Инвентаризация как процесс

     ВВЕДЕНИЕ 

     Инвентаризация. Казалось бы, все просто в этом процессе: проставил инвентарные номера, сделал инвентаризационную опись - и все. Но это только на первый взгляд все выглядит так легко. На самом деле – это очень длительный, монотонный процесс, отнимающий много времени, сил и нервов у бухгалтеров, материально-ответственных лиц, руководителей организации. Ученым – экономистам инвентаризация кажется настолько простой, что, по их мнению, не стоит тратить время на выпуск специальной литературы по проведению инвентаризации и отражению ее результатов в учете, поэтому литературы по данной области практически нет, бухгалтерам приходится пользоваться лишь методическими указаниями по проведению инвентаризации. В связи с чем уже на этапе составления инвентаризационной описи возникает множество кривотолков. Вообще, инвентаризация – операция очень ответственная, потому что по данным проведенной инвентаризации планируется работа, в нашем случае, с товарно- материальными ценностями на весь год, ведь просто необходимо знать, что в организации есть в наличии и в каком количестве. Или взять, к примеру, случай, когда обнаруживаются недостачи товарно-материальных ценностей, причины которых в одночасье нельзя определить. Тогда перед руководителем ставится сложная задача, которая, в результате неправильного решения, может повлечь за собой финансовую и уголовную ответственность, определить виновника недостачи, списать товарно-материальные ценности в пределах норм естественной убыли или списать на издержки производства.

     Целью работы ставлю изучение инвентаризации вообще как процесса, правила отражения ее данных в бухгалтерском учете. Кроме того, постараюсь выявить практически допущенные ошибки и недочеты. Необходимо определить область применения полученных в результате инвентаризации данных.

     На  мой взгляд, приведено достаточно причин, чтобы как следует изучить  процесс инвентаризации и порядок  отражения ее результатов в учете. Это и произойдет в ходе нашей работы.

 

      1 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ И ЕЕ РОЛЬ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ 

     1.1 Сущность, цели, порядок и сроки проведения инвентаризации в учете 

     Инвентаризация - проверка наличия и состояния материальных ценностей. Инвентаризация - один из важнейших приёмов контроля сохранности собственности, качественного состояния сырья, материалов, готовых изделий, правильности ведения складского хозяйства и текущего учёта. Различают инвентаризации полные и частичные, плановые и внезапные. Полная инвентаризация включает проверку всех видов средств предприятия и всех его расчётных отношений. Цель полной инвентаризации - обеспечить реальность бухгалтерских балансов на конец года и тем самым реальность показанных в них финансовых результатов работы предприятия. Она проводится также при организации и ликвидации предприятий. Частичные инвентаризации проводятся для проверки наличия таких видов средств, которые по их физическим свойствам могут иметь естественную убыль при хранении; при списании товаров, пришедших в негодность; при приёме на работу материально ответственных лиц. Плановые инвентаризации проводятся в течение всего года по календарному графику, утверждаемому руководителем предприятия. Внезапные инвентаризации проводятся для предупреждения растрат и хищений материальных и денежных средств и для установления размеров потерь, если хищение совершено. Сроки инвентаризации и их количество в течение года устанавливают применительно к отдельным видам средств. [5, с. 143]

     Инвентаризация  товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально ответственному лицу. [2, с.1] Как правило, она должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

     При хранении товарно-материальных ценностей  в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение. [2, с. 5]

     Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей; сопоставление фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета.

     В процессе инвентаризации проверяются:

     - сохранность товарно-материальных  ценностей;

     - правильность их хранения, отпуска;

     - состояние весового и измерительного  инструмента;

     - порядок ведения учета движения  товарно-материальных ценностей.

     В соответствии с Положением о бухгалтерском  учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

     при передаче имущества организации  в аренду, выкупе, продаже, а также  в случаях, предусмотренных законодательством  при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

     перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

     при смене материально ответственных  лиц (на день приемки – передачи дел);

     при установлении фактов хищений или  злоупотреблений, а также порчи  ценностей;

     в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

     при ликвидации (реорганизации) организации  перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в  других случаях, предусматриваемых  законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации. [1, с.7]

     При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). [2, с. 2]

     Несмотря  на то, что порядок проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей организации  определяется Положением о бухгалтерском  учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49, организация вправе также самостоятельно установить, в каких случаях инвентаризации могут проводиться в течение года, периодичность их проведения, а также категории товарно-материальных ценностей, которые подлежат инвентаризации. [19, с. 178 - 179]

     Для проведения инвентаризации в организации  создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

     Персональный  состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение – это унифицированная форма № ИНВ – 22 (см. Приложение 1)) регистрируют в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации – это унифицированная форма № ИНВ – 23 (см. Приложение 2).

     В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

     В состав инвентаризационной комиссии можно  включать представителей службы внутреннего  аудита организации, независимых аудиторских  организаций.

     Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

     До  начала проверки фактического наличия  товарно-материальных ценностей инвентаризационной комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или отчеты о движении товарно-материальных ценностей. [2, с. 2] 

     1.2 Роль инвентаризации  товарно-материальных  ценностей в экономической  деятельности организации 

     Роль инвентаризации товарно-материальных ценностей в жизни организации вообще трудно переоценить. Данные инвентаризации являются важнейшей составляющей функционирования организации, потому что тяжело представить себе слаженную работу предприятия, если оно не располагает сведениями о том, какими товарно-материальными ценностями обладает. Для того инвентаризация и проводится, чтобы ежегодно предоставлять данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей, а также для сравнения их с данными бухгалтерского учета, чтобы впоследствии узнать, расходовались ли они, остались ли неизменными или же были обнаружены факты хищения.

     Инвентаризация  дает представление о располагаемых  ресурсах предприятия. Именно благодаря  ей и данным бухгалтерского учета  организация может планировать  и координировать свои действия в  определенных направлениях. При отсутствии этих данных, организация работает вяло, не может планировать свою работу на долгосрочную перспективу.

     Кроме того, инвентаризация имеет и санитарные функции. Без сомнения, в каждой организации имеются испорченные или ненужные товарно-материальные ценности, про которые все забыли. Благодаря инвентаризации они могут быть выявлены, а в последствии списаны.

     Инвентаризация  просто необходима, когда выявляются факты хищения и порчи товарно-материальных ценностей. Посредством инвентаризации они фактически подтверждаются, на основании чего можно проводить расследование.

     Инвентаризация  – это еще и контроль за деятельностью  материально ответственного лица, то есть инвентаризация несет еще и контрольную функцию. Если бы инвентаризация не проводилась, материально ответственное лицо могло бы в своих интересах использовать товарно-материальные ценности, а в этом случае оно чувствует над собой контроль.

     Или взять для анализа самый житейский  пример, с которым сталкивается почти  ежедневно фактически каждый рядовой  гражданин, приходя на рынок за продуктами. Это пересортица. Ни раз каждый из нас убеждался в том, что прося у продавца взвесить килограмм муки высшего сорта, придя домой, замечал то, что мука эта далеко не такого качества, которого вы просили. На самом деле, продавец обманул вас, выдав муку низкого сорта за высший. Естественно, что когда будет проводиться инвентаризация, выявятся недостачи муки низкого сорта и излишки муки высшего сорта. Но частным предпринимателям это только на руку, ведь с этого они получают дополнительный доход. Взаимозачет излишков и недостач, связанных с пересортицей, сделать легко, потому что для этого всего лишь нужно решение руководителя, в данном случае, частного предпринимателя. И он с удовольствием даст такое разрешение, потому что в результате этого он получит прибыль.

     Но  это мы взяли негативный пример, хотя и реальный.

     Если  же инвентаризацию, к примеру, будут  проводить внешние независимые  аудиторы, взаимозачет разрешен не будет, так как стоимость сортов значительно отличается.

     То  есть инвентаризация и на этот раз может помочь выявить нарушения, связанные с пересортицей. Здесь опять раскрывается контрольно-ревизионное значение инвентаризации.

     Не  следует забывать и об административной функции инвентаризации. Она заключается  в том, что в случае выявления недостачи на материально ответственное лицо в административном порядке накладывается штраф или путем вычета из заработной платы, изымается сумма, равная стоимости ценностей, по которым обнаружена недостача. В случае порчи ценностей также будет выплачен штраф или объявлен административный выговор. 

     Схема 1.2.1 Функции инвентаризации и их содержание

 

     Небезызвестно, что в порядке проведения инвентаризации выявляется множество ошибок, допущенных при хранении ценностей, отражение в учете их движения. Кроме того, не секрет, что после инвентаризации при проверке обнаруживаются ошибки в инвентаризационных описях и сличительных ведомостях. Это тоже одна из функций инвентаризации, которую я назвала методико-корректирующей, но при помощи нее, как видно из названия, не только можно выявить ошибки, но и разработать приемы и методы их корректировки, исправления, а также разработать стратегию по предотвращению подобных ошибок в будущем.

     Запишем все функции инвентаризации в  сводную схему 1.2.1

     Теперь  обобщим все сказанное выше. Итак, выделим основные функции инвентаризации товарно-материальных ценностей –  это информационная, санитарная, контрольно-ревизионная, административная и методико-корректирующая. Каждая из этих функций очень важна. Но главная роль инвентаризации товарно-материальных ценностей раскрывается лишь тогда, когда рассматриваются все функции в совокупности.