Документы, подлежащие хранению в банке

При этом в состав бухгалтерской отчетности включается:

• бухгалтерский баланс;
• отчет о прибылях и убытках;
• приложения к бухгалтерской отчетности;
• аудиторское заключение, подтверждающее достоверность годовой бухгалтерской отчетности;
• пояснительная записка.

Как видно из приведенных цифр, сроки хранения бухгалтерских документов, которые  установлены для акционерных  обществ, соответствуют срокам хранения этих документов, установленных Перечнем.

Сроки хранения налоговых  документов

Согласно первой части Налогового кодекса РФ налогоплательщики  обязаны обеспечивать сохранность  данных бухгалтерского учета и других документов, которые необходимы для  расчета и уплаты налогов в течение 4х лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Кроме того, в течение этого срока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные расходы, произведенные расходы и уплаченные налоги.

Но это еще  не все.

Превышение расходов организации над ее доходами означает, что предприятием получен убыток. В этом случае налоговая база по налогу на прибыль равна нулю. В то же время на сумму такого убытка организация может уменьшить прибыль прошлых лет.

Правила переноса убытка на будущее установлены статьей 283 НК РФ.

Убыток переносится  в полной сумме или частично. Главное, чтобы общая сумма налога на прибыль  не была снижена более, чем на 30%. Если организации не удалось полностью  списать все убытки за один год, то воспользоваться правом переноса убытка на будущее можно в течение 10 лет. Этот период рассчитывается со следующего года после получения убытка.

В течение всего  срока переноса убытка на будущее  организация обязана хранить  документы, которые подтверждают объем  понесенного убытка. Речь идет не только о регистрах налогового учета, но и о первичных документах бухгалтерского учета.

Таким образом, в общем случае налоговое законодательство предусматривает меньший срок хранения бухгалтерских документов, а в  случае переноса убытков на будущее  — больший срок.

Как же быть бухгалтеру?

Как вы помните, для расчета сумм, подлежащих уплате в бюджет по отдельным налогам (НДС, налог на имущество организаций, ЕСН, взносы в ПФР и др.), а также  для составления налоговых регистров  по налогу на прибыль используются данные бухгалтерского учета. Согласно Закону о бухгалтерском учете первичные документы и регистры бухгалтерского учета следует хранить в течение 5 лет.

Кроме того, согласно Перечню отчеты по налогам и сборам (имеются в виду расчеты по налогам  и налоговые декларации) отнесены к бухгалтерским документам. Для годовых отчетов по налогам установлен постоянный срок хранения, а для квартальных отчетов — 5 лет.

Следовательно, срок хранения документов в размере 4 лет, который установлен статьей 23 НК РФ, можно применять только к регистрам налогового учета. В то же время срок хранения этих документов следует увеличить в случае переноса убытков на будущее.

Что касается бухгалтерских  документов, то по ним необходимо применять  наибольший срок хранения бухгалтерских документов из тех, что предусмотрены действующим законодательством (как бухгалтерским, так и налоговым).

Это значит, что  бухгалтерские документы, по которым  установлен срок хранения 5 лет, следует  уничтожать не ранее этого срока, а в случае переноса убытков на будущее — увеличивать срок их хранения до 10 лет.

Как организовать хранение документов

Организация может  поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указываются срок, в течение которого архив обязуется хранить документы. Обычно он составляет 75 лет.

В этом случае расходами  организации по хранению документов будет оплата услуг архива по указанному договору. Услуги по сохранению, комплектованию и использованию архивов, которые оказывают архивные учреждения, освобождены от НДС (подпункт 6 пункта 2 статьи 149 НК РФ). Поэтому вся сумма, перечисленная организацией специализированному архиву, будет уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Если же администрация  организации решила самостоятельно хранить документы, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранения документов.

Этим документом может быть, например, Положение о хранение документов, утвержденное приказом генерального директора. В нем необходимо определить:

• виды документов, подлежащих обязательному хранению;
• структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;
• порядок поступления документов на хранение;
• сроки хранения;
• порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
• меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;
• порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;
• другие вопросы.

Организация собственного архива предполагает и создание соответствующей  архивной службы, а также закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.

Затем необходимо разработать Положение об экспертной комиссии, которая будет проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в организации (пункт 3.1 Указания по применению Перечня). Положение утверждается руководителем. Он своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии.

В состав комиссии включаются, как правило, наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее 3х человек. Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса из окружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения и уничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей с хранением документов у организации не будет.

Экспертная комиссия создает номенклатуру дел со сроками хранения документов, то есть систематизирует все имеющиеся документы по видам и датам и составляет перечень наименований дел.

Для этого необходимо разобрать документы по годам  и прошить их в хронологическом  порядке.

По общему правилу  обработанные первичные документы, которые относятся к определенному  учетному регистру (например, кассовые или банковские документы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы в этих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу. В деле может быть не более 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см.

Особый порядок  предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, необходимо хранить в специальных журналах. Такое требование установлено постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 «Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Когда все документы  систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должны быть утверждена руководителем предприятия.

Для хранения документов необходимо отвести специальное  помещение. Документы должны располагаться  в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а  также предохраняющих их от пыли и  воздействия солнечного тепла.

Для организации, которая имеет собственный архив, основные затраты по хранению документов включают расходы на аренду помещения, коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры, влажности и т.д.) и на оплату труда работников архива.

Эти расходы  связаны с управлением организацией. Поэтому в бухгалтерском учете они учитываются на счете 26 «Общехозяйственные расходы». В целях налогообложения указанные затраты учитываются в составе прочих расходов организации (подпункт 18 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссия выделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них Акты в произвольной форме. Документы отбираются путем просмотра каждого листа дела.

Акты  о выделении документов с истекшим сроком годности к уничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации. После этого документы, перечисленные в Акте, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Учтите, что использовать в хозяйственной деятельности документы, подлежащие уничтожению, нельзя. Дела, срок хранения которых истек, передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самой организацией.

Если документы  отправляются в утиль, то передача дел специализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом или накладной. В ней необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можно непосредственно в организации на бумагорезательной машине. В этом случае экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения устаревших документов, составив соответствующий Акт.

Ответственность за нарушение порядка  и сроков хранения документов

Согласно Закону о бухгалтерском учете ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов несет руководитель организации.

За нарушение  архивного законодательства руководителя организации также могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. (статья 13.20 КоАП РФ).

Предприятие или  его должностные лица могут оштрафовать  также за отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых  для осуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговики и таможенники (статья 15.6 КоАП РФ, статья 126 НК РФ).

Ненадлежащее  хранение документов бухгалтерского и  налогового учета могут проверять  налоговые органы. Так налоговики вправе наложить штраф (от 20 до 30 МРОТ) на должностных лиц организации за нарушение установленного порядка и сроков хранения бухгалтерских учетных документов (статья 15.11 КоАП РФ).