Методы документального контроля

Для повышения действенности  инвентаризации практикуются и контрольные  проверки (перепроверки) ее материалов. Их нередко проводят с участием независимых (внешних) аудиторов, хотя чаще с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных  лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секции т.п.), где производилась  инвентаризация. При этом проверяются  наиболее ценные  и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи.

Результаты  контрольных  проверок инвентаризаций оформляются  актом. Учет приводимых контрольных  проверок ведется бухгалтерией в  специальной книге.

В ряде случаев материалы  инвентаризации уточняются при помощи дополнительных методологических приемов  фактического контроля (таких как  осмотр, обследование и др.), а также  при помощи методологических приемов  документального контроля (таких  как контрольное сличение, восстановление количественно-суммового учета и  др.).

Выявленные итоговые результаты инвентаризации имеют количественно  и стоимостное выражение.

Окончательные заключения и  предложения по результатам инвентаризации  выносит и утверждает на своем  заседании постоянно действующая  инвентаризационная комиссия.

Как правило, в протоколе  такого заседания отражается следующая  информация:

а) подробные сведения о  причинах и виновниках недостач, потерь и излишков;

б) меры, принятые по отношению  к виновным лицам;

в) предложения по регулированию  расхождений фактического наличия  ценностей против данных бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим  наличием и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

Излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется  на финансовые результаты организации;

Недостача имущества и  его порча в пределах норм естественной убыли относится на  издержки производства или обращения, сверх  норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются финансовые результаты организации.

Предложения о возможности  взаимного зачета пересортицы готовит  рабочая инвентаризационная комиссия. Она представляет их на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии, а окончательное решение о взаимозачете обычно принимает руководитель предприятия.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы  может быть допущен только в виде исключения и со следующими ограничениями:

а) за один и тот же проверяемый  период;

б) у одного и того же проверяемого лица;

в) в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования

г) в тождественных количествах.

При пересортице часто  возникают суммовые разницы (либо положительные либо отрицательные), но взаимозачет этих разниц недопустим. А на ту суммовую разницу, которая образовалась не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не может быть отнесена на виновных лиц. А если конкретные виновники пересортицы действительно не могут быть установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостача товаров сверх норм убыли.

Осмотр. Этот методический прием  довольно часто применяется материально  ответственными лицами, например, при  принятии товарно-материальных ценностей. Проверяющий также может использовать такой прием при осмотре места  хранения товарно-материальных ценностей, незавершенного строительства и  т. д. Результаты осмотра сопоставляются с нормативными требованиями, держанием  хозяйственных договоров, бухгалтерских  документов и записей с последующей  корректировкой.

Обследование. Это непосредственное изучение компетентными работниками  определенных объектов хозяйственной  системы. Однако при обследовании чаще осуществляется документирование важной информации об их выявленных дополнительных особенностях. Это могут быть акты, протоколы и другая подобная документация. Так, например, при обследовании места хранения товарно-материальных ценностей выясняется состояние складского хозяйства, наличие охраны, сигнализации, исправность весоизмерительных приборов. Для обследования чаще привлекаются работники правоохранительных или финансовых органов, а также специалисты (товароведы, технологи и пр.).

Контрольная покупка. Это  специальный, по особой программе организованный методический прием фактического контроля, потенциально позволяющий определить правильность и законность отпуска товаров покупателями и расчетов с ними в условиях непосредственного совершения указанных хозяйственных операций. Контрольная покупка призвана способствовать выявлению и документальной фиксации фактов обмана покупателей, нарушения продавцами лицензионных правил торговли и др. Лучше, если контрольная покупка осуществляется с соблюдением следующих условий:

Групповой (коллективный) метод  проверки, т. е. ее проведение не одним  человеком, а группой из 2—4 человек;

 Предварительное наблюдение  за тем, каковы навыки работы  продавцов по отпуску товара и кассиров-контролеров по расчетам с покупателями, как именно работники соблюдают правила торговли;

Проверке должны быть подвергнуты  не только фактически отпущенные, но и  уже расфасованные, подготовленные к отпуску товары, находящиеся  в торговом зале;

документальное оформление факта и имеющих отношение  к делу подробностей контрольной покупки на заранее подготовленных для этой цели бланках.

Выпуск контрольной партии продукции. Под контрольной партией  продукции подразумевают такую  ее партию, выпуск которой организуется проверяющими со специальной, но заранее  не объявляемой контрольной целью.

 Важнейшие условия выпуска контрольной партии продукции как методического приема состоят в том, что он, как правило, организуется и осуществляется в тех же самых условиях, на том же самом оборудовании, с теми же самыми основными рабочими и другим персоналом, из тех же видов сырья, которые были задействованы в выпусках предыдущих партий этой же продукции (подвергаемые контролю в течение проверяемого периода).

Контрольный запуск сырья  в производство. При контрольном  запуске сырья в производство, как и при выпуске контрольной  партии продукции, фактический контроль ориентирован на организацию и осуществление  внешне обычного производственного  процесса, но под наблюдением проверяющих.

Контрольный запуск сырья  в производство необходимо осуществлять также по заранее  продуманной  программе с привлечением опытных  компетентных работников, являющихся независимыми по отношению к проверяемым  экономическим субъектам (а также к персоналу, работающему на конкретном объекте, где этот запуск планируется осуществить). Заранее определяются и количество проверяющих, и места их расстановки при контрольном запуске сырья. Нужно, чтобы была возможность расставить их по всем узловым пунктам технологического процесса.

Лабораторный анализ качества товаров, сырья и материалов, готовой  продукции. Целью такой проверки является уточнение их сущностных характеристик  и получение на этой основе качественно  новой информации.

В некоторых отраслях для  организации и проведения такого анализа содержится большое количество лабораторий, а также значительный штат сотрудников различной квалификации.

Начинается такой анализ, естественно, с обычного визуального  осмотра поступающей с потока продукции.

Получение письменных объяснений и справок. Письменные объяснения как  особый методический прием фактического контроля практикуются довольно часто: при инвентаризации; осмотре, обследовании, контрольной покупке, выпуске контрольной  партии продукции и контрольном  запуске сырья в производство; экспертной оценке и лабораторном анализе  качества товаров, сырья материалов, готовой продукции.

Контроль и ревизия  в условиях компьютерной обработки  данных

К рубежу XX—XIв. в России активно применяются автоматизированные программы обработки бухгалтерской информации. Наиболее эффективные пакеты прикладных программ (ППП) существенно помогают учетно-управленческим структурам в вопросах ведения бухгалтерского учета (от первичных документов до составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности), анализе финансово-хозяйственной деятельности организации, учете кадров, делопроизводстве и т. д.

В наиболее дешевых программах обычно не предусматривается аналитических  функций, следовательно, проверяющему необходимо ряд важных аналитических показателей рассчитывать вручную.

Переход на автоматизированную обработку данных оказывает влияние  на учетно- аналитические и контрольные процедуры. К таким влияниям следует отнести:

организационные изменения;

изменения в наглядности  информации;

возможность появления ошибок.

Так, при переходе на автоматизированную обработку учетно-экономической  информации потребуются следующие  организационные изменения: модернизация организационной структуры бухгалтерии  с перераспределением обязанностей, выбор и приобретение компьютеров, ППП, переквалификация персонала, подбор квалифицированных специалистов (программистов, операторов).

Изменения в наглядности  учетной информации в связи с  применением ППП могут порой  усложнять работу поверяющего, поскольку:

информация может вноситься  в систему ППП через терминалы  и базироваться не только на первичных документах;

не все хозяйственные  операции находят визуальное подтверждение  у бухгалтера, так как некоторые  из них могут определяться в автоматическом режиме (например, расчет амортизации  основных средств);

затруднено отслеживание всех хозяйственных операций, так  как определенные расчеты и первичные  документы могут иметься только в машинном представлении.

Примерами появления возможных  ошибок при переходе на автоматизиронную обработку информации могут быть: пропуск ошибок и неточностей, вероятность системных ошибок, несанкционированное изменение информации, потеря данных.

При работе с компьютером  всегда существует вероятность сбоя, для этого рекомендуется архивировать данные. Для защиты от санкционированного доступа следует использовать индивидуальные пароли: рабочие — для нескольких пользователей и привилегированный — для квалифицированного пользователя.

Хотя вышеизложенные группы факторов, по которым на практике у пользователей могут появляться и накапливаться ошибки, в целом все же системы, компьютеризированной обработки данных потенциально дают и несравненно большую возможность качественного контроля учетно-аналитической информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практическая  часть 

Задание 1.

1. По материалам задания составьте промежуточный акт ревизии товарных операций за межинвентаризационный период. Форма акта приведена в Приложении 1. В акте укажите характер выявленных нарушений, покажите данные об остатках, поступлениях, выбытии товаров, окончательную сумму недостачи, а также отразите соответствующие исправительные записи.
2. Сформулируйте выводы и предложения по результатам ревизии.
3. Покажите порядок отражения недостачи сверх норм естественной убыли в бухгалтерском учете, используя цифровые данные своего варианта.

Примечание. Фамилии  и инициалы работников, время ревизии, ревизуемый межинвентаризационный период и другие общие данные следует указать самостоятельно.

Материал для  выполнения задания:

Ревизором КРУ  проведена документальная проверка приходных и расходных товарных операций за межинвентаризационный период в продовольственном магазине.

Проверка проводилась  с участием старшего бухгалтера магазина в присутствии заведующего секцией.

По данным бухгалтерского учета  установлено:

– остатки товаров на начало ревизуемого  периода

1) 146 800 руб.;

– поступило товаров за ревизуемый период:

1) 2 440 210 руб.;

– выбыло товаров за ревизуемый период:

1) 2 440 330 руб.;

Согласно акту результатов инвентаризации ценностей, составленному бухгалтерией, сумма недостачи в секции не превышала  норм естественной убыли товаров  и составила в ее пределах:

1) 180 руб.;

При проверке документов ревизором  установлено, что заведующим секцией  не были оприходованы поступившие от оптовой организации товары по двум счетам-фактурам на общую сумму: