Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

      В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:

      единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

      единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

      единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

      в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или - в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);

      единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

2.1 Систематизация документов в государственном архиве.

Cсистематизация архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного, или нескольких следующих признаков: структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
         При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.
Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно - хозяйственные документы), помещаются в начале.

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

      В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:
единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;
единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;
в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);

      единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.
Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.
Нефондовая организация архивных документов. Нефондовая организация архивных документов - организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видео-документов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

Кинодокументы и видео-документы систематизируются по видам - фильмы, спец выпуски, киножурналы, отдельные кино - и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы и видео-документы определенного вида составляется отдельная опись.
          Фотодокументы систематизируются по видам - негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
          Фотодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фотодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись.
          Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представления информации и далее - по характеру зафиксированной информации.

                                   2.2 Обеспечение сохранности Архивного фонда

Российской Федерации.

Архивы недостаточно собрать — не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы и нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов.

Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справ­ку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архи­вов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного чело­века и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и сегодня.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную де­ятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспе­чения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание ма­териально-технической базы хранения документов (здания и по­мещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и вос­становления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, ох­ранный).

Остановимся более подробно на требованиях, предъявляемых к зданиям и помещениям, режиму хранения, размещению, про­верке наличия и состояния дел.

Здания и помещения для архивов. В соответствии с современны­ми нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен раз­мещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не до­пускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливае­мых, без вентиляции помещений.

Под архив должно быть предоставлено несколько помещений так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматиза­ции документов; помещение для использования документов; ра­бочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь за­пасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб; и электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — распола­гаться вне помещений хранилищ.

Режим хранения. Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового ре­жима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение храни­лищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, пап­ках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.

Для искусственного освещения применяют лампы накалива­ния в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцен­тных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура долж­на равняться 17— 19°С, а относительная влажность воздуха со­ставлять 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов — тем­пература 15°С, а влажность40-55%; для документов на магнит­ных лентах и дисковых носителях — температура 15 — 20 °С, влаж­ность воздуха 50 — 65%.

В помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности, так как это разрушает носитель информации (бума­гу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранили­щах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи спе­циальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном про­ходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключа­ющего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызу­нов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами анти­септиков. Кроме того, два раза в год документы выборочно под­вергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесне­вых грибков.

При проведении уборок и санитарных обработок антисептика­ми растворы не должны попадать на документы.

Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть тех­нические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение документов в хранилище. Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве допол­нительных средств хранения могут использоваться сейфы, метал­лические шкафы и др.

Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в глав­ном проходе - 120см, проход между стеллажами — 75см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стел­лажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15см, а в цокольных этажах — 30см.

Документы в зависимости от вида размещаются в соответству­ющих первичных защитных средствах: коробках, специальных фут­лярах, пакетах и т.д.

Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруют­ся сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хране­ния документов в хранилищах используются топографические указатели.

Проверка наличия и состояния документов. В ходе проверки уста­навливается фактическое наличие документа, находящегося на хра­нении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете до­кументов; выявляются документы, требующие реставрации, кон­сервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки наличия и состояния документов, если производились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных проис­шествий; при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каж­дой описи после заверительной надписи делается запись «прове­рено», проставляется дата проверки и подпись проводивших про­верку работников с указанием их должностей.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстанов­лению, составляются соответствующие акты, к которым также составляется справка о проведении розыска.