельно. Но при  этом не стоит забывать, что чиновники  имеют склонность менять свое мнение.[13]

Как исправить  ошибки.

Если предприниматель обнаружил  ошибку в Книге учета в прошлом  налоговом периоде, в нее нужно  внести исправления. Дело в том, что  правила внесения исправлений в  Книгу учета не зависят от того, в каком периоде возникла ошибка (в прошлом или текущем). Об этом сказано в письме УФНС России по г. Москве от 28.11.2005 г. № 18-11/3/87288.

Исправления можно внести несколькими способами:

• перечеркнуть неверное значение показателя и вписать правильное;
• провести дополнительную операцию (например, если сумма по операции занижена);
• метод "красное" сторно (отражается аналогичная операция со знаком "минус").

Все исправления должны быть обоснованы. Рядом с исправленной записью  ставится дата корректировки и подпись  предпринимателя.

Порядок заполнения при обычной УСН.

Рассмотрен  порядок заполнения Книги учета предпринимателями, которые применяет традиционную "упрощенку".

Раздел I

Раздел I состоит из 4 таблиц, в которых  отражают доходы и расходы за каждый квартал.

На титульном листе не нужно  указывать дату и номер уведомления  о возможности применять упрощенную систему.

В графе 1 записывается порядковый номер, в графе 2 - дата и номер первичного документа, на основании которого делается запись, в графе 3 - содержание операции, в графах 4 и 5 - доходы и расходы. Как  известно, порядок заполнения этого  раздела зависит от того, какой  объект налогообложения выбрал налогоплательщик. Если предприниматель платит единый налог с доходов, то он помимо первых 3 граф дополнительно отражает показатели в графе 4. А вот заполнять графу 5 обязаны только упрощенцы с объектом "доходы минус расходы". Однако ее вправе по своему усмотрению заполнять и предприниматели, применяющие "доходную" "упрощенку" (письмо Минфина России от 15.08.2008 г. № 03-11-04/2/118). В этом случае они отражают в графе 5 расходы, которые связаны с получением доходов, облагаемых в соответствии с УСН. Еще раз повторимся, что это право, а не обязанность.[9]

Правила заполнения граф 4 и 5.

В графе 4 отражают доходы, которые учитывают при расчете единого налога. Это выручка от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) и внереализационные доходы. В графе 4 не учитывают доходы:

• указанные в статье 251 Налогового кодекса;
• облагаемые налогом на прибыль по ставкам 0, 9 и 15 процентов. Это доходы, полученные в виде дивидендов, а также по операциям с отдельными видами долговых обязательств.

Из порядка заполнения раздела I четко следует, как нужно отражать доходы при переходе на УСН с общего режима (метод начисления). В этом случае на дату такого перехода в графе 4 нужно отразить денежные средства, полученные на общем режиме в оплату по договорам, которые будут исполнены  уже при работе на спецрежиме. В то же время не учитывают в доходах предоплату, полученную на УСН, если она уже была включена в базу по налогу на прибыль. Отметим, что аналогичные положения прописаны и в подп. 1, 3 п. 1 ст. 346.25 НК РФ.