Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Проверка наличия и состояния документов считается завер­шенной после внесения изменений в учетные документы прове­ряемого фонда.

Создание страхового фонда архивных документов. На особо цен­ные и уникальные документы организации создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, создаваемый на случай утраты или повреждения подлинных доку­ментов.

Страховой фонд архивных документов — это совокупность осо­бо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофиль­мах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала).

Страховой фонд архивных документов входит составной час­тью в Единый страховой фонд Российской Федерации (ЕСФ РФ).

Кратко остановимся на истории возникновения страхового фонда. В конце 1950-х гг. во время ядерного противостояния было постановление Правительства СССР по Министерству обороны о создании страхового фонда документов оборонного значения.

К 1991г. в основном было закончено создание объектов хранения и специальных лабораторий по микрофильмированию (их было даже слиш­ком много создано).

В 1994—1995гг. ряд министерств и ведомств (экономики, государ­ственного имущества) попытались вывести эту работу из-под контроля государства, пошли даже на рассекречивание ряда данных.

В 1995г. вышло постановление о Едином российском страховом фонде.

В соответствии с ЕСФ РФ предлагается четкое разграничение архивных документов по следующим уровням и категориям: уровни:

      федеральный (на основе мобилизационного плана);

      региональных (территориальных), категории документов на каждом уровне:

      включенные в мобилизационный план;

      для проведения аварийно-спасательных работ;

      национального культурного наследия страны. Курируют эту работу следующие организации: Министерство экономического развития, МЧС и Минобороны, Министерство культуры, Росархив и РАН.

Основным носителем ЕСФ РФ является 35-миллиметровая плен­ка (рулонный микрофильм). Микрофильм, как правило, исполь­зует МЧС. Можно использовать и лазерные диски с 50-летним сроком хранения (срок хранения самого диска) или 16- и 70-миллиметровую пленку, хотя использование последней в силу ряда причин не совсем эффективно.

В РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, за­полнены они примерно на 50 — 60% и расположены в основном за Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались, однако возможность действующих составляет 140-200 тыс. кадров в год.

Особо активно участвуют в создании территориальных страхо­вых фондов такие регионы, как Москва, Кемерово, Тула, Курск и ряд других.

В архиве организации, где документы интенсивно используют­ся в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользова­ния, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обес­печивающих идентичность копии и подлинника документа.

Заключение

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме "Организация учета документов архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.

Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:

- создание оптимальных условий хранения документов;

- размещение документов в хранилищах, топографирование;

- соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

- проверка наличия и состояния дел;

- создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

- обеспечение физико-химической сохранности документов.

                            Библиографический список литературы

1. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2

2. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов // Отечественные архивы. - 2001.- № 1.

3. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.

4. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.

5. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Современный этап // Секретарское дело. – 1998. - № 1.

6. Козлов В.П. Российское архивное дело. – М., 1999.

7. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: Комплектование архива / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А.Осичкина // Секретарское дело. – 1998. - № 4.

8. Положение «об Архивном фонде РФ» // Отечественные архивы. – 1994.-№ 3.

9. Шабанова Т.Е. О некоторых проблемах фондирования документов Архивного фонда // Отечественные архивы. – 1994. - № 2.

28