Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками

    Финансы (F1).Модуль F1 является  центральным в системе SAP R3. Он отвечает за внешний учет и отчетность, работу со счетами главной книги, в которой регистрируются операции, выполняемые в других модулях, перед тем как данные о них вводятся в балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках. Модуль ориентирован на выполнение следующих операций:

       - ведение главной книги – основные записи счетов, проводки документов, отображение проводок и баланса, информация о банках и т.д.;

       - операции с кредиторами – основные  записи поставщиков, проводки  документов, отображение проводок  и баланса, программа расчетов и т.д.;

       - операция с дебиторами – основные записи клиентов, проводки документов, отображение проводок и баланса, управление кредитами и т.д.;

       - операции по закрытию – закрытие  дня/месяца/года во внешнем учете  и отчетности.

    Управление  бюджетом (F1-FM)Модуль F1-FM является составной частью модуля F1 и обеспечивает составление бюджета всех поступлений и расходов по отдельным сферам ответственности, отслеживание будущих движений финансовых средств в отношении существующего бюджета, а также предотвращение перерасходов бюджета. Он полностью интегрирован с другими компонентами системы SAP R3 и ориентирован на выполнение следующих функций:

       - планирование бюджета;

       - контроль за фактическим поступлением  и расходованием финансовых средств;

       - формирование отчетов об исполнении бюджета.

    Контроллинг(CO). Модуль CO предназначен для ведения управленческого учета и ориентирован на предоставление руководству всего перечня необходимой управленческой информации. При этом используются данные, поступающие из других модулей. Данный модуль позволяет выполнять следующие операции:

- планирование  и учет затрат по отдельным  структурным единицам предприятия;- перерасчет затрат между отдельными  структурными единицами, расчет  внутренних заказов;

- оценка  доходности отдельных видов деятельности;

- формирование  плановой и фактической себестоимости  отдельных видов продукции;

- составление  бизнес-плана предприятия и иной  управленческой отчетности.

    Управление  материальными потоками (ММ). Модуль ММ поддерживает процессы, связанные с управлением материальными потоками. Управление материальными потоками является стержнем всей операционной логистики, поскольку включает такие важные функции как управление запасами, планирование потребности в материалах, управление складами, контроль счетов. С помощью данного модуля выполняются следующие операции:

- планирование  потребности в материалах;

- формирование  заказа на поставку;

- закупка  материалов;

- поступление  материалов на склад;

- перемещение  материалов на складах;

- резервирование  и отпуск материалов в производство;

- оценка  запасов материалов;

- проведение  инвентаризаций и переоценок;

- формирование  отчетов по движению материалов.

    Сбыт (SD). Система SAP R3 предоставляет широкие возможности для адаптации системы автоматизации сбыта к нуждам предприятия. Модуль SD обеспечивает выполнение функций по поддержке сбыта, отгрузки и транспортировки товаров, а также фактурирование. Он взаимодействует с модулем ММ для проверки наличия материальных запасов и отпуска товаров и с модулем F1 в части учета доходов. В модуле SD осуществляются следующие операции:

- обработка  запросов, предложений, заказов,  поставок;

- фактурирование;

- продажа  сторонним организациям;

- продажа  за наличный расчет;

- продажи  работникам предприятия в счет  зарплаты;

- продажа  ТМЦ.

      Информационно-аналитическая система для руководителя (EIS). Данная информационная поддержка осуществляется на ИВЦ. Входящий в состав системы R3 специальный модуль EIS позволяет осуществлять мониторинг состояния управляемой системы и представить пользователю (руководителю), принимающему решения в области  управления  финансовой  деятельностью  необходимую информацию.

         Система R3 создана одной из крупнейших мировых компаний – SAP. Когда пять менеджеров, работающих в компании IBM, решили в 1972 году создать свою собственную компанию и найти новый способ более эффективного ведения бизнеса, трудно было спрогнозировать, что их программное обеспечение в итоге станет стандартом для мирового бизнеса. Сейчас компания SAP является мировым лидером среди поставщиков программных решений для управления бизнесом и занимает третье место среди независимых софтверных компаний в мире.

                   Более 35 лет SAP фокусирует свое  внимание на повышение эффективности  и ценности предприятия – рентабельность, доходность инвестированного  капитала, производительность, время выхода на рынок и удовлетворенность клиента. Быстрый рост SAP является результатом того, что ее признали наиболее эффективно управляемые компании всего мира, а также результатом того, что SAP всегда следует таким основам ведения бизнеса, как высокое качество, инновация и способность предвидения, что является ключевыми составляющими успеха.

    В настоящее время более 12 миллионов  пользователей в более чем 46.100 компаний (часть из которых входит в список Fortune 500), расположенных в 120 странах мира используют в своей работе программное обеспечение SAP. SAP имеет дочерние компании в более чем 50 странах мира, представлена на нескольких биржах, включая Франкфуртскую фондовую биржу и Нью-Йоркскую фондовую биржу, под символом “SAP”. Всего лишь за одно поколение эта вновь созданная             компания превратилась в одну из крупнейших мировых корпораций со             штатом в 43.800 сотрудников (по состоянию на декабрь 2007 года) и             уникальной экосистемой партнеров (более 3.850 партнеров; в целом у             партнеров - свыше 180 000 SAP-сертификатов). 

 

     4.2 Особенности технологии  обработки информации  на предприятии

    Программа SAР R3 имеет различные модули, которые доступны только для специалистов, работающих на соответствующем участке учета. Например: счета за выполненные работы, оказанные услуги регистрируются в модуле «Сбыт», а оплата осуществляется в модуле «Финансы». При реализации услуг, проводки отражения себестоимости оказанных услуг осуществляется вручную в модуле F1-Финансовая бухгалтерия.

    Меню  финансовой бухгалтерии:

1) Меню  Учет расчетов по основным  счетам: Основные функции à Главная книга. Здесь проводятся документы с проводками по основным счетам.

2) Меню  кредиторов: Основные функции à Учет расчетов с кредиторами. Здесь проводятся документы с проводками по кредиторским счетам.

3) Меню  дебиторов: Основные функции à Учет расчетов с дебиторами. Здесь проводятся документы по дебиторским счетам.

4) Меню  исходящего авизо: Основные функции à Исходящее авизо

5) Меню  кассы: Основные функции à Кассовые операции. Здесь проводятся все кассовые операции.

6) Меню  налогов: Основные функции à Налоги à  Расчеты по налогам. Здесь осуществляются проводки по вводу сальдо по налогам, начислению и оплате налогов.

7) Основные функции à Закрытие периода. Здесь выполняются операции по закрытию периода.

8) Основные функции à Создание контрагентов. Выполняется привязка контрагентов к БЕ (создаются справочники дебиторов и кредиторов).

9) Инфосистема à Дерево отчетов. Здесь находятся все отчеты.

    Главный бухгалтер имеет доступ к любому из модулей системы R/3. С помощью модуля Финансы (F1) он осуществляет контроль за ведением Главной книги, операциям с дебиторами и кредиторами, осуществляет закрытие дня/месяца/года.

    Заместитель главного бухгалтера работает в модулях Сбыт (SD), Финансы (F1)  и Контроллинг (CO), где ведет учет основных средств, затрат на производство, рассчитывает плановую и фактическую себестоимость продукции, ведет учет реализации продукции и учет расчетов с дебиторами и кредиторами.

    Бухгалтер по учету материалов работает в модуле Управление материальными потоками (ММ), где осуществляет расчет потребности  в материалах, формирует заказ  на поставку, ведет операции по закупке  материалов, поступлению материалов на склад, перемещению материалов на складах, резервированию и отпуску материалов в производство, формирует отчет по движению материалов.

    Бухгалтер по зарплате и Кассир работают в  модуле Финансы (F1).

 

     4.3 Технология автоматизированного учета расчетов с поставщиками

    На рисунке 8.2.1. изображена схема документооборота по учету расчетов с поставщиками.

    Входная информация                 Обработка                   Выходная информация

    

    Рис. 8.2.1. Расчеты с поставщиками

    Расчеты с поставщиками осуществляются на основании ранее заключенных договоров. В договоре (договор поставки или купли-продажи) должно быть указано какие материалы, в каком количестве и в какие сроки должны быть поставлены (см. Приложение Д). В бухгалтерии поставщика в адрес РСП-17 выставляется счет-фактура (см. Приложение Е).

    В течение 3-х дней документы доставляются бухгалтеру, который, используя систему SAP R3, заполняет справочник «Поставщики» и формирует заказ на поставку. Заказ на поставку – это ссылочный документ, он не формирует проводок. На основании введенного в систему SAP R3 счета-фактуры, бухгалтер формирует заявку на платеж. От вышестоящей организации бухгалтер получает Авизо, который свидетельствует о полной или частичной оплате счета.

       На  основании этих документов  в системе SAP R3 формируется оборотно-сальдовая ведомость (см. Приложение Ж). Инфосистема -> Дерево отчетов -> Дебиторские-кредиторские отчеты ->Расчеты с кредиторами -> Оборотка кредиторов. Дебетовое конечное сальдо означает задолженность поставщика, кредитовое – РСП-17. Подробная технология автоматизированного учета расчетов с поставщиками представлена в Приложении И.

 

     4.4 Сопровождение и обслуживание автоматизированной системы и технических средств

           На РСП-17 обслуживание технических средств осуществляет программист, работающий по совместительству, поэтому он не имеет возможности находиться на данном предприятии полный рабочий день. В случае поломки ПК или другой необходимости программист приезжает на РСП-17 в течение дня.

       РСП-17 имеет удаленный сервер, он находится в Управлении железной дороги на Информационно-Вычислительном Центре. На данном сервере происходит архивация (сохранение данных), могут быть восстановлены потерянные данные и внедрены антивирусы. Система SAP R3 имеет корпоративную антивирусную программу Семантика 9 версия. Она ставится автоматически, имеет общий сервер, в ней прописано время проверки рабочих станций.

    Обновление  версий как таковых не происходит, в отличие, например, от 1С: Бухгалтерия. Внедрение новых возможностей осуществляется по указу специалистов, обслуживающих Московский сервер. Редактирование входных и выходных форм, внесение изменений в справочники исполняется путем  подачи запроса на сервер.