Инвентаризация как процесс

      2 ПОРЯДОК ОТРАЖЕНИЯ  РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ  ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ 

     2.1 Порядок документооборота. Правила и стандарты  составления инвентаризационных  описей и сличительных  ведомостей 

     Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «______________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков товарно-материальных ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.

     Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию или переданы комиссии все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

     Сведение  о фактическом наличии товарно-материальных ценностей записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах. [2, с. 2]

     Инвентаризационная  опись товарно-материальных ценностей (см. Приложение 3) применяется для  отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

     Один  экземпляр передается в бухгалтерию  для составления сличительной ведомости, второй – остается у материально ответственного (ых) лица (лиц).

     До  начала инвентаризации, как уже было описано выше, от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.

     На  выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.

     При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма №ИНВ – 3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

     При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись. [4, с. 8]

     Руководитель  организации должен создать условия , обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия товарно-материальных ценностей в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

     По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

     При инвентаризации большого количества весовых  товаров ведомости отвесов ведут  раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное  лицо. В конце рабочего дня (или  по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

     Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

     Описи заполняются чернилами или шариковой  ручкой четко и ясно, без помарок  и подчисток.

     Наименование  инвентаризуемых товарно-материальных ценностей, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

     На  каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких измерениях (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

     Исправление ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми  членами инвентаризационной комиссии.

     В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки прочеркиваются.

     На  последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

     Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  товарно-материальных ценностей в  их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

     При проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей в случае смены материально ответственных лиц принявший товарно-материальные ценности расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этих товарно-материальных ценностей.

     На  товарно-материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении, арендованные или полученные для переработки, составляются отдельные описи.

     Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

     Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

     При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

     Эти ценности заносятся в отдельную  опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с  документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

     Инвентаризация  товарно-материальных ценностей, находящихся  в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

     На  счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в пути в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути – расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным – копиями предъявленных покупателями документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам – с обязательным подтверждением учреждением банка; находящимся на складах сторонних организаций – сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

     Предварительно  должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары  отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

     Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

     В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной  отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета. [2, с.5]

     В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в  срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

     Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи  на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, сорт, количество, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

     В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

     Малоценные  и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся  в эксплуатации, инвентаризируются  по местам их нахождения и материально  ответственным лицам, на хранении у  которых они находятся.

     Инвентаризация  проводится путем осмотра каждого  предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

     При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

     Малоценные  и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие  в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

     Тара  заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

     На  тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи. [2, с. 6]

     Если  инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.