Организация работы секретаря

Важным  элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики  должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные  специальные приспособления - для  картотек, малой организационной  техники, канцелярских принадлежностей  и т.п. Необходимо постоянно и  строго следить за порядком на рабочем  месте и в ящиках стола.

Следует помнить, что нередко секретарь  имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таким  образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом  другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может  привести к серьезной поломке, а  также к размножению посторенней  информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки  тоже с него.

3.1. Организация работы  секретаря, руководитель  которого часто  отсутствует

Секретарь должен иметь возможность при  необходимости говорить со своим  руководителем по неотложным делам.

Если работа руководителя хорошо согласована с  работой его секретаря, то оба  имеют один план, из которого видно, в какое время руководитель будет  находиться в определенном месте  и как с ним можно связаться  по телефону или по телексу, если это  необходимо.

Существуют  руководители, у которых длительность отдельных бесед, совещаний, а также  время, на которое они назначены, весьма различны. В этом случае можно  связаться с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко договориться.

По-моему  мнению, руководитель должен всегда говорить своему секретарю, куда он идет, как  с ним можно связаться, если возникнет  необходимость и во сколько он вернется, хотя бы приблизительно. И  в этом нет ничего предосудительного.

3.2. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению  конференций.

Приглашение на конференцию нужно разослать  приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следет просить  ответить на приглашение, поскольку  необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении  обязательно должно быть указано  место заседания, часть здания или  корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет  добраться до назначенного места.

Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний  было обеспечено следующее:

1) помещение  для заседаний на все время  их проведений;

2) обеспечить  проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;

3) служебные  машины или такси для подвоза  участников из гостиниц или  с вокзала;

4) обслуживание  в зале заседаний.

ГЛАВА 4. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ  ПО БЕЗДОКУМЕНТНОМУ  ОБСЛУЖИВАНИЮ

Профессия секретаря требует от человека высокой  подготовленности, целого комплекса  личных и деловых качеств, обусловленных  спецификой секретарского труда. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических  операций. В его оязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке  устной и документационной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний  и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в  работе секретаря является хороий деловой  контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя.

Условно обязанности секретаря можно  разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.

К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных  документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка  и оформление на пишущей машинке  документов.

Следует учитывать то, что обязанности  секретарей руководителй различных  уровней управения отличаются как  по содержанию, так и по объему. Нередко  секретарь руководителя крупного учреждения, предприятия6 организации имеет в совем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистки) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет по мимо своих основных обязанностей еще значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников совего подразделения.

ГЛАВА 5. ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ СЕКРЕТАРЯ.

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять  работу в его стиле. Фактически секретарь  является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических  операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.

К сожалению, на практике секретарь часто встречается  с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о его местоприбывании, что создает большие трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.

Следует учесть,что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада.

Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения.

Время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать.

Одна из главных задач секретаря - буть чутким посредником между руководителем  и подчиненными. Он должен приложить  максимум усилий для создания благоприятной  обстановки и деловых отношений  с другими сотрудниками. Зная режим  и характер работы руководителя, секретарь  может в случае необходимости  оказать помощь сотрудникам в  организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий  личную просьбу и т.п. Секретарю  важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений  своего предприятия. В некоторых  случаях секретарю приходится выступать  от имени руководителя. Очень важно  уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.

5.1. Пользование телефоном.

Основная  задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в организации  служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь всегда должен помнить  о необходимости соблюдения служебной  тайны.

5.2. Организация приема  посетителей.

Обязанности секретаря различны в зависимости  от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителй можно  разделить на три вида:

1) прием  сотрудников своего учреждения  по текущим делам

2) прием  представителей других организаций

3) прием  по личным вопросам

Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга,

без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание секретарь должен проявлять к  организации приема руководителем  посетителей по личным вопросам.

5.3. Работа секретаря  с информацией  для руководителя

Секретарь должен помогать руководителю орентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а  иногда и готовить информационно-обзорные рефераты.

Секретарь должен внимательно просматривать  статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и  т.д. Наиболее важные места в статьях  можно выделить закладками или подчеркнуть.

Составляя реферат, секретарь не должен вносить  какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики.

В повседневной работе секретарь должен ежедневно  собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его  роли в работе с руководителем.

Важными факторами успеха работы личного  секретаря является умение вести  себя с людьми и способность создать  впечатление, повышающее авторитет  руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов  своего руководителя, обеспечивая эффективную  связь и своевременное принятие необходимых мер. Секетарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой кючевой роли требует  умения производить благоприятное  впечатление на работников организации  и представителей других фирм.

Роль секретаря  руководителя,как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности  секретаря входит:

1. Стенографирование,  печатание станограмм, составление  писем и т.д.

2. Получение,  обработка входящей и исходящей  почты.

3. Ведение  телефонных разговоров, организация  приемов.

4. Ведение  дневника руководителя; организация  его встреч.

5. Организация  деловых поездок руководителя.

6. Регистрация  деловой корреспонденции, ведения  дел.

7. Организация  и участие в работе совещений.

8. Организация  дел в кабинете руководителя.

9. Освобождение  руководителя от рутинных операций.

10. Информационное  обеспечение.

11. Оформление  банковских счетов.

12. Руководство  деятельностью подчиненных секретарю  делопроизводственных служб и  персонала.

13. Соблюдение  положительных правил техники  безопасности.

14. Организация  и руководство работой по обеспечениею  неразглашения обработанной информации.

15. Обеспечение  секретариата и руководителя  необходимыми канцелярскими принадлежностями.

16. Организация  общих собраний и мероприятий  общего характера.

Эту тему для своей курсовой работы я выбрала  не случайно. Сейчас я работаю в  организации секретарем. То, что  я прочла в книгах Джона Харрисона, Ришара и Клауса, глубоко отличает секретарей западных фирм и наших. Я  не в коей мере не хочу обидеть наших секретарей, но их работал очень сильно отличается от работы секретарей на Западе, да и не только там.

В книге  Д.Харрисона очень хорошо написано, что такое секретарь, его обязанности, качества. Она была бы хорошим пособием или памяткой для наших секретарей. Буквально все разложено по полочкам. Что надо делать, как надо делать и т.д.

Когда смотришь по телевидению встречи руководителей  фирм, то невольно обращаешь внимание на сопровождение, в том числе, и  на секретаря. Обычно это сдержанный, манерный человек. У нас тоже такие  есть, но к сожелению, их не так уж много. Тем более, сейчас организуется очень много акционерных фирм, бирж, которые заключают контракты  с западными фирмами. И секретари  должны быть"на уровне". Харрисон не зря пишет, что "секретарь представляет своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме".