Документальное оформление и учет поступления основных средств в организации

Инвентарная карточка будет заполнена  так: см.Приложение 1

 

 

 

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке применительно к Общероссийскому классификатору основных фондов, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов - по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).

 При наличии большого количества объектов основных средств по месту их эксплуатации (нахождения) учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе, содержащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.

Инвентарные карточки на принятые к  бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также списанные с  бухгалтерского учета в течение  отчетного месяца находятся до конца  месяца обособленно от инвентарных  карточек других основных средств.

Аналогичные инвентарные карточки или инвентарная книга могут  заводиться на арендованные основные средства, учитываемые организацией на забалансовых счетах.

Инвентарные карточки суммарно сверяются  с данными синтетического учета  основных средств.

 

4.  Документальное  оформление и аналитический учет  поступления основных средств.

 

4.1. Формирование  и учет поступления основных  средств

Основные средства предприятий  формируются в результате:

• капитальных инвестиций (сооружения, изготовления, приобретения);
• взноса учредителей в уставный капитал предприятия;
• аренда, лизинг;
• внутреннее перемещение;
• в порядке безвозмездной передачи другими хозяйствами.

Аналитический учет капитальных инвестиций ведется соответственно по видам  основных средств, другим материальным необоротным активам, нематериальным активам, а также по отдельным  объектам капитальных вложений (инвентарным  объектам).

На организацию учета капитальных  инвестиций влияет способ выполнения работ: подрядным способом (то есть специализированными организациями  на договорных началах) или хозяйственным  способом (то есть силами и средствами самого предприятия).

При подрядном способе выполнения работ учет материальных, трудовых и финансовых затрат на выполняемые работы осуществляет сам подрядчик. Предприятие-заказчик, в данном случае, осуществляет только учет затрат на капитальные инвестиции и ведет расчеты с подрядчиком за выполненные и принятые по актам работы.

Основные средства поступают на предприятие в порядке капитальных  вложений, за исключением случаев  передачи эксплуатируемых объектов основных средств в счет уставного  капитала акционерного предприятия  или товарищества с ограниченной ответственностью и безвозмездно от физических и юридических лиц.

Под капитальными вложениями понимаются вложения денежных средств предприятием в новое строительство и приобретение, реконструкцию, расширение и техническое  перевооружение мощностей уже действующих  объектов основных средств. На этапе  образования предприятие может  получать основные средства от учредителя в качестве вклада в уставной капитал. Первоначальной стоимостью основных средств  внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, признается их денежная оценка, согласованная  учредителями (участниками) организации. В пределах данной суммы учредитель (участник) может внести свой вклад  основными средствами. При передаче основных средств приводят их перечень, указывают их первоначальную стоимость, износ и цену соглашения, по которым  их вносят в счет уставного капитала. Одновременно должна быть передана вся  техническая документация на эти  объекты основных средств

Основные средства могут быть:

• приобретены у поставщиков;
• созданы в организации.

Основные средства, полученные от поставщиков, приходуют на основании  товаросопроводительных документов и акта (накладной) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1).

 

 

 

 

4.2. Акт (накладная) приемки-передачи  основных средств

(форма N ОС-1)

 

Для акта (накладной) приемки-передачи основных средств предусмотрен типовой  бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а

Применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов, поступивших путем:

• приобретения за плату у других организаций;
• строительства хозяйственным или подрядным способом;
• получения от других организаций и лиц в безвозмездное пользование;
• внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал;
• получения в хозяйственное ведение или оперативное управление;
• взятия в аренду с последующим выкупом;
• поступления по акту дарения;
• передачи в совместную деятельность и доверительное управление;
• передачи в обмен на другое имущество и другими способами, не противоречащими действующему законодательству.

Документ применяется для учета  ввода объектов в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда  ввод объектов в действие должен в  соответствии с действующим законодательством  оформляться в особом порядке, для  оформления внутреннего перемещения  основных средств из одного структурного подразделения организации в  другое, для оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава  основных средств при передаче, продаже  другой организации.

При оформлении приемки основных средств  акт (накладная) составляется в одном  экземпляре на каждый отдельный объект членами приемочной комиссии, назначенной  распоряжением (приказом) руководителя организации. В состав комиссии, как  правило, включают работников бухгалтерии  и технических специалистов, способных  оценить состояние основных средств. Акт (накладная) после его оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером  и утверждается руководителем организации  или лицом, на это уполномоченным.

При оформлении внутреннего перемещения  основных средств акт (накладная) выписывается в двух экземплярах работником структурного подразделения организации-сдатчика. Первый экземпляр с распиской  получателя и сдатчика передается в  бухгалтерию, второй - структурному подразделению  организации-сдатчика.

Выбытие основных средств в результате продажи или передачи сторонним  организациям оформляется актом (накладной), на основании данных которого в бухгалтерии организации делается соответствующая запись в инвентарной карточке учета основных средств (форма N ОС-6).

Износ объекта определяется по методике Госкомстата России.

 

Постановлением Госкомстата РФ от 28 января 2002 г. N 5 настоящие указания по применению и заполнению унифицированной формы N ОС-1 дополнены абзацем следующего содержания:

 

Допускается составление общего Акта (накладной) приемки - передачи основных средств по форме N ОС-1, оформляющего приемку группы однотипных объектов основных средств, если эти объекты  имеют одинаковую стоимость и  приняты в одном календарном  месяце.

 

 

В графе 11 "Норма амортизации, % или  сметная ставка" указывают норму, по которой на основное средство будет  начисляться амортизация в течение  всего срока его эксплуатации.

Графу 11 заполняют, если амортизация  начисляется линейным способом или  способом уменьшаемого остатка.

Если же амортизация начисляется  одним из двух других способов, то в  этой графе делают соответствующую  пометку (например, "По сумме чисел  лет срока полезного использования" или "Пропорционально объему выпущенной продукции").

Срок полезного использования  объекта основных средств вы можете установить самостоятельно (например, исходя из ожидаемого срока его эксплуатации). Примерные сроки полезного использования  для всех групп основных средств  приведены в постановлении Правительства РФ от 1 января 2002 г. N 1.

В графе 12 "Код"/"Нормы амортизационных  отчислений" можно указать номер  группы, к которой принадлежит  основное средство.

Акт подписывают все члены комиссии, работники, принявшие и сдавшие  основное средство, главный бухгалтер  и утверждает руководитель организации. Оформленный акт передают в бухгалтерию.

На основании акта бухгалтер  должен сделать соответствующие  проводки:

Дебет 08 Кредит 60 (75, 76, 98-2, ...)

оприходован объект основных средств;

Дебет 01 Кредит 08

объект основных средств  введен в эксплуатацию.

Объекты основных средств  стоимостью не более 10 000 рублей можно  списывать на затраты по мере их отпуска в производство или эксплуатацию (п.1 ст.256 НК РФ, п.18 ПБУ 6/01).

Для этого сделайте в учете  запись:

Дебет 20 (23, 26, 29, 44, ...) Кредит 01

списана стоимость объекта  основных средств.

 

 

Пример

ЗАО "Актив" приобрело сервер Hewlett Packard 340/S (паспорт N 53872017, заводской  номер 6596-84, дата выпуска - май 2001 года, инвентарный номер 000106).

В сопроводительных документах была указана краткая характеристика сервера:

P-II 400/64/SCSI 9,16 GB/CD-ROM/Клавиатура/Мышь.

Сервер был оприходован на склад N 3, а затем передан для эксплуатации в бухгалтерию "Актива". Стоимость  сервера - 20 500 руб. (без НДС), срок полезного  использования - 5 лет.

Акт будет оформлен так: см. Приложение 2.

 

 

 

Если же основные средства требуют  монтажа (например, прикрепления к фундаменту, полу, межэтажным перекрытиям), то на основании  товаросопроводительных документов поставщика оформляют акт о приемке оборудования (форма N ОС-14).

 

 

4.3. Акт о приемке оборудования (форма N ОС-14)

 

Для акта предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Акт оформляют в 2 экземплярах:

• первый экземпляр передают вместе с оборудованием на склад;
• второй экземпляр - в бухгалтерию.

Акт составляет комиссия, назначаемая  приказом руководителя.

Если монтаж поступившего оборудования будет осуществлять подрядная организация, то в состав комиссии может быть включен ее представитель. Принимая оборудование для установки, он должен подписать акт. В этом случае акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма N ОС-15) не оформляют, а представителю подрядной организации передают один экземпляр акта о приемке оборудования (форма N ОС-14).

Бухгалтер должен заполнить  в акте графу "Корреспондирующий  счет" и сделать проводку:

Дебет 07 Кредит 60 (76)

оприходовано оборудование, требующее монтажа.

 

Пример

22 июля 2002 года ЗАО "Актив"  приобрело у ООО "Пассив" деревообрабатывающий станок (паспорт  N 53872017, гарантийный талон N 12037). Стоимость  станка - 20 500 руб. Станок требует  специальной установки (монтажа).

Акт о приемке оборудования будет  оформлен так: см.Приложение 3

 

Основные средства, созданные  в организации, приходуют на основании  акта (накладной) приемки-передачи основных средств. Объекты основных средств, приобретенные у поставщиков, приходуются на балансе по документам поставщика, на которых материально ответственное лицо должно расписаться в получении этих ценностей с указанием даты оприходования.

 

4.4. Акт о выявленных  дефектах оборудования

(форма N ОС-16)

 

Форма N ОС-14 применяется для оформления поступившего на склад оборудования для установки. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается  приемной комиссией.

При осуществлении монтажных работ  подрядным способом в состав приемной комиссии входит также представитель  подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации  расписывается непосредственно  в акте, и ему передается копия  акта.

В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад, "Акт о приемке оборудования" (форма N ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру.

На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания  оборудования составляется "Акт  о выявленных дефектах оборудования" (форма N ОС-16).