Облік грошових коштів

Відповідальною  особою у касі підприємства є касир. Він несе повну матеріальну відповідальність за схоронність усіх прийнятих їм цінностей.

Для призначення  працівника на посаду касира адміністрацією підприємства видається наказ. Крім того, він зобов’язаний під розписку ознайомити працівника е нормами, передбаченими  Положенням, викладеними в посадовій інструкції касира. Після цього з касиром полягає договір про повну матеріальну відповідальність.

У випадку  відсутності касира (у зв’язку  з хворобою і т. ін.), цінності, що знаходяться в нього в підзвіті, терміново перераховуються іншим  касиром, якому вони передаються, у  присутності керівника і головного  бухгалтера чи підприємства в присутності  комісії в складі осіб, призначених  керівником підприємства. Про результати перерахування і передачі цінностей  складається акт за підписами  зазначених осіб.

На підприємствах, що мають велика кількість чи підрозділів  обслуговуються централізованими бухгалтеріями, оплата праці, виплати посібника  по тимчасовій непрацездатності, стипендій  і премій можуть здійснюватись за письмовим наказом керівника  підприємства, іншими, крім касирів, особами. З цими особами полягає договір  про повну матеріальну відповідальність і на них поширюються усі права  й обов’язки, установлені для  касирів.

На тих  підприємствах, де по штатному розкладів  посада касира не передбачена, обов’язку  касира можуть виконуватися чи бухгалтером  іншими працівниками за письмовим наказом  керівника підприємства. З особою, на яке покладені обов’язки касира, також полягає договір про  повну матеріальну відповідальність.

Одним з головних показників контролю і регулювання  наявного звертання є ліміт залишку  готівки у касі.

Ліміт залишку коштів у касі (далі — ліміт каси) — це граничний обсяг готівкових коштів, які можуть залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня.

Ліміт каси встановлюється підприємствам, що мають рахунки  в установах банку і здійснюючим  операції з готівкою. Порядок установлення підприємствам ліміту каси, порядку  і термінів здачі наявного виторгу  регулюється Інструкцією № 69. Розмір ліміту каси для кожного підприємства визначається установами банків з урахуванням  режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, обсягу касових оборотів (надходжень і витрат) по всіх рахунках, установлених термінів і порядку здачі наявного виторгу, тривалості операційного часу установи банку, наявності домовленості підприємства з установою банку  на інкасацію і здачу наявного виторгу у вечірню касу банку  і т.п.

Ліміт каси встановлюється підприємствам з урахуванням  наступних особливостей:

• для підприємств, що мають наявний виторг із терміном здачі її в банк щодня в день надходження в касу підприємства, — у розмірах, що необхідні для забезпечення їхньої роботи ранком наступного дня;
• для підприємств, що мають наявний виторг із терміном здачі наступного дня, — у рамках середньоденного наявного виторгу;
• для підприємств, що мають наявний виторг з іншим терміном здачі її в банк, — у розмірах, що залежать від установлених термінів здачі виторгу і її сум;
• для підприємств, ліміти каси яким установлюються відповідно до фактичних витрат готівки (крім виплат, зв’язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів) — у рамках середньоденної видачі готівки.

Ліміт каси підприємствам (крім підприємств торгівлі, суспільного  харчування і послуг) встановлюється установами банків за узгодженням з  керівниками підприємств на підставі розрахунку середньоденного надходження  наявного чи виторгу середньоденної видачі готівки.

 

3. Первинний облік касових операцій

Розрахунки  наявними готівковими коштами повинні здійснюватись з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, які б підтверджували здійснені платниками (покупцями, замовниками) витрати готівки.

Схему документального оформлення касових операцій подано на рис. 3.1.

Рис. 3.1.  Схема документального оформлення касових операцій

Грошові кошти, що надходять у касу підприємства, повинні вчасно й у повній сумі прибуткуватися. Відповідно до п. 2.10 Положення № 72 оприбуткування готівки в касу визначається як «здійснення підприємством обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень з оформленням даної операції у встановленому порядку прибутковим касовим ордером і відображенням у касовій книзі в день одержання підприємством готівкових коштів».

Таким чином, щоб наявні кошти вважалися оприбуткованими, необхідно оформити прибутковий касовий ордер, і зробити про це запис у касовій книзі. Причому прибутковий запис у касовій книзі не обов’язково робити відразу ж після виписки прибуткового касового ордера, вона може бути зроблена протягом робочого дня касира в день надходження коштів.

При проведення розрахунків наявними підприємств у сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг із застосуванням РРО чи використанням РК оприбуткуванням є здійснення підприємством обліку готівки через РРО чи РК зі складанням у той же день на підставі розрахункових документів звітів КУРО й оформленням готівки у встановленому порядку прибутковим касовим ордером і відповідною записом у касовій книзі в день надходження коштів.

Зазначена послідовність  оприбуткування також поширюється  на відособлені підрозділи підприємств, що працюють у сфері торгівлі, суспільного  харчування і послуг із застосуванням  РРО чи використанням РК і самостійно здають у каси установ чи банку  через інкасаторів отриманий  чи наявний виторг.

При прийомі  до касу грошових білетів і монет  касири підприємств зобов’язані  керуватися Правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України, затвердженими постановою Правління Національного банку України, від касову книгу і прибуткують готівка у своїх касах.

У випадку роботи підприємств у вихідні і святкові дні з застосуванням РРО чи використанням РК (за умови що бухгалтерія підприємства не працювала в дані годинник і дні) отримана підприємством за цей час готівка вважається оприбуткованої в його касі, якщо вона проведена через РРО і РК у день її фактичного надходження і не пізніше наступного робітника дня підприємства здана в його касу з оформленням у встановленому порядку прибутковим касовим ордером і відповідною записом у касовій книзі підприємства.

Зазначена послідовність  оприбуткування також поширюється  на відособлені підрозділи підприємств, що працюють у сфері торгівлі, суспільного  харчування і послуг із застосуванням  РРО чи використанням РК і не здійснюючі видаткові операції (виплати зв’язані з оплатою праці, витрати на відрядження  і т.п.) і не ведучу касову книгу.

Прийом до касу коштів оформляється прибутковим касовим ордером, що підписується 31.03.99 №152. Оборотні пам’ятні і ювілейні монети, що є дійсними платіжними засобами, повинні прийматися в каси підприємств по їхньому номіналі без обмеження для усіх видів платежів.

Типова форма прибуткового касового ордеру затверджена наказом Мінстату України від 15.02.96 №51 і повинна застосовуватися всіма підприємствами.

При оформленні первинних документів відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну України від 24.05.95 №88, необхідне заповнення всіх реквізитів. При заповненні прибуткового касового ордера в ньому варто вказати наступні реквізити:

• найменування підприємства, організації, у касу яких надійшли грошові відомості засоби;
• номер прибуткового ордера;
• дату його складання;
• кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського обліку, що використовується при відображенні господарської операції, оформлюваної цим прибутковим ордером;
• сума, на яку оформляється прибутковий ордер;
• код цільового призначення (по можливості);
• від кого і на якій підставі отримані кошти.

Прибуткові  касові ордери і квитанції до них  повинні заповнюватися бухгалтером  тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б належну схоронність  цих записів протягом установленого  для збереження документів терміну.

У прибутковому ордері вказується документ, що служить  підставою здійсненої господарської  операції по прийому коштів (наприклад, авансовий звіт, чек, договір, накладна і т. д.).

Прибутковий ордер виписується в одному екземплярі. Особі, що здає кошти в касу, видається  квитанція, завірена підписами головного  бухгалтера і касира і печаткою підприємства. Прибутковий касовий ордер, по якому  отримана готівка, додається до першого  екземпляра звіту касира.

При прийомі  готівкових коштів до каси підприємства необхідно мати на увазі, що з 01.01.2001 набрав сили Закон України «Про внесення змін у Закон України «Про застосування електронних контрольно-касових апаратів у сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг» від 01.07.2000 № 1776-III) Відповідно до цього Закону «... реєстратори розрахункових операцій і розрахункових книжок не застосовуються при здійсненні торгівлі продукцією власного виробництва підприємствами, установами й організаціями усіх форм власності, крім підприємств торгівлі, суспільного харчування і послуг, у випадку проведення розрахунків у касах підприємств, установ і організацій з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів і видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку...”.

Видача готівки  з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів, типова форма якого затверджена наказом Мінстату України від 15.02.96 № 51 чи по платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях.

При заповненні видаткового касового ордера необхідно  вказати наступні реквізити:

• найменування підприємства, організації;
• номер видаткового документа;
• дату його складання;
• кореспондуючий з рахунком 30 «Каса» рахунок бухгалтерського обліку, що використовується при відображенні господарської операції, оформлюваної видатковим ордером;
• суму, видавану по цьому видатковому документі;
• код цільового призначення по операції, оформлюваної видатковим ордером;
• кому і на якій підставі видані кошти.

Видаткові касові ордери, як і прибуткові касові документи, повинні заповнюватися бухгалтером  тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б схоронність  цих записів протягом установленого  для збереження документів терміну (3 роки).

Документи на видачу готівки повинні бути підписані  керівником і головним бухгалтером  чи підприємства особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть додаватися документи (заявки на видачу готівки, рахунки  і т.п.) із указівкою про це в  розділі «Додаток».

Якщо на документах, прикладених до видаткових касових  ордерів, є дозвільний напис керівника  підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язкова.

У випадку  видачі готівки фізичній особі по видатковому документі касир  повинний зажадати пред’явити чи паспорт  його документ, що заміняє, і записати у видатковому документі його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про  одержання готівки із вказівкою  отриманої суми (гривень — словами, копійок — цифрами), дати одержання  і розписується в одержанні, використовуючи чорнило чи кулькову ручку з темним чорнилом.

Якщо видатковий документ складений на видачу готівки  декільком особам, то одержувачі також  пред’являють чи паспорти їхні документи, що заміняють, і розписуються у відповідній  графі документа.

Видача готівки  з каси, не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі, для  виведення залишку готівки у  касі не приймається.

Видача готівки  особам, яких немає в штатному розкладі підприємства, здійснюється по видаткових касових ордерах, що виписуються  окремо на кожну особу по окремій  відомості.

У програмі «1С  Підприємство» забезпечується формування необхідних платіжних документів: прибуткових  касових ордерів (додаток 7) , видаткових касових ордерів (додаток 8), грошових чеків, оголошень на внесок готівкою. Грошові документи можуть бути сформовані на підставі наявних заявок на витрачання грошових коштів і планованих надходжень грошових коштів, при цьому раніше введена інформація автоматично переноситься в новий грошовий документ.

Рис. 3.2. Формування пов`язаної інформації в новому касовому документі на основі раніше створеного документу

Користувач  може поправити автоматичні внесені  дані і додати додаткові зведення.

Якщо в  екранній формі видаткового касового документа проставити прапорець "Відобразити  в оперативному обліку", то відповідні грошові кошти будуть автоматично  зарезервовані в касі підприємства. Це корисна можливість у випадку, коли грошові кошти для видаткового  касового ордера не були заздалегідь  зарезервовані заявкою на витрачання грошових коштів.

Касовий документ може бути роздрукований в паперовому вигляді безпосередньо з екранної форми документа.

4. Синтетичний та аналітичний облік касових операцій