Делопроизводство в бухгалтерии: график документооборота. Этапы работы с документами

     Бухгалтерская документация, являющаяся частью управленческой документации любой компании, включает в себя первичные учетные документы, бухгалтерские регистры, а также бухгалтерскую отчетность. Примерный состав видов бухгалтерской документации определен Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

     Так как делопроизводство представляет собой полный цикл работы с документами, начиная от момента их создания или  получения до завершения исполнения, то, конечно же, управление бухгалтерской  документацией, как и любой другой, следует рассматривать в разрезе  следующих составляющих:

     - движение бухгалтерских документов  организации в соответствии с  графиком документооборота;

     - контроль их исполнения;

     - хранение в архиве.

     Рассмотрим  этапы работы с документами на примере Штатного расписания (унифицированная форма № Т-3).

     Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, отражающий структуру организации. В нем содержится полный перечень должностей с указанием их количества и размеров окладов и различных  премий и надбавок, которые существуют в данной организации по отношению  к той или иной должности.

     В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной  документации по учету труда и  его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (Постановление №1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

     Штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

     – позволяет четко проследить организационную  структуру компании (ее структурные  подразделения);

     – закрепляет штатную численность  структурных подразделений и  количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

     – позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;

     – устанавливает и закрепляет размеры  надбавок;

     – облегчает отслеживание вакансий и  осуществление подбора персонала  на данные вакансии.

     После принятия решения о необходимости  составления штатного расписания, может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

     Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, в крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы.

     Утверждается  штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации  или уполномоченным им на это лицом. Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

     Даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

     С учетом того, что заработная плата  начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить  в действие с первого числа  месяца.

     Штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

     Составление штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы     № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

     Далее следует заполнение граф, содержащихся в унифицированной форме №  Т-3.

     После внесения данных во все графы следует  заполнить строку «Итого», расположенную  внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы  окладов, надбавок и сумма месячного  фонда заработной платы по вертикальным столбцам.

     Оформленное штатное расписание подписывают  руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность  по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер  организации.

     В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить  можно, но не обязательно.

     Внесение  изменений. Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

     Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное  расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером.

     Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.

     В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно  использовать следующие: «Об изменении  штатного расписания», «О частичном  изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное  расписание» и др. В приказе  следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации  и т.п.).

     Проверка  правильности составления штатного расписания бухгалтерией на соответствие информации, содержащейся в штатном  расписании и трудовых договорах.

     После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в  нем с данными в трудовых договорах. Если информация расходится (обычно неверно указывается заработная плата или указывается просто «Заработная плата согласно штатному расписанию», что является нарушением Трудового кодекса Российской Федерации и может повлечь за собой штрафные санкции; даты подписания договора приходятся на выходной день; подпись представителя Работодателя не соответствует лицу, заявленному как представитель – например, вместо генерального директора расписался его заместитель), то договоры необходимо переделать.

     Если  договор оформлен правильно, но позже  были внесены изменения (повышение  оклада, перевод сотрудника на другую работы), то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику. Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику.

     Контроль  за исполнением штатного расписания. Контроль за исполнением штатного расписания возлагается на отдел кадров приказом руководителя. Контроль, осуществляемый отделом кадров согласуется с бухгалтерией.

     Хранение  штатного расписания.

     Оформленные штатные расписания и изменения  к ним должны храниться в организации  постоянно, что определено, в частности, пунктом 32 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом России 6 октября 2000 г.

     Проекты штатных расписаний, а также иные документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению  должны храниться в течение 3 лет  после утверждения штатных расписаний.

     Учитывая  тот факт, что оформленные штатные  расписания не содержат конкретных фамилий  работников, занимающих соответствующую  должность, на его основе в организации может формироваться документ, который носит название "Штатная расстановка". Для его составления достаточно в типовую форму штатного расписания добавить графу с наименование "Ф.И.О. работника". Храниться указанный документ должен 75 лет (пункт 34 Перечня). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Неотъемлемой  частью ведения бухгалтерского и  налогового учета является документооборот, правила организации которого и технология обработки всей учетной информации утверждаются руководителем при утверждении учетной политики компании. Напомним, что в общепринятом значении под документооборотом понимается прохождение каждым бухгалтерским документом всех этапов движения от момента его создания до передачи в архив.

     Однако  движение бухгалтерских документов требует определенной системы управления, которая достигается путем делопроизводства в бухгалтерской службе, под которым  понимается не что иное, как документирование фактов хозяйственной деятельности и организация всей дальнейшей работы с бухгалтерскими документами.

     Причем  делопроизводство в бухгалтерии  представляет собой, как правило, составную  часть общей системы делопроизводства, применяемой в организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Библиографический список

1. "Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

2. Квитковская, П.Ю. Делопроизводство в бухгалтерии / П.Ю. Квитковская// Российский бухгалтер. – 2007. - №1.

3. Лемеш, В. График документооборота по учёту труда и заработной платы

/В. Лемеш// Заработная плата. – 2007. – №2.

4.  Рогожин,  М.Ю. Делопроизводство и документооборот  в бухгалтерии. – М.: ГроссМедиа, 2009. – 248с.

5. Рогожин  М.Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2011. –   178с.

6. Семенихин,  В.В.    Делопроизводство в бухгалтерии: у каждого документа свой путь и своё место / В.В. Семенихин // Новая бухгалтерия. – 2009. - №2.