Организация бухгалтерского учета материально-производственных запасов

Составляется в  двух экземплярах материально ответственным  лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению  основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования  ценностей.

Заполненный документ подписывают материально ответственные  лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для  учета движения товарно-материальных ценностей.

Если в штатном  расписании организации отсутствует  должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации  с его согласия с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и  передачи их по акту, утвержденному  руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет  материальный ярлык и прикрепляет  его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу  измерения, цену и лимит наличия  материалов.

Учет движения и  остатков материалов осуществляют в  карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают  отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открывают  в бухгалтерии или вычислительном центре и записывают в них номер  склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад и кладовщик  заполняет колонки прихода, расхода  и остатка Материалов.

Запись в карточках  кладовщик делает на основании первичных  документов (приходных ордеров, требований, накладных и т.п.) в день совершения операций. После каждой записи выводят  остаток материалов. Благодаря этому  склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов  материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной  нормы запасов, заведующий складом  обязан сообщить об этом в отдел  снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книгах учета  материалов, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

В условиях автоматизации  учетных работ и автоматизирован  ною складского хозяйства вместо карточек складского учета применяют  систематически составляемые машинограммы-ведомости  движения и остатков материалов. В  них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в  карточках складского учета. Однако в отличие от многочисленных карточек машин о граммы-ведомости ведут  лишь по складам и материально  ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением  и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы  после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования  лимита, но не позднее 1-го числа следующею  месяца. Сдачу документов оформляют  реестром, в котором указывают  наименование и номера сдаваемых  документов.

В цехах, имеющих  кладовые, а также в подотчетных  предприятиях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты о наличии движения материальных ценностей и представляют их в  бухгалтерию.

При использовании  материальных отчетов отпадает необходимость  в составлении других документов на расход материал о п. Вместе с  тем упрощается учет материалов в  подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета  используются отчеты материально ответственных  лиц.

Все первичные документы  по движению материалов со складов  и подразделений организации  поступают в бухгалтерию, где  они после соответствующего кот  роля формируются в пачки и  передаются затем в вычислительным центр (ВЦ). Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии  обязаны осуществлять действенный  контроль за законностью, целесообразностью  и правильностью документального  оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы  подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

Первичные документы  по движению материалов могут передаваться сразу в ВЦ, минуя бухгалтерию. В этом случае контроль первичных  документов осуществляется работниками  ВЦ.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных  ведомостей или сальдовым методом.

При использовании  оборотных ведомостей применяют  два варианта учета материалов.

При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании  первичных документов операции по поступлению  и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета  лишь тем, что учет материалов в них  ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании  месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные  ведомости материалов по каждому  складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводят  итоги сумм по каждой странице, по группам  материалов, по субсчетам, синтетическим  счетам и общий итог по складу или  подразделению.

На основе указанных  оборотных ведомостей составляют сводную  оборотную ведомость, в которую  переносят итоги указанных оборотных  ведомостей по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Сводные оборотные ведомости  сверяют с данными синтетического учета.

При втором варианте все приходные и расходные  документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении  и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и  денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих  синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных  ведомостей составляют сводные оборотные  ведомости. При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость  ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, так как в оборотную  ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным  является сальдовый метод учета  материалов, при котором бухгалтерия  не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках  аналитического учета, ни в оборонных  ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета  карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в  другие установленные сроки (как  правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет  правильность произведенных кладовщиком  записей в карточках складского учета и подтверждает их своей  подписью на самих кар точках. В  конце месяца заведующий складом, а  в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета  в сальдовую ведомость (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии  сальдовую ведомость передают в  бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным  ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам мате риалов и в целом по складу.

На основании указанных  сальдовых ведомостей составляю  сводную сальдовую ведомость, в  которую переносят итоги сальдовых  ведомостей складов и подразделений  по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям.

Сальдовые ведомости  и сводные сальдовые ведомости  ежемесячно сверяются с данными  синтетического учета материалов.

Для обобщения и  группировки информации о движении мате риалов используют ведомости движения материалов (накопительные ведомости). Они составляются по каждому складу (подразделению) отдельно по приходу и расходу материалов, и учет в них может осуществляться по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. По окончании месяца в ведомостях под считывают итоги оборотов за месяц в разрезе групп материалов по субсчетам и синтетическим счетам по каждому складу или подразделению.

Итоговые данные ведомостей движения материалов ежемесячно переносят в сводную ведомость  движения материалов, в которой приводятся также сведения об остатках материалов на начало и конец месяца в разрезе  групп материалов по соответствующим  синтетическим счетам и субсчетам.

Данные сводной  ведомости движения материалов и  накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с показателями аналитического учета, т.е. с оборотными и сальдовыми ведомостями.

Организации могут  составлять ведомость распределения  материалов, в которой указывают  корреспондирующие счета и субсчета по каждому направлению расхода  материалов (в стоимостной оценке), транспортно-заготовительные расходы  или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой.

При автоматизированном учете все учетные регистры составляют при помощи вычислительной техники. Применение организацией программ автоматизации  учетных работ должно обеспечить формирование следующих основных учетных  регистров:

оборотная ведомость  движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

ведомость расхода  материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;

оборотная ведомость  по материалам, находящимся в пути;

оборотная ведомость  движения материалов по неотфактурованным  поставкам.

2.2 Учет товаров

Определение товаров  дано в п.2 ПБУ 5/01: "Товары являются частью материально - производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для  продажи".

Синтетический учет наличия и движения товаров осуществляется на счете 41 "Товары" по следующим  субсчетам:

41 - 1 "Товары на  складах";

41 - 2 "Товары в  розничной торговле" и др.

Для учета товаров, находящихся в организации, но не являющихся ее собственностью, используются забалансовые счета:

002 "Товарно-материальные  ценности, принятые на ответственное  хранение"

004 "Товары, принятые  на комиссию"

Характеристика этих счетов дана в разделе "Забалансовые счета" Инструкции по применению плана  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций.

Аналитический учет ведется по ответственным лицам, наименованиям (сортам, партиям, кипам), а в необходимых случаях и  по местам хранения товаров.

В соответствии с  ПБУ 5/01 оценка товаров при принятии их к учету (учетная цена) может  формироваться следующими способами:

по фактической  себестоимости, аналогично материалам;

по фактической  стоимости за вычетом затрат по заготовке  и доставке товаров до центральных  складов (баз). Согласно п.15 ПБУ 5/01 торговые организации могут затраты по заготовке и доставке товаров  до центральных складов (баз), производимые до момента их передачи в продажу, включать в состав расходов на продажу;

по продажным (розничным) ценам с отдельным учетом наценок (скидок) для организаций, осуществляющих розничную торговлю. В этом случае используется счет 42 "Торговая наценка".

Выбор того или иного  варианта учетных цен в розничной  торговле зависит от применяемой  схемы учета товаров: натурально - стоимостной или стоимостной.

При натурально - стоимостной  схеме учета фиксируются остатки  и движение товаров по отдельным  наименованиям, артикулам, сортам и  т.д.

При стоимостной  схеме фиксируются остатки, приход и расход в целом по всем товарам (без подразделения по наименованиям).

Для целей управления товарными запасами, контроля за сохранностью товаров лучше применять натурально - стоимостную схему. Однако ее применение возможно только в организациях, где  в процессе поступления и выбытия  товаров можно получить информации по каждому наименованию товаров (в  оптовой торговле, крупных магазинах, использующих штриховое кодирование  или выписку мягких чеков). Во многих магазинах единственным источником информации о продаже товаров  является кассовый чек, в котором  указаны только суммы денег, полученных от покупателя (без наименования товаров). В таких магазинах обычно применяется  стоимостная система учета товаров  и в качестве учетных цен используются продажные цены, включающие торговую наценку.

Учет поступления  товаров на склады в оптовой торговле, а также на предприятия розничной  торговли, применяющие натурально - стоимостную схему учета и  учитывающие товары по стоимости  приобретения (фактической себестоимости), аналогично учету поступления материалов с той лишь разницей, что вместо счета 10 "Материалы" дебетуется счет 41 "Товары". При этом если стоимость  приобретения (фактическая себестоимость) формируется без учета затрат по заготовке и доставке товаров  до центральных складов (баз), то соответствующие  затраты отражаются в учете бухгалтерской  записью: