Основные направления совершенствования учета основных средств

     Форма N ОС-15 оформляется на оборудование, переданное подрядчику или прорабу (при хозяйственном способе) для  выполнения работ по монтажу (укрупненной сборке) оборудования. При сдаче оборудования в монтаж (укрупненную сборку) подрядчику его представитель обязан подтвердить своей подписью получение оборудования на ответственное хранение непосредственно в Акте, после чего Акт становится основанием заказчику для оформления передачи оборудования подрядчику в соответствии с договорными обязательствами.

     Форма N ОС-16 составляется на дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки  или испытания, а также по результатам  контроля, и является одним из документов портфеля документации для формирования претензионных материалов в адрес поставщика или искового заявления.

     Первичными  документами, предназначенными для  пообъектного аналитического учета  основных средств, являются инвентарные карточки унифицированной формы:

• Инвентарная карточка учета объекта основных средств - ведется по каждому инвентарному объекту (форма N ОС-6);
• Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств - ведется на группу однотипных объектов одинаковой стоимости за единицу, одного и того же назначения (форма N ОС-6а);
• Инвентарная книга учета объектов основных средств - может заменять инвентарные карточки при небольшом количестве эксплуатируемых объектов основных средств (форма N ОС-6б). Малые предприятия ведут только инвентарную книгу.

     Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный  объект. Данные инвентарные карточки могут группироваться в картотеке  применительно к Классификации  основных средств, включаемых в амортизационные  группы, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов - по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).

     Организация, имеющая небольшое количество объектов основных средств, может осуществлять пообъектный учет в инвентарной  книге с указанием необходимых сведений об объектах основных средств по их видам и местам нахождения.

     Инвентарные карточки (инвентарные книги) заполняются  комиссией в одном экземпляре одновременно с оформлением приемной документации на ввод объектов основных средств в эксплуатацию, утвержденной в установленном порядке. В эти регистры по данным первичной документации заносятся все стандартные сведения об учетном объекте: его наименование, инвентарный номер, срок полезного использования, первоначальная стоимость, год и месяц ввода в эксплуатацию, год выпуска или постройки, ГОСТ, стандарт, способ начисления амортизации, отметка о принадлежности объекта к неамортизируемому имуществу и другие признаки. Приводятся перечень и технические показатели отдельных приспособлений и принадлежностей, составляющих с объектом единое целое, и в завершение формулируется краткая характеристика всего инвентарного объекта. В инвентарных карточках формы N ОС-6а записи выполняются линейным способом, а краткая характеристика приводится в целом по группе объектов, учитываемой в данном регистре. При этом каждому объекту группы присваивается отдельный инвентарный номер. В последующем в инвентарные карточки (инвентарные книги) по данным соответствующих первичных учетных документов заносятся сведения о выполненном капитальном ремонте, достройке, частичной ликвидации, отделимых и неотделимых улучшениях, внутрихозяйственном перемещении, списании инвентарного объекта с бухгалтерского учета. На объекты основных средств, принятых по договору текущей аренды (без права собственности на имущество), целесообразно завести инвентарную карточку либо получить ее копию у арендодателя. Независимо от этого инвентарный номер объекта сообщает арендодатель при заключении договора о текущей аренде имущества. По форме N ОС-3 может быть открыта новая карточка на достроенный, реконструированный (модернизированный) объект основных средств, а старая карточка хранится в виде справочного документа. При внутрихозяйственном перемещении объекта основных средств его инвентарная карточка (в копии) передается вместе с накладной, составленной по форме N ОС-2. Учет объекта основных средств ведется в рублях или тысячах рублей, а импортных объектов - еще и по контрактной стоимости в иностранной валюте.

     Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, устанавливаемого руководителем организации в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

     Обязательной  является ежемесячная бухгалтерская  сверка общего суммового итога всех инвентарных карточек (инвентарной книги) с сальдо на конец отчетного месяца, учтенного на бухгалтерском счете 01 "Основные средства".

     Аналитический учет основных средств по месту их эксплуатации (по структурным подразделениям) ведется в инвентарных описях основных средств (форма N ИНВ-1) (Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88). Указанные регистры в качестве обязательных данных содержат сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере и полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости, дате и причине выбытия.

     Суммовой  аналитический учет ведется в  целом по классификационным группам  в регистре, представляющем собой  своеобразную оборотную ведомость  по счету 01 "Основные средства" на отчетный год. Сумма сальдо на конец  отчетного периода по всем группам должна соответствовать сальдо на счете 01 "Основные средства" (повторная, но оправданная проверка). Групповой аналитический учет необходим в основном для составления годовой бухгалтерской отчетности.

     Для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другое и передачи основных средств обособленным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2).

     Форма N ОС-2 выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается  ответственными лицами структурных  подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы N ОС-6, N ОС-6а, ОС-6б).

     Для оформления и учета приема-сдачи  объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации применяется  Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных  объектов основных средств (форма N ОС-3).

     Форма N ОС-3 подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей  ремонт, реконструкцию, модернизацию. Данный Акт утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.

     Если  ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

     Данные  ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6).

     В целях организации контроля за своевременным  получением объектов основных средств  из ремонта инвентарные карточки по этим объектам в картотеке рекомендуется  переставлять в группу "Основные средства в ремонте". При поступлении  объекта основных средств из ремонта производится соответствующее перемещение инвентарной карточки.

     Для оформления операций по выбытию активов  из состава основных средств при  передаче (продаже, мене и пр.) другой организации применяются унифицированные  формы первичной учетной документации по приему-передаче основных средств (формы N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б).

     Для оформления выбытия основных средств, пришедших в негодность в связи  с полным физическим износом или  уничтоженных (испорченных, но не подлежащих восстановлению) в результате аварий, пожаров и других чрезвычайных событий, установлено несколько видов унифицированных форм первичной учетной документации:

• Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма N ОС-4) - применяется для отражения выбытия одного (отдельного) объекта, за исключением единиц автотранспортных средств;
• Акт о списании автотранспортных средств (форма N ОС-4а) - составляется в случае списания единицы автотранспортных средств;
• Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма N ОС-4б) - используется при выбытии группы однотипных объектов, имеющих общее наименование, назначение, одинаковую стоимость за единицу.

     Перечисленные выше первичные документы составляются в двух экземплярах, подписываются  членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

     В случае списания автотранспортного  средства в бухгалтерию вместе с  актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета  в Государственной инспекции  безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции).

     На  основании оформленного акта на списание основных средств, переданного бухгалтерской  службе организации, в инвентарной  карточке производится отметка о  выбытии объекта основных средств. Соответствующие записи о выбытии объекта основных средств производятся также в документе, открываемом по месту его нахождения. Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объекта, объектов и группового учета объектов основных средств (формы N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).

     В аналитическом учете инвентарные  карточки группируются применительно  к Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, а внутри разделов, классов и подклассов - по месту эксплуатации, в запасе (резерве), ремонте, в процессе достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации, на консервации. Суммовой аналитический учет ведется в целом по классификационным группам в регистре, представляющем собой своеобразную оборотную ведомость по счету 01 "Основные средства" на отчетный год. Сумма сальдо на конец отчетного периода по всем группам должна соответствовать сальдо на счете 01 "Основные средства" (повторная, но оправданная проверка). Групповой аналитический учет необходим в основном для составления годовой бухгалтерской отчетности.

2.3. Синтетический учет  движения основных  средств

     Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих предприятию  на правах собственности, в ООО «Нур-Сервис» осуществляется на следующих счетах:

• 01 «Основные средства» (активный);
• 02 «Амортизация основных средств» (пассивный);
• 91 «Прочие доходы и расходы» (активно-пассивный).

     Счет 01 «Основные средства» предназначен для получения информации о наличии  и движении принадлежащих организации на правах собственности основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в текущую аренду.

     Стоимость основных средств, поступивших в  качестве вклада в уставный капитал, оформляют бухгалтерскими записями:

     Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»

     Кредит 75 «Расчеты с учредителями»

     Дебет 01 «Основные средства»

     Кредит 08 «Вложения во внеооборотные активы».

     Основные  средства, приобретенные за плату  у других организаций и лиц, а  так же созданные в самой организации, отражаются по дебету счета 01 «основные средства» и кредиту счета 08 «Вложения во внеоборотные активы».

     Безвозмездные принятые основные средства приходуют  по дебету счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы» и кредиту счета 98 «Доходы  будущих периодов», субсчет 2 «Безвозмездные дарения». Стоимость безвозмездно полученных основных средств по мере начисления амортизации по ним списывается с субсчета 2 «Безвозмездные поступление» счета 98 в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

     Следовательно, по безвозмездно принятым основным средствам составляются следующие бухгалтерские записи:

     Дт 08 Кт 98 на первоначальную стоимость

     Дт 01 Кт 08 на первоначальную стоимость

     Дт 25, 26 Кт 02 ежемесячно на сумму амортизации

     Дт 98 Кт 91 ежемесячно на сумму амортизации

     При выбытии основных средств накопленная  амортизация по объекту списывается  в уменьшение его первоначальной стоимости. При этом дебетуют счет 02 «Амортизация основных средств» и кредитуют  счет 01 «Основные средства».

     При выбытии основных средств вследствие продажи, по причине ветхости, морального износа, безвозмездной передачи остаточная стоимость объекта списывается со счета 01 «Основные средства» в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». Кроме того, по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» отражают все расходы, связанные с выбытием основных средств, а по кредиту – все поступления, связанные с выбытием основных средств.

     При продаже основных средств их продажную  стоимость отражают по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Одновременно остаточную стоимость основных средств списывают с кредита счета 01 «Основные средства» в дебет счета 91, а сумму амортизации по проданным основным средствам в дебет счета 02 «Амортизация основных средств» и кредит счета 01 в дебет счета 91 списывают так же НДС по основным средствам (с кредита счета 68 «Расчеты по налогам и сборам») и расходы по продаже основных средств с кредита счета 23 «Вспомогательное производства».