Методика проверки обеспечения контроля за сохранностью материально-производственных запасов

- определить объем выборки и позиции для проведения выборочной инвентаризации;

- проанализировать движения МПЗ;

- проверить правильность оценки МПЗ;

- выявить состояние и организацию синтетического и аналитического учета МПЗ.

2.2  Нарушения  в учете и необходимые аудиторские  процедуры 

          Приступая к проверке МПЗ, аудитору нужно выявить наиболее часто встречающиеся нарушения и с учетом этого выбрать необходимые процедуры проверки.

           На формирование мнения аудитора в отношении достоверности информации о МПЗ оказывают влияние следующие факторы:

- полнота отражения сведений о наличии у организации МПЗ в бухгалтерских записях и отчетности. Ошибки в полноте отражения операций с МПЗ приводят к занижению отчетных данных. Например, не отражены в учете товары, поступившие от поставщика, приобретенные по договору поставки или купли-продажи, так как по условиям договора они должны оплачиваться после их реализации, однако право собственности на них возникло  в момент их приемки. Или, например, когда материальные ценности отправлены и получены в декабре проверяемого года, а отражены в учете в январе-феврале следующего года. На практике бывают случаи, когда такие документы могут не найти отражения в учете. Подобная ситуация может возникнуть тогда, когда материальные ценности получает одно предприятие, а оплачивает их -  другое. Обнаружить такие ошибки достаточно сложно, поскольку проверка учетных регистров не содержит информации о незафиксированных фактах. Для этого аудитору потребуется сделать выборку из первичных документов или информации неучетного характера;

- наличие в учете операций с МПЗ без достаточных на то оснований. Например, организация включает в свой баланс имущество, на которое не имеет права собственности - материальные ценности, полученные по договорам комиссии. Такие ошибки приводят к завышению показателей отчетности;

- соблюдение принципа временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Эти ошибки связаны с неправильным распределением операций по учетным периодам, т.е. отражение их в отчетности другого периода. Нередко на практике полученные материальные ценности отражают в учете до момента перехода права собственности на них, и, наоборот, материалы в пути, право собственности на которые уже перешло к покупателю, в учете не отражают или не приходуют материальные ценности по неотфактурованным поставкам. Для выявления ошибок в периодизации аудитору следует изучить учетные записи и сопоставить их с первичными документами;

- правильность оценки МПЗ.  Например, в фактическую стоимость приобретения импортного сырья не были включены уплаченные таможенные пошлины. Такие ошибки чаще всего носят системный характер, так как являются следствием нарушения методологии учета;

- правильность отражения МПЗ на соответствующих счетах учета. Такие ошибки могут быть обнаружены при инвентаризации. К операциям, влияющим на правильность отражения остатков МПЗ и подсчета себестоимости реализованной продукции в результате искажения бухгалтерской отчетности относятся:

- случаи включения в данные инвентаризации излишних и частично или полностью потерявших свойства ценностей, которые были списаны в предшествующие периоды;

- двойной учет товаров в пути или уже реализованных товаров;

- случаи завышения данных об остатках производственных запасов, находящихся на складах третьих лиц;

- случаи включения в данные инвентаризации сведений о ТМЦ, полученных на условиях комиссии.

            Операциями , связанным со злоупотреблениями, являются:

- хищение ценностей в результате действий ряда сотрудников организации или недостаточного контроля за их сохранностью;

- получение сотрудниками организации взяток (денежных или в виде подарков) от поставщиков за оприходование товаров не в том количестве или худшего качества, чем указано  в предъявленных счетах;

- фальсификация отгрузочных документов путем указания реквизитов несуществующих покупателей.

          Запасы  на конец года могут быть занижены или завышены из-за неполного или неправильного отражения операций в течение отчетного периода.

           Закупки могут быть занижены одним из двух способов:

- операции не отражены в учете. Такие операции могут быть выявлены при изучении кредиторской задолженности. Например, сверяя записи в регистрах бухгалтерского учета с данными предъявленных счетов, договоров, денежных оправдательных документов, подтверждающих оплату поставщикам за полученные материальные ценности, аудитор может установить, что некоторые счета не отражены в регистрах бухгалтерского учета случайно, из-за ошибок в учете, или умышленно;

- операции неправильно классифицированы как расходы – проверка операций, которые не были классифицированы как закупки. Например, стоимость приобретения МПЗ складывается из всех затрат, связанных с их приобретением. Однако часть таких расходов или отдельные их виды (стоимость услуг эксперта по определению качества приобретаемого сырья) могут быть не включены в стоимость МПЗ, а сразу списаны на расходы.

              Объем закупок может быть завышен в случае неправильной классификации расходов как закупок или отражения фиктивных операций. Для выявления таких фактов нужно проверить выборку закупок и провести необходимые аналитические процедуры. 
 
 
 

3. Методика  проверки обеспечения контроля за сохранностью материально-производственных запасов

          Проверка состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ – одна из важнейших аудиторских процедур. Для комплексного изучения этого участка деятельности организации аудитор обследует склады, кладовые, цеха и другие места хранения производственных запасов, проверяя условия их хранения, состояние противопожарной безопасности, оснащенность складов оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации, состояние охраны складских помещений. Неудовлетворительная организация складского хозяйства свидетельствует о низком уровне внутреннего контроля за сохранностью МПЗ.

           Особые контрольные функции в этом отношении возложены на главного бухгалтера предприятия. При его непосредственном участии осуществляется вся организаторская работа по подготовке мест хранения материальных ценностей, обеспечению их необходимыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой.

            В ходе обследования внимание уделяется проверке организации материальной ответственности работников, связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей. Одним из условий обеспечения сохранности МПЗ является разработка и вручение материально-ответственным лицам стандартов или должностных инструкций, в которых определены обязанности и права работников, распорядок их работы, порядок приемки и выдачи ценностей, их документального оформления, ведения учета на складах в натуральных измерителях, сроки представления отчетов в бухгалтерию и др.

             В этой работе наиболее применимыми считаются процедуры проверки состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ в виде ответов на вопросы соответствующего теста (табл.1,2).

            В рамках процедуры тестирования системы внутреннего контроля охватываются все виды запасов (сырье и материалы, готовая продукция) и все виды операций с ними (приобретение, продажа, отпуск МПЗ в производство, оприходование готовой продукции, отгрузка готовой продукции покупателям).

           Путем сопоставления данных регистров бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерский баланс, Главная книга, ведомость остатков по синтетическим счетам) на 01.01.2010г., 31.12.2009г. убеждаемся в том, что сальдо по счетам 10, 11 корректно перенесены из предыдущего периода. Отклонений нет.

          Производим проверку соответствия учетной политики действующему законодательству:

1. Материальные  ценности учитываются по фактической  себестоимости их приобретения, с использованием только счета  10.

2. С  основного склада материалы по  цене приобретения отписываются  на участки работы небольшими  партиями.

3. При  отпуске в производство материалы  списываются по средней себестоимости.

4. Инвентаризация  материальных запасов проводится: полная – один раз в ноябре  или при смене материально-ответственного  лица; выборочная – ежемесячно, в  конце месяца; инвентаризируются  участки в конце каждого месяца.

      Табл.1

Отрицательные ответ на вопросы требуют дополнительного  внимания аудитора.

На основании  договоров поставки, спецификаций, накладных поставщиков, актов приемки  МПЗ, первичных документов складского учета аудиторы отвечают на приведенные  ниже вопросы. При положительном  ответе на некоторые вопросы необходимо проведение дополнительных процедур.

      Табл. 2