Документация, ее заполнение и порядок заполнения

24

Содержание

1. Документация, ее значение, порядок заполнения:

   1.1. Документ, как элемент метода бухгалтерского учета.                                                        2

   1.2. Классификация регистров бухгалтерского учета.                                                        7

   1.3. Внесение исправлений в первичные учетные документы.                                          9

2. Практическая часть:

   2.1. Журнал регистрации хозяйственных операций.                                                              12

   2.2. Счета.                                                                                                                                                    16

   2.3. Оборотно - сальдовый баланс.                                                                                            19

   2.4. Бухгалтерский баланс на начало и конец отчетного года.                                    21

3. Список использованной литературы.                                                                                            24

1. Документация, ее значение, порядок заполнения

1.1. Документ как элемент метода

бухгалтерского учета

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н, в бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция регистрируется на особых бланках — документах. Под документом понимается письменное свидетельство, удостоверяющее личность, служебные полномочия, правовые взаимоотношения, какие-либо действия, факты. Бухгалтерский документ – письменное свидетельство, удостоверяющее право на совершение хозяйственной  операции и сам факт ее совершения. Документы в практике ведения бухгалтерского учета имеют очень большое значение, и прежде всего каждая хозяйственная  операция только тогда считается совершенной, если она оформлена соответствующим документом. Систематическое оформление хозяйственных  операций документами обеспечивает достоверность учетных данных. Документация является составной частью метода бухгалтерского учета и средством текущего контроля за хозяйственной деятельностью организации. Документы, надлежащим образом оформленные, имеют юридическую, доказательную силу при разрешении споров, возникающих у одной организации с другими или с отдельными лицами. С помощью документов осуществляется контроль над всей работой предприятия со стороны руководителей, которые, подписывая документ, несут полную ответственность за целесообразность и законность совершаемой хозяйственной операции. Документация, которая составляется в процессе хозяйственной деятельности предприятия, называется первичным учетом. Так как все первичные документы составляются административно-хозяйственным и инженерно-техническим персоналом, то ответственность за первичный учет несут и они.

Бухгалтерские документы имеют следующую классификацию.

Бухгалтерские документы по происхождению:

Внешние (счета-фактуры, авизо, письма, договора и т. д.)

Внутренние (кассовые ордера, наряды, требования, авансовые отчеты и т. д.)

по назначению:

Распорядительные (приказы, кассовые ордера, требования и т. д.)

Оправдательные (расписки, акты приема, авансовые отчеты и т. д.)

Учетные (кассовая книга, карточки, ведомости и т. д.)

по объему:

Простые (расписка, накладные, требования и т. д.)

Сложные (наряды, авансовые отчеты, ведомости, расчетно-платежные и т.д.)

Реквизиты документов

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) подписи правомочных на то лиц.

Требования к первичным учетным документам и общие правила

их составления

Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129_ФЗ «О бухгалтерском учете» и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г.

№ 34н).

В п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» и в п.12 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, которые могут создаваться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях информации. В последнем случае, согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета, организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий.

Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин является, например, выражение в бухгалтерской практике «записать красным». Это означает, что произведена сторнировочная запись (записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ «красное сторно»).

Сокращения в бухгалтерских документах или неполное указание каких-либо реквизитов должны быть либо общепринятыми, либо понятными, не опускающими двоякого толкования.

Допустимость того или иного сокращения зависит от конкретных условий, но в любом случае следует позаботиться, чтобы сделанные вами сокращения были понятны не только вам. Прибегать к каким-либо сокращениям, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невозможно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.

Положением по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.

Согласно пункту 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) код формы;

3) дату составления;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных выше должностных лиц.

В пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также: наименование организации, от имени которой составлен документ; расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ.

Поскольку Положение по ведению бухгалтерского учета является подзаконным нормативным актом и не может устанавливать новые нормы, то формально требование о расшифровке подписей на документах и указание наименования организации, от имени которой составлен документ, можно оспорить, а документ, в котором отсутствуют эти реквизиты, не может быть признан недействительным.

Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 13) предприятиям предоставлено право помимо указанных выше обязательных реквизитов включать в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации на конкретном предприятии.

Как правило, предприятиями используются следующие дополнительные реквизиты: номер документа; адрес предприятия; основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т. п.); другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Право подписи первичных учетных документов

В соответствии с пунктом 14 Положения по ведению бухгалтерского учета, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

1.2. Классификация регистров бухгалтерского учета

В соответствии с п. 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации,  которая находится в принятых к учету первичных документах, для отражения на синтетических счетах бухгалтерского учета, а также в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на дисках, дискетах и иных компьютерных носителях.

На основании Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности можно утверждать, что хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной предприятия.

Лица, которые имеют доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, должны хранить коммерческую тайну. За разглашение коммерческой тайны они, как правило, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Учетные регистры бухгалтерского учета по характеру регистрации в них учетных данных делятся на:

1) хронологические (предназначены для последовательной записи операций по мере их совершения и выполняют контрольную функцию);

2) систематические (предназначены для классификации хозяйственных операций по видам средств и характеру хозяйственных процессов).

По объему учитываемых сведений делятся на:

1) синтетические регистры (отражают и контролируют хозяйственные операции в обобщенном виде по группам средств);

2) аналитические регистры (отражают специфические особенности и отдельные виды хозяйственных операций).

По внешней форме делятся на:

1) книги;

2) свободные листы;

3) карточки.

По построению в них реквизитов делятся на:

1) односторонние;

2) двухсторонние;

3) табличные.

Связь учетных регистров необходима для автоматизации формирования бухгалтерских проводок в процессе ввода сведений об операции. Эта взаимосвязь обеспечивает многократность изменения хозяйственной операции.

1.3. Внесение исправлений в первичные

учетные документы

Согласно п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправление производится в следующей последовательности:

1) зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения;

2) рядом с зачеркнутой делается верная запись;

3) рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»;

4) лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на...» и ставит дату исправления;

5) документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его с ранее сделанной записью;

6) лица, подписывающие документ после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.