Контроль розрахунків з покупцями та замовниками

Отже, контроль – це перевірка господарської діяльності підприємства з метою виявлення помилок і недопущення їх в майбутньому.

Контроль обліку розрахунків з дебіторами призначений для спостереження за правильністю відображення в обліку заборгованості, за наявністю первинних документів, що стосуються обліку розрахунків з покупцями та замовниками і для налагодження оплати дебіторської заборгованості.[6.]

2. Внутрішній контроль розрахунків з дебіторами

Внутрішньогосподарський контроль включає контрольні функції, які здійснюються керівниками (власниками) підприємств, комбінатів, організацій і установ, концернів, асоціацій у відповідності з діючим законодавством. Завданням внутрішньогосподарського контролю є перевірка господарських операцій у виробничих об`єктах з метою недопущення перевитрат матеріальних і фінансових ресурсів, виконання виробничих і фінансових планів, раціонального використання робочої сили, впровадження прогресивних методів праці і технологій в бригадах, дільницях, цехах та інших виробничих підрозділах, забезпечення збереженості засобів і товарно-матеріальних цінностей, раціонального використання сировини і паливно-енергетичних ресурсів, випуску продукції, що має попит на ринку [23].

На підставі затвердженого плану працівники, зайняті управлінням, здійснюють систематичний поточний і оперативний контроль за розрахунками з покупцями та замовниками. Ретроспективний контроль проводить керівник підприємства. Перспективний контроль є прерогативою головного бухгалтера (економіста). Поточний контроль здійснюють головний бухгалтер, бухгалтер, юрист та старший менеджер. Головний бухгалтер та бухгалтер перевіряють кожну господарську операцію з фінансової сторони та правильності відображення первинних документів в обліку, юрист звіряє операції з точки зору законодавства, а менеджер у даному випадку є посередником між контролюючими органами свого підприємства та фірми-дебітора.

Загальна схема контролю включає в себе чотири основні етапи:

1)                 встановлення нормативних показників;

2)                 вимірювання фактичних результатів;

3)                 порівняння результатів з нормативними показниками;

4)                 аналіз розбіжностей та здійснення за необхідності коригуючи дій.

Завданнями внутрішнього контролю обліку розрахунків з дебіторами є:

      надання інформації про процеси, що відбуваються;

      надання допомоги в прийнятті найбільш доцільних управлінських рішень;

      отримання інформації для оцінки правильності прийнятих рішень, своєчасності і результативності їх виконання;

      своєчасне виявлення і усунення умов і факторів, які заважають ефективному веденню господарської діяльності.

Як видно зі схеми кожну ланку обліку розрахунків з покупцями та замовниками контролює відповідальна особа. Систематично керівник підприємства формує звіт в «1С» «Реєстр заявок», де вказується: дата отримання документів від перевізника; які саме документи отримані; дата відправки документів замовнику; фактична дата оплати; сума оплати. Причому аналітика ведеться як в розрізі замовників, так і в розрізі конкретних рейсів.[7.]

На основі даного звіту директор приймає необхідні управлінські рішення та вносить зміни, якщо цього вимагає ситуація.

Процес контролю обліку розрахунків з покупцями та замовниками на підприємстві можна описати наступною схемою (Рис. 1.):

3. Методика проведення аудиту розрахунків з покупцями та замовниками

Аудит – це метод наступного господарського контролю, що складається із сукупності методичних прийомів, застосування яких дозволяє визначити достовірність звітності, обліку, їх повноту та відповідність діючому законодавству і встановленим нормативам.

Основними завданнями аудиту є:

1)                 перевірка законності та доцільності відображення господарських операцій із обліку розрахунків з покупцями та замовниками;

2)                 перевірка наявності первинних документів з обліку розрахунків та їх взаємозв`язок з регістрами обліку і звітністю;

3)                 проведення аналізу обліку розрахунків з дебіторами з метою визначення шляхів оптимізації та зростання швидкості отримання оплати за надані послуги;

4)                 консультування суб`єктів підприємницької діяльності з питань організації бухгалтерського обліку розрахунків з дебіторами та внутрішнього контролю, податків, удосконалення методів управління;

5)                 проведення наукових досліджень у галузях організації та методології обліку, управління, фінансового контролю;

Проведення аудиту регламентується чинним законодавством. Основна передумова аудиту – взаємна зацікавленість керівника підприємства, держави в особі податкової інспекції і самого аудитора в забезпеченні реальності й достовірності відображення господарських операцій та фінансової звітності.

За результатами аудиту складається аудиторський звіт та аудиторський висновок [8].

Методика проведення аудиту обліку розрахунків з дебіторами – це сукупність способів і прийомів, що дають можливість провести аудит системно та в найбільш доцільній послідовності, тобто це система способів, прийомів і правил, призначена для вивчення обліку розрахунків з покупцями та замовниками. Вона складається з трьох рівнів: перший – об`єкти аудиту, другий – джерела аудиту, третій – способи вивчення.

Об`єктом проведення аудиту є облік розрахунків з покупцями та замовниками. Джерелами аудиту виступають первинні документи, регістри обліку, звітність, акти звірки взаєморозрахунків.

Більш детально методику проведення аудиту розрахунків з покупцями та замовниками можна зобразити так:

1) Співставлення даних видаткових накладних і актів виконаних робіт (підписаних дебіторами) з даними в регістрах обліку, а саме в Журналі № 3, відомості аналітичного обліку № 3.1; в Оборотній відомості та Головній книзі. А загальні суми по обліковим регістрам повинні співпадати з рядком 160 Балансу;

2) Аудитор вимагає від головного бухгалтера підписані оригінали актів звірок з покупцями та замовниками. На основі цих документів аудитор проводить розслідування і встановлює наявні відхилення у визнанні заборгованості дебіторами та робить висновок про дійсність господарської операції. Також, по актам звірок аудитор може визначити, чи є проблеми через які дебітори затримують оплату заборгованості. Наприклад: якщо не вірно виписано рахунок покупцю, то він не сплачує заборгованість, але при цьому покупець може не поставити до відома свого кредитора про наявні помилки в документах. У разі, коли контроль оплати дебіторської заборгованості на підприємстві слабко розвинений або взагалі відсутній постачальник може довгий термін «не бачити, що йому винні кошти». З метою запобігання таких явищ аудитор перевіряє заборгованість підприємства-кредитора з відповідними даними дебітора та наявні відхилення зазначає в аудиторському звіті;

3) Потім аудитор перевіряє терміни оплати заборгованості дебіторами. При цьому він до дати отримання документів покупцями додає строк оплати згідно договору (як правило 5-7 банківських днів). На основі отриманих даних відбувається поділ дебіторської заборгованості на поточну, сумнівну та безнадійну. Аудитор визначає найбільш нестабільних по оплаті клієнтів;

4) На основі отриманих результатів перевірки аудитор робить висновки щодо правильності відображення стану розрахунків з покупцями та замовниками і вносить раціоналізаторські пропозиції в аудиторському звіті.

Інвентаризація – перевірка наявності та стану дебіторської заборгованості, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та порівняння отриманих даних.[9.]

Методика проведення аудиту розрахунків включає ряд способів та прийомів вивчення, а саме (рис. 2.):