Деньги  из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.). При выдаче денег  по доверенности в ордере указывают  фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение  денег, а в ведомости перед  распиской получателя кассир делает надпись "По доверенности". Соответствующим  образом оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает  ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Кассовые  операции фиксируются в Главной  книге по счету 50 «Касса»                    ( Приложение 5). 

Требования, предъявляемые к  оформлению кассовых ордеров.

Кассовые  ордера должны быть четко заполнены  по всем реквизитам. В них указывается  основание для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" – с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить возможность их повторного использования.

Действующими  правилами какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах запрещены. Если при заполнении кассового ордера допустили ошибку, то его оформляют заново.

 

Аналитический учет кассовых операций.

Сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему  его документу кассир делает записи в кассовой книге ф. КО-4                           (Приложение 6) , которая предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера (Приложение 6). Записи в кассовой книге делают в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда, не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге.

Разрешается на предприятии автоматизировать ведение  кассовой книги. 

Акт ревизии кассы.

Порядком  ведения кассовых операций предусмотрены  внезапные ревизии кассы с  полным полистным пересчетом денег  и проверкой других ценностей, находящихся  в кассе, в сроки, установленные  руководителем предприятия.

Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, постоянно действующая  или рабочая, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты  инвентаризации оформляют актом  ф. инв.-15. В акте фактические остатки  кассовой наличности сопоставляют с  данными учета, что дает возможность  определить недостачу или излишек  денежных средств. Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан всеми членами инвентаризационной комиссии.

Если  будет установлена недостача  или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляют в двух экземплярах: один остается в  делах бухгалтерии, другой - у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки  зачисляют в доход предприятия  и приходуют (Д 50 К 91), а недостачу  относят на виновное лицо ( Д 73-2 К50 ) и удерживают с него (Д 50, 70 К 73-2; Д94 К50; Д73-2 К94; Д50,70 К73-2).

   Отдельные проверки кассовых операций и наличия  денежных средств могут производится:

   1) учредителями предприятий, вышестоящими  организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;

   2) учреждениями банков, которые обязаны  систематически проверять соблюдение  предприятиями требований Порядка  ведения кассовых операций;

   3) в бюджетных организациях —  соответствующими финансовыми органами;

    4) органами внутренних дел в  пределах своей компетенции —  проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Синтетический учет кассовых операций

   Для учета кассовых операций Планом счетов используется активный счет 50 «Касса».

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.

   По  дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса» и отражаются в журнале-ордере №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 служат отчеты кассира. При необходимости на предприятиях (транспорта, связи) к счету 50 могут быть открыты субсчета:

   50-1 «Касса предприятия», учитываются  денежные средства в кассе  предприятия.

   50-2  «Операционная касса» - учитывается  наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.

   В кассе может храниться не только отечественная валюта, но и валюта других стран (т.е. иностранная валюта). Когда в разрешенных законодательством случаях предприятие производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты.

Порядок ведения кассовой книги, составление  отчетов кассира  и представление  их в бухгалтерию

 

     Чтобы осуществлять расчеты наличными  деньгами, каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу. Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в  кассовой книге. Это установлено  Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации [7].

     Кассовые  операции оформляются с использованием следующих унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата  России :

     приходный кассовый ордер - форма N КО-1;

     расходный кассовый ордер - форма N КО-2;

     журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов - форма N КО-3;

     кассовая  книга - форма N КО-4;

     книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств - форма N КО-5 [5].

     Организация получает наличные деньги из банка  через кассира по чеку, выписанному  на его имя. Факт получения денежных средств регистрируется при оформлении приходного ордера за подписью главного бухгалтера и кассира.

     При поступлении в кассу денежных средств из других источников лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция  от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и  кассира, печатью (штампом) кассира  или оттиском кассового аппарата.

     Наличные  деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам или по надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с последующим наложением на эти документы по их закрытии штампа (заменяющего расходный кассовый ордер) с реквизитами расходного кассового ордера.

     Документы на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем и главным бухгалтером  организации. В тех случаях, когда  на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная подпись  руководителя, его подпись на расходном  кассовом ордере необязательна.

     По  истечении установленного срока  выдачи средств на оплату труда, пособий  по социальному страхованию и  стипендий кассир должен:

     в платежной ведомости против фамилии  лиц, которым не произведены указанные  выплаты, поставить штамп или  сделать отметку от руки: "Депонировано";

     составить реестр депонированных сумм;

     в конце платежной ведомости сделать  надпись о фактически выплаченных  и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить надпись  своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости  дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком  по одной ведомости запрещается;

     записать  в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N...".

     Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный  кассовый ордер.

     Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных  и расходных документов. Расходные  кассовые ордера, оформленные на оплату труда и другие приравненные к  ней платежи, регистрируются после  их выдачи.

     Все поступления и выдачи наличных денег  организации учитывают в кассовой книге. Каждая организация ведет  только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями  руководителя и главного бухгалтера организации. На последней странице кассовой книги делается запись "В  этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов", которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

     Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой, можно также вести автоматизированным способом. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом  кассира. Первые остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

     Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или  выдачи денег по каждому ордеру или  другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня  кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег  в кассе на следующее число  и передает в бухгалтерию в  качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. В том случае, если кассир ошибся, внося запись в кассовую книгу, он может ее исправить. Для этого неправильная запись кассиром зачеркивается, вместо нее делается правильная запись, которую он должен заверить собственной подписью, а также подписью главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего (п.23 Порядка) [7]. Подчистки и иные исправления в кассовой книге не допускаются.

     Записи  кассовых операций начинаются после  строки "Остаток на начало дня". Предварительно лист сгибают по линии  отреза, подкладывая отрывную часть  листа под часть листа, которая  остается в книге. Для ведения  записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую  сторону неотрывной части листа  и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.