Изъятие бухгалтерских документов работниками контролирующих и правоохранительных органов

      Процесс по организации подготовки изъятия  бухгалтерских документов можно  разделить на три этапа:

      1) подготовительный этап ― определение перечня бухгалтерских документов, подлежащих изъятию, их местонахождения и хранения; оформление документа, подтверждающего основание изъятия (постановление);

      2) основной этап ― осмотр документов, подлежащих изъятию; оформление  процесса изъятия; снятие главным бухгалтером копий с изымаемых документов;

      3) заключительный этап ― организация  доставки и хранения изъятых  документов.

      Документы, которые могут быть изъяты: первичные  документы, денежные документы, планы, сметы, справочные материалы и расчеты, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

      Бухгалтерских документов могут быть изъяты правоохранительными  и контролирующими органами:

      1) до возбуждения уголовного дела;

      2) после возбуждения уголовного  дела.

      Большую сложность представляют изъятие документов и получение необходимых сведений из банковских учреждений. Законодательство предусматривает, кроме изъятия, такой способ получения документов для ознакомления с ними, как истребование документов. Истребование оформляется письменным запросом.

      До  возбуждения уголовного дела изъятие  документов может быть оформлено  актом, запросом или протоколом.

      Результаты  изъятия оформляются соответствующим  документом, который должен соответствовать  следующим требования:

      1) указываются дата и время изъятия;

      2) указываются должность лица, производящего  изъятие, и присутствующие при  этом лица;

      3) правовые основания изъятия бухгалтерских  документов;

      4) перечисляются изымаемые документы,  их номер, дата, количество листов;

      5) каждая страница протокола (акта) об изъятии подписывается участниками изъятия и присутствующими лицами, допущенные исправления, изменения, дополнения, вносимые в текст акта, оговариваются и подтверждаются подписями;

      6) даются письменные объяснения  по всем зафиксированным в  документе об изъятии фактам  нарушений и злоупотреблений.  Объяснение, написанное на отдельном  листе, прилагается к протоколу,  как неотъемлемая его часть.

      После возбуждения уголовного дела изъятие  осуществляется в ходе осмотра места происшествия, обыска и выемки, личного обыска. Для изъятия документов необходимо наличие постановления, вынесенного следователем. В постановлении о производстве выемки необходимо расписаться главному бухгалтеру.

      Обыск в жилище может производиться только на основании судебного решения.

      Знание  сотрудниками контролирующих и правоохранительных органов порядка изъятия бухгалтерских  документов позволяет своевременно и на законном основании получить их.

      2. Способы искажения  результатов инвентаризации и методы их обнаружения

      Согласно  ст. 12 ФЗ «О бухгалтерском учете» в  процессе инвентаризации происходит выявление  расхождений между фактическим  наличием имущества и данными  бухгалтерского учета. Таким образом, инвентаризация является одним из методов проведения бухгалтерского учета.

      Инвентаризация  проводится в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации и Основными  положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.

      Инвентаризация ― это проверка фактического наличия и состояния имущества организации, ее финансовых обязательств на определенную дату и последующее сопоставление полученных данных с данными бухгалтерского учета.

      Результаты  инвентаризации являются основными доказательствами при расследовании хищений, поэтому инвентаризационные документы приобщаются к проверочным материалам и уголовным делам. Эти документы дают возможность правоохранительным органам устанавливать факт и сумму недостач и излишков товарно-материальных ценностей.

      После приобщения материалов инвентаризации к делу сотрудниками правоохранительных органов проверяется соблюдение всех требований ее проведения и причины  отступления от норм действующего законодательства.

      Установление причин отклонений производится путем опроса соответствующих лиц, сопоставлением данных инвентаризации с другими документами и материалами дела. При этом необходимо учитывать, что проверяемые лица предпринимают попытки всячески скрыть имеющиеся у них недостачи и излишки, применяя различные  способы.

      К основным способам сокрытия недостач при проведении инвентаризации можно  отнести:

- внесение в инвентаризационную опись несуществующих товаров    (проверяется    путем    применения    методов    восстановления количественного учета и  контрольного сличения,  а также путем опроса принимавших участие в проведении инвентаризации лиц);

- последующую дописку количества товаров в инвентаризационных описях (проверяется путем сопоставления различных экземпляров описей);

- составление бестоварных расходных накладных (выписывается расходная    накладная    до    начала    инвентаризации    на    отпуск недостающего товара, а после окончания инвентаризации и выведения ее результатов выписывается встречная накладная - на обратный возврат товаров);

- несвоевременное    оприходование    товаров    (материально-ответственное    лицо    не    составляет    приходный    документ    на поступивший   товар,   хотя   включает   его   в   инвентаризационную опись).

      Для обнаружения подобного подлога рекомендуется выяснить, какие первичные документы приложены к отчетам, составленным вскоре после инвентаризации, и какие товары по ним не оприходовались. Если будет установлено, что часть этих товаров не была включена в инвентаризационную опись, то следует проверить, не применялся ли данный способ сокрытия недостач.

      Одним из результатов инвентаризации является наличие излишков товарно-материальных ценностей. Они могут возникать при неполном отражении в данных бухгалтерского учета приходных операций; при отражении в учете полностью или частично вымышленных объемов расходных операций; при поступлении неучтенных (похищенных, например) ценностей; при списании сырья и материалов на фактически не выполнявшиеся объемы работ и т.д.

      Следует различать две группы искажений результатов инвентаризации при сокрытии излишков:

- сокрытие излишков путем искажения данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей (не включение в опись фактически имеющиеся в наличии товарно-материальных ценностей путем обмана членов комиссии или по сговору с ними; дописки штрихов, запятых и цифр в графе «количество товаров»);

- подлоги,    связанные    с    искажением    книжных    остатков (составление    товарных    приходных    накладных,    увеличивающих книжный остаток или уменьшающих размер излишков; несвоевре¬менное оприходование ценностей; несвоевременное проведение в отчетности расходных документов).

      Для предупреждения этих действий при проведении инвентаризации используются два приема:

- до   начала   фактического   снятия   остатков   у   материально-ответственного     лица     берется     подписка     о     том,     что     все документы приложены к отчету;

- председатель  инвентаризационной комиссии или  представитель правоохранительного  органа визирует своей подписью товарные отчеты и приложенные к ним первичные документы за не¬сколько дней до инвентаризации.

      При обнаружении сокрытия излишков сотрудники правоохранительных органов должны в полной мере учитывать признаки таких действий и проводить комплекс действий по документальному закреплению подобных фактов.

      Заключительная  проверка сотрудником правоохранительного органа качества проведенной инвентаризации состоит из трех этапов. На первом этапе проверяется правильность определения фактических остатков в ходе проведения инвентаризации (полнота проверки товарно-материальных ценностей в натуре; правильность отражения и инвентаризационной описи товаров, предъявленных комиссии; правильность таксировки и подсчетов в инвентаризационной описи).

      На  втором этапе проверяются вопросы, связанные с определением остатка по учетным данным бухгалтерии, то есть книжного осинка (правильно ли учтен остаток на начало межинвентаризационного периода; учтены ли бухгалтерией все приходные и расходные документы; полностью ли учтены нормы естественной убыли; полнота проведения зачетов недостач и излишков, образовавшихся вследствие пересортицы).

      На  заключительном этапе инвентаризации осуществляется выведение ее результатов  путем сравнения показателей  бухгалтерского учета с данными  инвентаризационной описи.

      Результаты  инвентаризации — это самый распространенный способ собирания и закрепления  фактических данных, при помощи которых  можно не только установить ущерб, нанесенный противоправным деянием, но и получить материалы, которые могут быть доказательством по делу.

      3. Особенности проведения  аудиторской проверки  по требованию  правоохранительных  органов.

      Новый вид финансового контроля, возникший  в Российской Федерации с конца 80-х гг., — аудиторский.

      Основные  задачи аудиторского контроля — установление достоверности бухгалтерской и финансовой отчетности и соответствия произведенных финансовых и хозяйственных операций нормативным актам, действующим в Российской Федерации; проверка платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований проверяемых экономических субъектов. Аудиторские службы могут оказывать и другие услуги: постановку и ведение бухгалтерского учета; составление бухгалтерской отчетности и деклараций о доходах; анализ и прогнозирование финансово-хозяйственной деятельности; обучение работников бухгалтерских служб и консультирование в вопросах финансово-хозяйственного законодательства; проработка рекомендаций, полученных в результате аудиторских проверок.

      Аудиторская проверка может быть обязательной и инициативной. Если инициативная проверка осуществляется по решению самого экономического субъекта, то обязательная проводится в установленном порядке во всех случаях, предусмотренных Постановлением Правительства РФ от 7 декабря 1994 г.

      В соответствии с Временными правилами аудиторской деятельности в РФ, утвержденными Указом Президента РФ от 23 декабря 1993 г., результат аудиторской проверки оформляется в виде заключения аудитора (аудиторской фирмы). Этот документ имеет юридическую силу для всех юридических и физических лиц, государственных и судебных органов.

      Аудит ― это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей (ч. 1 ст. 1 ФЗ «Об аудиторской деятельности»). Это независимый вневедомственный контроль.

      Самоконтроль  ― финансовый контроль, осуществляемый силами самого предприятия. Он проводится финансовыми службами организации (бухгалтериями, финансовыми отделами, внутренними аудиторами).

      Самоконтроль  подразделяется на:

      1) предварительный контроль;

      2) текущий контроль;

      3) последующий контроль.

      Предварительный контроль проводится до начала хозяйственной  операции. Чаще всего бывает документальным. Внутри предприятия его осуществляют главные и старшие бухгалтера, работники бухгалтерии.

      Вне предприятия этот контроль осуществляют банковские органы, органы местной  администрации, финансовые органы.

      Текущий контроль проводится в ходе хозяйственной  деятельности. Он помогает определить соответствие содержания документа действительно выполняемой операции. Этот контроль осуществляется руководителями и главными бухгалтерами. После проведения текущего контроля могут устанавливаться различные несоответствия между документами и хозяйственными операциями, которые не были обнаружены методами документального контроля.

      Предварительный и текущий контроль представляет собой важное средство предупреждения и выявления хищений и злоупотреблений.

      Последующий контроль проводится после совершения хозяйственной операции и позволяет охватить проверкой всю хозяйственную деятельность предприятия или всю совокупность определенных операций. Данный контроль проводится, как правило, путем изучения и анализа первичных документов, проведения документальных ревизий. Целью данного контроля является проверка законности и целесообразности совершения хозяйственной операции.