Формы бухгалтерского учёта

за ноябрь 2006 г. по кредиту счета 50 "Касса" в дебет счетов: Дата 04 10 ... 51 70 71 ... 94 ИТОГО 02.11 07.11 и т.д. 30.11 10000 310000 15000 40000 25000 310000 40000 ИТОГО: 10000 310000 55000 375000 Дебетовые обороты счета 50 "Касса" получают отражение уже в других журналах-ордерах, что связано с конкретными операциями и проводками по поступлению денег в кассу. Так, например, основные в журнале-ордере № 2, который ведется по кредиту счета 51 Расчетный счет" (проводка К-т сч. 51 Д-т сч. 50), журнале-ордере № 7 — по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (проводка К-т сч. 71 Д-т сч. 50), журнале-ордере № 11 — по кредиту счета 90 "Реализация" (проводка К-т сч. 90 Д-т сч. 50) и в других. Итоги за месяц по каждому журналу-ордеру переносятся в Главную книгу. Причем перенос осуществляется на основе принципа двойной записи: по кредиту одного счета (в нашем примере итоговая сумма по К-т сч. 50 — 375 000 р.) на соответствующей странице Главной книги и дебету разных счетов (в нашем примере Д-т сч. 51 — 10000; Д-т сч. 70 — 310 000; Д-т сч. 71 — 55 000 р.) в той же сумме, но на нескольких страницах. Для наглядности приведем один лист Главной книги по счету № 50 "Касса" (табл. 2.1). Главная книга содержит суммы дебетовых и кредитовых оборотов по каждому синтетическому счету, а также сальдо на начало и конец месяца. Для каждого счета в Главной книге предназначен один развернутый лист. Данные по счету в Главной книге заполняют на основе итогов Журналов-ордеров за месяц. Главная книга открывается на год, поэтому на каждом ее листе предусматривается двенадцать строк для записей итогов по месяцам, несколько строк для подведения итогов за год в целом, а также для исправительных записей по бухгалтерским справкам. Особенностью построения журнально-ордерной формы учета является то, что и дебетовые и кредитовые обороты каждого счета вписываются в регистрах развернуто — в разрезе корреспондирующих счетов. Но кредитовые обороты счета записывают развернуто только в соответствующем журнале-ордере, а дебетовые обороты —только в Главной книге. Поэтому кредитовые обороты в Главной книге за месяц записывают только одной итоговой суммой, а при необходимости, слагаемые этого итога в разрезе корреспондирующих счетов находят в журнале-ордере. Например. В приведенной странице из Главной книги (табл.2.2) по кредиту счета 50 "Касса" за ноябрь итоговая сумма оборота 375 000 р. записана по данным журнала-ордера № 1 (см. предыдущую таблицу журнала-ордера № 1). Там же приведены и слагаемые этого оборота по датам и в разрезе корреспондирующих счетов (Д-т сч. 51 – 10000; Д-т сч. 70 – 310000; Д-т сч. 71 – 55000 и К-т сч. 50 - 375000). Таблица 2.2. Упрощенная форма листа Главной книги по счету № 50 «Касса» Месяц Обороты по дебету с кредита счетов Оборот по кредиту Сальдо 90 из ж/о №11 51 из ж/о №2 71 из ж/о №7 75 из ж/о №8 76 из ж/о №8 и т.д. ИТОГО по дебету дебет кредит 1 2 и т.д. 11 12 100000 ... 30000 600000 400000 ... 300000 700000 10000 ... ... 50000 ... 50000 ... 610000 500000 ... 350000 780000 600000 520000 ... 375000 750000 50000 60000 40000 ... 15000 45000 ... ИТОГО: 130000 2000000 10000 50000 50000 2240000 2245000 210000 Дебетовые обороты по счету 50 "Касса" за ноябрь в сумме 350 000 р. были впервые собраны уже непосредственно в Главной книге при переносе из разных журналов-ордеров частных итогов за месяц. В нашем примере — из журнала-ордера № 2 с кредита счета 51 — 300 000 р. и журнала-ордера № 8 с кредита счета 76 — 50 000 р.

Такое запаздывание в обобщении дебетовых оборотов по счетам в течении месяца является существенным недостатком журнально-ордерной формы, который устраняется путем ведения вспомогательных типовых ведомостей, аналогичных журналам-ордерам. Эти ведомости служат не только для обобщения и накопления дебетовых оборотов в течение месяца в разрезе корреспондирующих счетов, но и во многих случаях для ведения аналитического учета и накопления итоговых данных для сверки с синтетическим учетом. Для примера приведем форму ведомости № 1 по дебету счета 50 "Касса". Таблица 2.3. Упрощенная форма ведомости № 1 ВЕДОМОСТЬ № 1 за ноябрь 2006 г. по дебету счета 50 «Касса» с кредита счетов: Сальдо на начало месяца: 40000 р. Дата 09 46 ... 51 52 ... 71 76 ... ИТОГО 04.11 15.11 и т.д. 300000 50000 300000 50000 ИТОГО: 300000 50000 350000 Сальдо на конец месяца 25000 р. В отдельных журналах-ордерах вспомогательные ведомости играют роль и накопительных регистров, итоги которых затем служат для заполнения самих журналов-ордеров. Так, например, ведомость № 16 «Движение готовых изделий, их отгрузка и реализация» предназначена для регистрации всех счетов по отгрузке готовой продукции со складов (раздел 2) и расчета фактической себестоимости этой отгруженной продукции (раздел 1). На основе этой расчетной суммы и составляется затем проводка в журнале-ордере № 11: Д-т сч. 45 «Товары отгруженные» К-т сч. 43 «Готовая продукция».  
2.3. Достоинства и недостатки журнально-ордерной формы учета  
Журнально-ордерная форма благодаря множественности журналов позволяет организовать работу в бухгалтерии по отдельным секторам, в которых учет ведется по определенным объектам или процессам и заканчивается составлением типовых разработочных таблиц, ведомостей и журналов-ордеров. Сектор сводного учета или балансовая группа ведет в этом случае Главную книгу, осуществляет анализ, контроль, подготовку и заполнение баланса и других форм отчетности. Параллельная и независимая работа многочисленных секторов в бухгалтерии позволяет организовать работу любого числа работников с нормальной равномерной их загрузкой как по секторам, так и в течение отчетного периода. В этом одно из основных достоинств журнально-ордерной формы учета, позволяющей использовать ее на крупных предприятиях. Применение журналов-ордеров позволяет не составлять мемориальные ордера и не вести регистрационный журнал, ускоряет составление необходимой отчетности без каких-либо дополнительных выборок, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей, сокращает и удешевляет учетный труд, создает предпосылки для применения вычислительной техники и улучшения организации бухгалтерского учета. Однако эта форма имеет и некоторые недостатки. Они заключаются в том, что каждый журнал-ордер имеет свои оригинальные и сложные по построению таблицы, вспомогательные ведомости и разработочные таблицы. Различна техника и методика их ведения, что требует дополнительно значительного времени для ее изучения и освоения. Изначально форма была рассчитана на ручное ведение, что впоследствии затруднило механизацию и автоматизацию учета на ее основе. В настоящее время эта форма учета чаще всего используется как комбинированная, когда отдельные, наиболее трудоемкие участки учета ведутся на основе современной вычислительной техники с автоматизированным способом получения регистров, а менее трудоемкие и сводные участки ведутся без ее применения. Сокращенная журнально-ордерная форма более обозрима и компактна по сравнению с полной и обладает всеми ее достоинствами: однозначной определенностью методики, полной взаимной увязкой таблиц аналитического и синтетического учета, возможностью раздельного ведения учета в регистрах, системной подготовкой данных для заполнения отчетности и другими. Вместе с тем, она также сложна по построению, что вызывает трудности не только в ее изучении, но и при автоматизации. В основе алгоритмов, по которым составляются программы для автоматизации обработки учетной информации, лежит, как правило, одна из ручных форм учета. В вопросе: подлежит ли автоматизации журнально-ордерная форма учета, мнения различных авторов расходятся. Ю.А. Бабаев определяет неполную приспособленность журнально-ордерной формы к машинной обработке как один из главных ее недостатков.

В.П. Астахов  считает, что «основные принципы журнально-ордерной формы учета  в широкой степени согласуются  с возможностями вычислительной техники». По мнению В.И. Стражева в  основе алгоритмов, по которым составляются программы для автоматизации обработки учетной информации, лежат мемориально-ордерная, книжно-журнальная формы - журнально-ордерная форма не упоминается. «Данная форма учета слабо приспособлена для автоматизации», - такой точки зрения относительно журнально-ордерной формы придерживается Ю.Ю. Королев. Он пишет: «Несмотря на изменения, внесенные Министерством финансов в журнально-ордерную форму учета в 1963 году в связи с внедрением счетно-клавишных машин, и все последующие модификации в ее организации, сегодня невозможно «перенести» ее на ПК, не изменив основных информационных связей между учетными регистрами. Больших трудов требует и процесс формализации всех учетных процедур, присущих этой форме бухгалтерского учета». Но, учитывая неприспособленность журнально-ордерной формы учета к автоматизации, то, что она в большей мере ориентирована на ручную обработку учетной информации, нельзя отрицать необходимость ее автоматизации. Постоянно расширяющаяся хозяйственная деятельность приводит к усложнению всего финансово-хозяйственного механизма предприятий, а значит, и информационной системы, отражающей этот механизм. Становится все сложнее оперативно и точно обработать большой объем информации с помощью ручных форм ведения бухгалтерского учета. Все большее количество современных предприятий отдают предпочтение автоматизированным формам учета. Внедрение современных компьютерных технологий – одно из основных направлений развития и совершенствования бухгалтерского учета в Республике Беларусь.  
3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ФОРМ УЧЕТА В УСЛОВИЯХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЭВМ  
3.1. Технологические аспекты обработки информации при использовании компьютеров  
Применение электронно-вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйственных операций. Результатом этого явилось создание принципиально новой формы бухгалтерского учета, которая получила название «автоматизированной». Более правильным представляется назвать ее диалоговой, поскольку ЭВМ на современном уровне их применения из вспомогательного средства становятся определяющим фактором организации учетного процесса. Бухгалтер работает на машине в диалоговом режиме, имея обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных документов. [18, с. 89] Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечивается за счет однократного ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учета и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достигается применением различных программ для ЭВМ. Современный уровень ЭВМ обеспечивает не только универсальный характер их применения исходя из общих методологических подходов организации бухгалтерского учета, но и использование программ, настроенных на конкретное предприятие с учётом предложений заказчика. Учет может осуществляться путем заполнения журнала хозяйственных Операций. Однако формирование корреспонденции счетов может отражаться в данном журнале и после заполнения первичных документов. Пользователь может получать печатные копии заполняемых им первичных документов. Реализован быстрый ввод проводок методом «типовых операций», в основу которого положена типовая корреспонденция проводок. Изменение или добавление типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного текстового редактора. Большой объем памяти ЭВМ позволяет работать с субсчетами всех уровней, что дает возможность без особой сложности выполнять накопительные операции (начисление амортизации, расчет заработной платы и т. п.).

Оборотная и  шахматная ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, а также  баланс и другие выходные формы могут  быть сформированы за любой период и в короткое время. Для некоторых  отчетов возможна детализация вплоть до одной операции. Быстрота и удовлетворение различных пользователей в соответствующей информации на основе единого ее массива — отличительная черта автоматизированной формы бухгалтерского учета. Первичная учетная информация фиксируется на машинных носителях. Эта процедура по операциям, имеющим экономическую однородность производится по заранее определенной структуре записи с последующим вводом в ЭВМ. В качестве машинных носителей информации используются магнитные ленты, магнитные диски, дискеты. Учетными регистрами являются выходные формы, которые содержат всю необходимую информацию по аналитическим и синтетическим счетам. Бухгалтерские записи, отражающие результаты ранее произведенных расчетов и группировок, формируются в ЭВМ автоматически. Обработка массива бухгалтерских записей одновременно по дебету и кредиту синтетических счетов, а также соответствующих объектов аналитического учета позволяет вести обработку указанного массива в пределах каждого основного счета. В то же время, привлекая входящий остаток по данному счету, становится возможным группировать его данные в последовательности, необходимой для составления регистров аналитического учета. Новые способы обработки информации в результате применения ЭВМ не вносят коренных изменений в методологию бухгалтерского учета. Изменяется лишь технология обработки информации. Элементы метода бухгалтерского учета, оставаясь неизменными по своей сущности, лишь видоизменяют свою форму, сообразуясь с условиями автоматизированной обработки учетной информации. В частности, устойчиво формируется тенденция сокращения первичных документов, а также перечня содержащихся в них реквизитов за счет того, что в базе данных наряду с переменными данными представлен массив нормативно-справочной информации. Его содержание включает необходимые нормативные документы по организации бухгалтерского учета, схемы уплаты налогов и налоговых платежей, календарь бухгалтера, нормы естественной убыли товаров и т. п. Возможности ЭВМ позволяют создавать тематические многоуровневые рубрикаторы, с помощью которых можно просматривать тематические подборки документов. Не представляет труда найти конкретный документ, если о нем есть хотя бы приблизительная информация, используя в этих целях режим поисков по реквизитам. Полнотекстовый запрос к базе данных задается на естественном языке либо с использованием выражений формальной логики. Полностью автоматизирована процедура составления корреспонденции бухгалтерских счетов. Обработка информации осуществляется в реальном масштабе времени, причем информация, представленная на отдельном синтетическом счете, может быть расчленена на столько аналитических позиций, на сколько могут быть очерчены границы применения соответствующего измерителя; Единая база данных, основу которой составляет учетная информация, позволяет реализовать задачи, многие из которых находятся за пределами бухгалтерского учета.[9,с.115]  
3.2. Классификация и характеристика бухгалтерских программ  
Наибольшее распространение в нашей республике получили следующие бухгалтерские программы: «1 С:Бухгалтерия 7. 7. », «Инфо-Бухгалтер», «БЭСТ».

Новый этап в  автоматизации бухгалтерского учета  связан с появлением новой версии программы «1С: Бухгалтерия 7.7». С  ее помощью стал возможным многомерный  и многоуровневый аналитический  учет, обеспечивший более тесное взаимодействие функциональных и инструментальных подходов при разработке этой версии, интеграцию функций ведения внутреннего (управленческого) и финансового учета, встраиваемость учетной компоненты в комплексные системы управлением предприятием, базирующиеся на основе программных продуктов платформы V7. Решена задача одновременной работы с несколькими планами счетов, что в переходный период реформирования бухгалтерского учета приобретает особую актуальность. Определенный набор учетных функций, заложенный в алгоритмы программы позволяет реализовать основные учетные процедуры, очерченные рамками теории бухгалтерского учета, а именно: ведение счетов, двойная запись, принцип сбалансированности и т. п. Прикладная часть программы содержит традиционный набор инструментов, характерный для любой бухгалтерской программы — план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты и пр. Однако этот набор включает средства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретной организации независимо от объема ее Деятельности. Это касается не только настройки плана счётов, определения структуры счетов и субсчетов, но и количества уровней и размерности аналитического учета. Эта особенность приводит к мысли, что в условиях автоматизированной обработки данных более правильным является понятие «информационная система бухгалтерского учета», a не «форма бухгалтерского учета», если рассматривать ее характеристику с позиций, определяющих любую функциональную подсистему управления предприятием, При таком подходе формирование информационной системы бухгалтерского учета на базе ЭВМ можно: осуществить в том же разрезе, что и для других функциональных подсистем управления предприятием. Иными словами, речь идет о том, что в условиях применения ЭВМ следует абстрагироваться от специфических черт отдельных функциональных подсистем управления предприятием, положив в основу следующие принципы: • методологическое обеспечение; • организационное обеспечение; • информационное обеспечение; • программное обеспечение; • техническое обеспечение.[8, с. 10] Таким образом, основополагающие принципы автоматизированной формы бухгалтерского учета это: 1. ЭВМ из вспомогательного средства становится определяющим фактором организации труда бухгалтера. 2. Однократный ввод и многократное использование учетных данных. 3. Хранение и обработка массива информации с последующим выведением ее на машинограммы с помощью алфавитно-цифрового печатающего устройства (АЦПУ) или на видеотерминал вплоть до получения результатов и заполнения, соответствующих форм отчетности. 4. Возможность организации бездокументного сбора первичных учетных данных и передачи их в ЭВМ по дистанционным каналам с последующим автоматическим составлением бухгалтерской записи путем использования зависимости между корреспондирующими счетами. Автоматическое печатание регистров синтетического и аналитического учета. 5. Автоматическое получение информации об отклонениях от установленных процедур (норм, нормативов, заданий и т.п.). 6. Получение информации по запросу на любую дату. 7. Автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе данных, отраженных в системе 8. Создание объективных условий, исключающих дублирование показателей учета, путем формирования единого подхода к оценке значимости информационной системы на всех уровнях принятия управленческих решений, прогнозирования, обобщения, оперативного, предварительного и последующего контроля, а также осуществления экономического анализа.[5, с. 127] Дальнейшее развитие автоматизированной формы учета будет связано с дальнейшим углублением аналитичности учета и как следствие деления его на управленческий и финансовый. Эта проблема будет решаться за счет увеличения объема памяти ЭВМ, быстроты обработки информации, повышения квалификации бухгалтеров.  
3.3. Реализация методов бухгалтерского учета в системах автоматизации бухгалтерского учета