Организационно-экономическая характеристика ЗАО «Нико Тур»

Продолжение таблицы 2.1

2.2 Механизм организации расчетов по агентским договорам в                  ЗАО "Нико Тур" 

      Большая часть договоров, которые заключаются между ЗАО "Нико Тур" и их непосредственными поставщиками и покупателями носят характер агентских. Это позволяет стандартизировать и  гарантировать получение компанией  прибыли в размере сумм, равных суммам вознаграждений, которые определяются в соответствии с правилами, прописанными в договоре.

      В большей части агентских договоров  с покупателями в рассматриваемой мной компании агентское вознаграждение не фиксировано и не закреплено определенной суммой. В этих случаях агентское вознаграждение зависит от суммы комиссии, предоставляемой компании поставщиком.

      К примеру, при оказании услуг по продаже авиабилетов, размер агентского вознаграждения, которое должен будет выплатить покупатель, будет зависеть от комиссии, которая установлена поставщиком на перевозку определенным перевозчиком и по определенному маршруту.

      Стандартный агентский договор ЗАО "Нико Тур" (как агента) и покупателя (как принципала) имеет общепринятую форму, которая содержит ряд требований к оформлению данного договора. В нем обязательно прописаны следующие данные сторон и принципы их взаимодействия в рамках данного договора: 

• Описания юридического лица, являющегося принципалом - с указанием формы собственности, юридического названия, а также адреса регистрации юридического лица;
• Описание юридического лица, являющегося агентом - также обязательно указание формы собственности, юридического названия, а также адреса регистрации - информация о ЗАО "Нико Тур";
• Предмет договора  - предметом договора, заключаемого между покупателем и ЗАО "Нико Тур" чаще всего является оказание туристических услуг, таких как, бронирование авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц, организация экскурсионного обслуживания, организация мероприятий для клиентов, включающих полный спектр услуг от начала проведения мероприятия до момента его завершения, организация визового обслуживания, консультации по вопросам коммерческой деятельности и  управления и т.д.
• Права и обязанности сторон - где агент (ЗАО "Нико Тур") гарантирует надлежащие исполнение требований, выдвигаемых принципалом, формирование первичных документов и актов агента в сроки, установленные в договоре, обеспечивать сохранность документов, переданных агенту принципалом в целях оказания последнему услуг. Также агент обязан в течение 2-х часов после получения запроса от клиента, предоставить полноценную информацию о стоимости запрашиваемых услуг, о порядке и сроках оформления необходимых документов (чаще для выезда за рубеж), на основе имеющихся данных о стоимости и возможности предоставления запрашиваемых услуг, произвести калькуляцию расходов принципала, для выбора наименее затратного варианта.
• В обязанности принципала входит - оформление заявок на предоставление услуг в закрепленной договором форме, оплата оказанных услуг в течение 3-х - 14-ти дней с момента выставления агентом документов.
• Вознаграждение агента также прописывается в рамках договора, чаще всего в отдельном приложении.
• Срок договора. Договор обычно заключается на год, но в случае, если стороны не имеют друг к другу каких-либо претензий, договор автоматически пролонгируется еще на год и так до момента, пока одна из сторон не выразит желания прекратить действия по договору.

      Следует отметить, что при заключении всех договоров между ЗАО "Нико Тур" и контрагентом, являющемся покупателем, обязательно прописывается условия  их взаимодействия, а именно: агент  принимает на себя обязательство  осуществлять от своего имени, либо от имени Принципала юридические и фактические действия, связанные с организацией обслуживания представителей принципала, но исключительно за счет Принципала.

      Стоит обратить внимание, что ЗАО "Нико Тур" является туристической компанией, действия которой не ограничиваются пределами Российской Федерации, но осуществляются и за ее пределами.

      Рассмотрим  пример проведения расчетов по агентским  договорам оказания услуг между  ЗАО "Нико Тур" и ООО "Мондиаль".

      ООО "Мондиаль", являясь "принципалом", и ЗАО "Нико Тур", который в свою очередь является "агентом", заключили договор оказания услуг по бронированию гостиниц с последующим возмещением расходов и вознаграждения агенту. Согласно договорам вознаграждение ЗАО "Нико Тур" может быть или фиксированным или составлять 3-7% от стоимости услуг, по данным поставщика. Процент агентского вознаграждения зависит от условий, прописанных в договоре.

      Обязательным  приложением к договору в ЗАО  «Нико Тур» является форма заявки на оказание услуг, которую клиент, в данном случае ООО «Мондиаль», должен предоставить, чтобы отдел обслуживания клиентов смог приступить к выполнению запрашиваемых услуг. Далее, агент заказывает услуги для принципала у своих поставщиков - третьих лиц.

      По  завершении оказанных услуг, агент (ЗАО "Нико Тур") предоставляет принципалу (ООО "Мондиаль") отчет агента, который содержит первичную документацию от поставщика, подтверждающую стоимость оказанных услуг. Исходя из стоимости услуг, объявленной поставщиком агенту, исчисляется агентское вознаграждение. К примеру, по условиям договора между ЗАО "Нико Тур" и ООО "Мондиаль" вознаграждение составляет 5% от стоимости оказанных услуг.

      К примеру, ЗАО «Нико Тур» оказал услуги ООО «Мондиаль» на общую сумму 150 000,00руб. Вознаграждение агента составит 7 500,00руб. т.к. вознаграждение облагается НДС, то ЗАО «Нико Тур» должен будет заплатить НДС в сумме 1 350,00руб. Но при оказании услуг ЗАО «Нико Тур» возникают еще общехозяйственные расходы. К примеру, в данном случае, они составили 950,00 руб.Таким образом финансовый результат работы ЗАО "Нико Тур" по данной сделке составит:

      Финансовый  результат = Вознаграждение ЗАО "Нико Тур" - НДС с вознаграждения - Общехозяйственные  расходы предприятия, таким образом  финансовый результат составил:

      7 500,00 – 1 350,00 – 950,00 =  5 200,00руб.

      Получившийся  финансовый результат оформляется  как прибыль ЗАО "Нико Тур".

      По  окончании выполнения услуг агент  ЗАО "Нико Тур" предоставляет принципалу отчет о выполненных работах. Он содержит в себе:

• номер договора, по которому оказывались услуги
• дата составления отчета
• юридические наименования сторон
• список поставщиков, посредством которых агентом были оказаны услуги принципалу, с расшифровкой оказанных услуг и обязательным указанием сумм
• общая сумма расходов поставщикам
• сумма агентского вознаграждения
• итоговая сумма, которую принципал должен заплатить агенту, с учетом агентского вознаграждения
• подтверждающие документы со стороны поставщиков (акты, счета-фактуры)
• обязательным являются подписи и печати обеих сторон: агента, как подтверждение того, что он выполнил данные.

2.3 Выявление особенностей  и недостатков  организации расчетов  по агентским договорам  в ЗАО "Нико  Тур"

    При рассмотрении механизма организации  расчетов по агентским договорам  в ЗАО "Нико Тур" автором были выявлены особенности и недостатки.

    К особенностям можно отнести:

1. Структура работы предприятия построена в большинстве случаев на базе агентских договоров. Это говорит о четкой структуре организации рабочих процессов между ЗАО "Нико Тур" как агентом и клиентами компании как принципалами.
2. Благодаря агентским договорами компания имеет стабильный и гарантированный уровень получаемого вознаграждения, который можно планировать, что помогает отчасти руководству компании оценить возможную прибыль даже без привлечения новых клиентов и без заключения новых договоров.
3. Прописанное в агентских договорах вознаграждение помогает поддерживать долговременные деловые отношения между компанией и клиентами. Так как при стабильном, четко утвержденном и прописанном в договоре вознаграждении, клиенты могут самостоятельно и в минимальный срок определить примерный уровень своих расходов. Что гарантирует чистоту взаиморасчетов, и, как следствие, долговременную надежную поддержку со стороны постоянных клиентов и поставщиков.

      Тем не менее, автор выделил следующие недостатки деятельности туристической компании ЗАО "Нико Тур", связанные с организацией расчетов по агентским договорам оказания услуг, а именно:

1. При многообразии достоинств, главный недостатком проведения взаиморасчетов по агентским договорам оказания услуг является трудоемкость и долговременность составления обязательного аспекта данных отношений между агентом и принципалом - отчета агента. Это связано с тем, что многие поставщики, услугами которых пользуется агент, чтобы удовлетворить требования принципала находятся в городах и странах разной отдаленности от места проведения того или иного мероприятия. К тому же все поставщики имеют ряд своих особенностей по предоставлению первичной документации, которая является необходимой при составлении данного отчета.
2. Вторая отрицательная черта агентских договоров вытекает из первой. Как было ранее описано, сложным и трудозатратным является процесс получения первичной документации от поставщиков. Так как она является необходимым звеном отчета агента, следовательно, ее задержка автоматически приводит к задержке сдачи отчета агента принципалу. А не вовремя сданный отчет агента - это в первую очередь, задержка оплаты клиентом оказанных услуг, т.е. увеличение дебиторской задолженности, которая может привести к нехватке денежных средств на предприятии и остановке всех платежей, а значит возможных срывов других сделок.
3. Более того, агентский договор является крайне неудобным для развития бизнеса такой крупной компании как ЗАО "Нико Тур". Так как при наличии многочисленных клиентов, которые заказывают крупные мероприятия, конференции и прочие собрания и выезды, увеличивается объем работы, что в свою очередь ведет к необходимости найма большего количества сотрудников, а это, соответственно, увеличение общехозяйственных расходов компании.

На рисунке 2.3 автором представлены выявленные особенности и недостатки. 
 

Рис. 2.3 - Структура особенностей и недостатков  агентских договоров 

Рассмотрев процессы работы ЗАО «Нико Тур», его организационную структуру и непосредственно механизм проведения расчетов по агентским договорам оказания услуг, автором были сделаны следующие выводы:

• управленческий процесс осуществляется в рамках линейно-функциональной структуры управления, что гарантирует четкое распределение обязанностей между отделами внутри компании и между сотрудниками в рамках отдела;
• большая часть договоров имеет характер агентских, что позволяет получать гарантированное вознаграждение ЗАО «Нико Тур», одновременно с этим гарантируя клиентам чистоту взаиморасчетов, путем предоставления документов от прямых поставщиков, подтверждающих стоимость оказанных услуг.

      Несмотря  на многие плюсы, которые возникают  при использовании схемы работы по агентским договорам оказания услуг, процесс предоставления документации клиентам является долгим и трудозатратным.

      Автор считает, что при большом количестве клиентов, при широком спектре  предоставляемых услуг, вариант  агентских договоров не целесообразен  с точки зрения увеличения расходов на заработную плату персоналу. Так как чем больше клиентов, тем больше отчетов о выполненных работах ЗАО «Нико Тур» должен предоставить, а так как процесс получения документов от поставщиков часто является долгим, что мешает вовремя предоставлять отчет клиенту, то и процесс получения оплаты за оказанные услуги также является долгим. А задержка оплаты – первопричина увеличения дебиторской задолженности.

      Таким образом, агентские договора, по мнению автора, целесообразны и хороши для  компаний, объем работы, которых является средним.