Делопроизводство в бухгалтерии: график документооборота. Этапы работы с документами

 

Правительство Республики Коми

Автономное  образовательное учреждение высшего

профессионального образования Республики Коми

КОМИ  РЕСПУБЛИКАНСКАЯ АКАДЕМИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ И УПРАВЛЕНИЯ

(АОУ  ВПО КРАГСиУ)

Факультет управления 

Контрольная работа

«Делопроизводство в бухгалтерии: график документооборота.

Этапы работы с документами» 

                                                                                     Исполнитель:

                                                                                     Иванова О.А.

                                                                                         Научный руководитель:

                                                                                     Хохлова И.Ю. 
 

Сыктывкар

2011 

Содержание

Введение

1.1. Организация  делопроизводства в бухгалтерии

1.2. График документооборота  бухгалтерии: назначение, порядок  

разработки и  уточнения

1.3. Этапы работы  с документами 

Заключение 

Библиографический список 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Бухгалтерский труд, как известно, "завязан" на использовании первичных документов, ведь они необходимы для документального  подтверждения доходов и расходов фирм. Несмотря на то, что законодательство довольно полно регламентирует порядок работы с бухгалтерскими документами, бухгалтерия, как и любое другое структурное подразделение компании, должна иметь свое делопроизводство, которое бы обеспечивало наиболее оптимальную технологию обработки документации.

     Именно  в бухгалтерии организации посредством  применения упорядоченной системы  сбора, регистрации и обобщения  информации в денежном выражении  об имуществе, обязательствах фирмы, а  также их движении собираются все  сведения, которые используются руководством в дальнейшем для принятия необходимых  управленческих решений. Заметим, что  качественное ведение бухгалтерского учета, а также своевременное  отражение результатов деятельности компании в бухгалтерской и налоговой  отчетности оказывают значительное влияние не только на эффективную  деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.

     Цель  – раскрыть сущность документооборота в делопроизводстве бухгалтерии.

     В рамках реализации поставленной цели, необходимо решить ряд задач:

     - рассмотреть организацию делопроизводства  в бухгалтерии;

     - изучить график документооборота  бухгалтерии;

     - рассмотреть процедуру работы  с документами по этапам. 
 

1.1. Организация делопроизводства в бухгалтерии

     Организация делопроизводства - это установление правил управления, в соответствии с которыми происходит движение документов.

     Для организации делопроизводства бухгалтерии  предприятия его руководством может быть выбран  децентрализованный,  централизованный  или  смешанный  (комбинированный)  способ.

     Выбор  в  пользу  одного  из  указанных  способов,  как  правило,  производится  в  зависимости  от следующих обстоятельств:

     1. Организационная структура предприятия.

     2. Характер (сущность и размах) уставной  деятельности предприятия.

     3. Место бухгалтерии (иного аналогичного  подразделения или должностного лица) в системе управления предприятием.

     4. Объем общего и бухгалтерского  документооборота.

     Документооборот  -  упорядоченное  перемещение  документов  от  одного  структурного подразделения (должностного лица) к другому с момента их поступления (создания) до момента помещения в дела предприятия.

     Кроме  того,  при  выборе  способа  организации  делопроизводства  бухгалтерии  предприятия обычно  учитываются  предписания  Государственной  системы  документационного  обеспечения управления (ГСДОУ.   Основные   положения.   Общие   требования   к   документам   и   службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.).  К  примеру,  в  соответствии  с  ГСДОУ  регистрация  документов,  поступающих  на предприятие  (т.н.  входящих,  см.  далее),  а  также  документов,  образующихся  в  его  повседневной (внутренней) деятельности (т.н. внутренних, см. далее), обычно производится децентрализовано, т.е.   непосредственно   в   структурных   подразделениях   (участках  документирования),   которым указанные документы предназначены (в которых они созданы).

     Хранение  документов,  а  также  их  формирование  в  дела предприятия,  согласно  ГСДОУ, может  быть  организовано  как  децентрализованным,  так  и  централизованным  способом,  причем последнее  в  наибольшей  степени  присуще  предприятиям  со  сравнительно  небольшим  объемом документооборота  и  несложной  организационной  структурой.  Что  касается  первичной,  а  также последующей  автоматизированной  обработки  документов,  то  она  обычно  осуществляется  на предприятии централизованно: в первом случае - в экспедиции или на соответствующем участке службы   делопроизводства   (документационного   обеспечения   управления),   а   во   втором   -   в вычислительном центре, отделе (группе) обработки информации и т.п.

     Децентрализованный  способ  ведения  бухгалтерского  делопроизводства  в  общем  случае внедряется    и    применяется    на    предприятиях    со    сложной    организационной    структурой (предусматривающей, в частности, функционирование обособленных структурных подразделений (филиалов    или    представительств))    -    и    (или)    децентрализованной    системой    общего делопроизводства предприятия (централизация управления документами (и концентрация последних в одном месте) при этом может иметь место только на этапе их подготовки к передаче в архив.).

     Централизованный  способ  ведения  бухгалтерского  делопроизводства  -  в  общем  случае внедряется   и   применяется   на   предприятиях   с   несложной   организационной   структурой   (в частности, на малых предприятиях) и (или) централизованной системой общего делопроизводства предприятия (централизованный  способ  ведения  бухгалтерского  делопроизводства  не  исключает, однако, исполнения документов непосредственно на рабочих местах исполнителей).

     Во  всех  остальных  случаях  для  ведения  бухгалтерского  делопроизводства,  как  правило, применяется  смешанный  (комбинированный)  способ,  в  соответствии  с  которым,  как  отмечалось ранее,  часть  операций  (видов  работ)  по  обработке  документов  производится  централизованно, например, в единой службе делопроизводства предприятия, а другая их часть – непосредственно по месту назначения (создания) документов, в том числе бухгалтерских.  
 
 
 

 
 

     Небольшие организации, имеющие сравнительно небольшой объем документооборота, как правило, останавливают свой выбор на централизованной форме делопроизводства, являющейся самой оптимальной с точки зрения организации труда делопроизводственного персонала. Те же компании, у которых имеется сложная производственная структура, применяют децентрализованную форму, все остальные - смешанную форму. 
 

1.2. График документооборота бухгалтерии: назначение, порядок разработки и уточнения

     Эффективное   управление   бухгалтерской   документацией   предприятия   невозможно   без установления и поддержания строго определенного порядка обработки документов. Решение этой важной   задачи   бухгалтерского   делопроизводства   обеспечивается   посредством   разработки особого документа - графика документооборота.

     График  документооборота - это документ, устанавливающий  рациональный порядок (сроки и очередность)   обработки   бухгалтерских   документов   с   учетом   их   количества   и   исходя   из потребности    бухгалтерской    службы    в    документированной    информации.    Функциональное назначение графика заключается  в минимизации материальных и  временных затрат на обработку бухгалтерских  документов, создании оптимальных условий  для работы с указанными документами  должностных  лиц  предприятия  и,  в  конечном  счете,  в  повышении  эффективности  деятельности бухгалтерской службы предприятия  в целом.

     Помимо  разработки номенклатуры дел бухгалтерии, в обязанности делопроизводственной группы входит и разработка графика  документооборота. Причем результативного  управления бухгалтерскими документами  можно достигнуть только посредством  строгого соблюдения указанного графика  всеми его исполнителями.

     Работу  по составлению данного графика  организует главный бухгалтер, а  непосредственной его разработкой  занимаются делопроизводители во взаимодействии с общей службой делопроизводства компании и архивом.

     График  документооборота является регламентом, закрепляющим оптимальный режим (сроки  и очередность) обработки всей бухгалтерской  документации, поступающей в организацию.

     При его разработке следует помнить, что он должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать  оптимальное число подразделений  и исполнителей для прохождения  каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом он должен способствовать улучшению всей учетной  работы в организации, усилению контрольных  функций бухгалтерского учета, а  также повышению уровня механизации  и автоматизации учетных работ.

     Оформляется график документооборота в виде таблицы, схемы или в виде перечня работ  по созданию, проверке и обработке  документов, выполняемых каждым исполнителем, с указанием их взаимосвязи и  сроков выполнения работ.

     Обычно  используется табличный вариант  графика документооборота, примерная  форма которого предложена Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105. Утверждает график документооборота руководитель организации.

     Как правило, ознакомление с утвержденным графиком документооборота каждого  его исполнителя осуществляется посредством вручения ему выписки  из графика, в которой перечислены  все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, а также указаны адреса и сроки представления документов.

     График  документооборота осуществляет и контроль исполнения бухгалтерских документов, причем контрольные мероприятия включают в себя как сроки исполнения бухгалтерских документов, так и качество их исполнения.

     После надлежащего исполнения документа  он помещается в соответствующее  дело.

     Для  составления  проекта  графика  документооборота  обычно  используются  следующие исходные данные:

- перечень  документов,   подлежащих  исполнению  (в  целом  по   бухгалтерской   службе  и отдельно - по ее структурным подразделениям);

- перечень  исполнителей,  допущенных  к  подготовке  соответствующих  видов  бухгалтерских документов;

- сроки исполнения документов;

- типовые технологии обработки документов.

     Проект   графика   документооборота   утверждается   приказом   руководителя   предприятия.

     Выписки     из     графика     документооборота     передаются     исполнителям     (соответствующим подразделениям) для применения в практической деятельности.

     Ответственность  за  соблюдение  графика  документооборота,  а  также  за  своевременное, полное  и  качественное  исполнение  бухгалтерских  документов  и  достоверность  содержащихся  в них  сведений  несут  лица,  создавшие  и  подписавшие  эти  документы.  Контроль  за  соблюдением графика документооборота организует главный бухгалтер (руководитель бухгалтерской службы).

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.3. Этапы работы с  документами