Документы, подлежащие хранению в банке

                              ЭФ ПГМСК 
 
 
 

                              РЕФЕРАТ

  На тему: «Документы, подлежащие хранению  в банке». 
 
 
 
 

                                                                    

                                                                 Выполнила студентка гр. БД-39

                                                                                      Вразовская Ольга

                                                                               Проверила преподаватель:

                                                                                        Пашкина И.Н.

                                                                                                   Оценка: 
 
 
 

                                                  2011г.

Срок  хранения бухгалтерских  документов

Первичные учетные  документы, регистры бухгалтерского учета  и бухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен в соответствии с правилами организации  государственного архивного дела, но не менее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Закона о бухгалтерском учете).

Для определения  конкретных сроков хранения тех или  иных документов применяется перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года (далее — Перечень).

В графе 3 таблицы  этого Перечня приведены сроки  хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет  значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.

Обратите внимание! Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида:

• документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;
• документы, которые должны храниться постоянно.

Временные сроки хранения, то есть сроки хранения, установленные в годах (например, 1 год, 5 лет, 75 лет), используются абсолютно всеми организациями.

Как правило, срок хранения бухгалтерских документов установлен Перечнем в размере 5 лет.

Расчет срока  хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.

Расчет срока  хранения для некоторых документов имеет свои особенности.

Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов

Для некоторых  бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения.

Например, лицевые  счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет. В случае отсутствия в организации лицевых счетов, в течение такого же срока хранятся документы:

• на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости);
• о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

В то же время  образцы подписей материально ответственных  лиц, утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минования надобности. Это значит, что указанные документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.

В течение только 1 года необходимо также хранить месячные бухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности, переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.

Особое  внимание необходимо обратить на срок хранения некоторых документов в случае, когда в организации начинается проверка, возникает спор или разногласие, заводится следственное или судебное дело.

Имеются в виду:

• бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т. д.);
• оборотные ведомости;
• первичные документы и приложения к ним, в которых зафиксирован факт совершения хозяйственных операций (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме и сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и др.);
• документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работ, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка);
• документы на выдачу заработной платы, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные и расчетно-платежные ведомости);
• доверенности на получение материальных ценностей;
• документы об инвентаризации имущества организации (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости);
• книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями, приходно-расходных кассовых документов, счетов, платежных поручений, депонированной заработной платы, доверенностей, имущества предприятия.

Документы с  временным сроком хранения, которые  имеют отношения к указанным  событиям, нужно хранить до завершения проверки или до принятия окончательного решения по спорным ситуациям. Даже если срок хранения, установленный Перечнем по этим документам, уже истек.

Постоянные  сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов. К ним относятся:

• государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;
• негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.

Что касается организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом:

• государственные и муниципальные организации — 10 лет;
• негосударственные организации — не менее 10 лет.

Причем, дальнейший срок хранения таких документов негосударственные организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического использования этих документов.

К таким документам относятся:

Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации  обязаны хранить в течение  всей своей деятельности вплоть до ликвидации. Например:

• сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы);
• передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;
• документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения);
• документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки);
• паспорта сделок;
• книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.

Обратите  внимание! Перечислены только те документы, которые указаны в разделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня. В то же время количество документов, которые организация обязана хранить в течение срока своей деятельности, гораздо больше. Они располагаются в других разделах Перечня («Планирование деятельности», «Финансирование деятельности», «Статистический учет и отчетность», «Правовое обеспечение деятельности» и др.).

К ним относятся:

• учредительные документы;
• протоколы общих собраний акционеров;
• документы на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (свидетельствам, договорам),
• документы по регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.;
• документы по аттестации, аккредитации, сертификации;
• реестры акционеров;
• реестры владельцев ценных бумаг;
• списки аффилированных лиц и лиц, имеющих право на дивиденды;

и т. д.

Снижать сроки хранения, которые  установлены Перечнем, организация не может. В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Постановлением  ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс утверждено «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». В отношении бухгалтерских документов положением установлены следующие сроки. Документы бухгалтерского учета акционерного общества должны храниться не менее 5 лет.

Документы бухгалтерской  отчетности АО хранятся в зависимости  от вида отчетности. Сводная (консолидированная) годовая отчетности и годовая  отчетность подлежат постоянному хранению. Квартальные отчеты необходимо хранить не менее 5 лет, а месячную бухгалтерскую отчетность — не менее 1 года.