Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек

БИБЛИОТЕЧНЫЙ  И БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ФОНДОВ БИБЛИОТЕК     

Учредителями  библиотек могут быть органы государственной  власти всех уровней, органы местного самоуправления, юридические и физические лица.     

Нормативно-правовое регулирование учетной  деятельности библиотек  
     Правовую базу сохранения и развития библиотечного дела в РФ составляет Федеральный закон от 29.12.94 № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (далее – Закон № 78-ФЗ). Его действие распространяется на библиотеки, полностью или частично финансируемые за счет средств бюджетов всех уровней, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, – в том что касается регулирования вопросов сохранения и использования библиотечных фондов как части культурного наследия народов РФ.  
     Кроме Закона № 78-ФЗ законодательство РФ о библиотечном деле включает Основы законодательства Российской Федерации о культуре, утв. постановлением ВС РФ от 09.10.92 № 3612-1 (с изм. и доп.) и принимаемые в соответствии с ними законы и иные нормативные правовые акты РФ, субъектов РФ в этой области.  
     Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей, определяет обязательная для применения в государственных и муниципальных библиотеках РФ Инструкция об учете библиотечного фонда, утв. приказом Минкультуры России от 02.12.98 № 590 (далее – Инструкция № 590).  
     Согласно Инструкции № 590  
     учет библиотечного фонда независимо от способов его ведения -традиционных или с использованием компьютерных технологий - должен обеспечивать полноту и достоверность учетной информации, документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из него, совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий, соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики.  
     Такие же требования предъявляются и к ведению бухгалтерского учета, которому наряду с библиотечным учетом подлежит фонд библиотеки.  
     Библиотеки, которые финансируются из бюджета соответствующего уровня, ведут бухгалтерский учет в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утв. приказом Минфина России от 30.12.99 № 107н (с изм. и доп., далее – Инструкция № 107н).  
     Рассмотрим подробнее вопросы библиотечного и бухгалтерского учета библиотечного фонда.     

Объекты и единицы учета  библиотечного фонда  
     Объектами учета библиотечного фонда являются поступающие в библиотеку и выбывающие из нее документы, независимо от их вида и материальной основы. К ним относятся:

• издания и неопубликованные документы;
• аудиовизуальные документы (АВД);
• микроформы;
• электронные издания.

     В соответствии с Инструкцией № 590 величина и движение библиотечного фонда измеряются в основных и дополнительных единицах, что устанавливает ГОСТ 7.20-80 «СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации» (с изм.).  
     К основным единицам учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него относятся:

• название;
• экземпляр.

     Название – это каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.  
     Каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него, считается экземпляром.  
     Дополнительными единицами учета библиотечного фонда являются:

• годовой комплект;
• метрополка;
• переплетная единица (подшивка).

     Годовым комплектом считают совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемую за одну учетную единицу фонда.  
     Международную единицу учета величины фонда, которая измеряется как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами, называют метрополкой.  
     Под переплетной единицей(подшивкой) понимают совокупность номеров периодических изданий, сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.  
     Основными единицами учета изданий, в т. ч. нотных, и неопубликованных документов, кроме газет, являются экземпляр и название. Причем  
     для журналов под экземпляром понимают том, номер, выпуск, а под названием - название издания за все годы его поступления в фонд, вне зависимости от изменения заглавия журнала и полноты комплекта.  
     Для нотных изданий как один экземпляр и одно название учитываются отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) Е одном издании. Как один экземпляр и одно название учитываются и партии объединенные издательской папкой (обложкой).  
     Для газет основными единицами учета являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта.  
     Учет АВД также ведется в экземплярах и названиях, но под экземпляром понимают:

• диск – для грампластинок и компакт-дисков;
• катушку, кассету – для магнитных фонограмм;
• рулон – для диафильмов;
• комплект – для комплекта диапозитивов;
• бобину – для кинофильмов;
• кассету – для видеофильмов.

     Издания, представляющие собой комплект, например, альбом компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывают  по количеству дисков и одному названию.  
     Для электронных изданий единицами учета фонда являются дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а также название.  
     Программные продукты, которые предназначены непосредственно для работы библиотечных работников и программистов, т. е. их рабочий инструмент, а также материалы, приобретенные для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда, считаются материалами служебного назначения, не включаются в фонд библиотеки и не подлежат учету в качестве библиотечных фондов.  
     АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету. Аналогично не учитывается как отдельный экземпляр дискета, которая представляет собой вкладку (вложение) в издание.  
     В случав затруднения при определении основного носителя информации и приложения к нему за основной носитель, подлежащий учету, надо принимать текстовый документ, как предусмотрено Инструкцией № 590.  
     Тем не менее, на практике встречаются такие приложения к различным изданиям в виде АВД или электронного документа, которые выполняют самостоятельные функции, и их можно использовать в работе отдельно от основного издания. В этом случае такое приложение рассматривают как отдельный документ, подлежащий индивидуальному и суммарному учету.     

Порядок учета библиотечного  фонда  
     Инструкция № 590 устанавливает как обязательные, так и факультативные принципы учета библиотечных фондов. Согласно ей организация обязана осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета.  
     Учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих из него документов по одному сопроводительному первичному документу (счету, накладной, акту и т. д.) – это суммарный учет.  
     Под индивидуальным учетом понимают учет каждого конкретного экземпляра документа, или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.  
     Суммарный учет. Суммарный учет ведется в форме книги суммарного учета библиотечного фонда (далее – Книга) или в другой форме, например, журнала, листов суммарного учета библиотечного фонда как в рукописном виде, так и в виде машинограмм.  
     Для отражения информации о движении библиотечного фонда инструкция предписывает ввести в Книгу три части:

·  первая часть – «Поступление в фонд»;

·  вторая часть – «Выбытие из фонда»;

·  третья часть – «Итоги движения фонда».      

В первой части  фиксируются сведения о поступающих  в фонд документах, т. е. такие показатели, как:

• дата и номер записи;
• источник поступления;
• номер и (или) дата сопроводительного первичного документа;
• количество (всего, а также по видам, содержанию и языку коренной национальности);
• стоимость.

     Распределение документов по видам и содержанию во второй и третьей частях Книги  происходит аналогично тому, как это делалось в первой части.  
     Во второй части выбытие документов из библиотечного фонда отражается по причинам исключения из фонда, с указанием сведений о списанных документах – «передано», «продано» или «сдано в макулатуру».  
     В третьей части подводятся итоги движения библиотечного фонда, причем обязательным является подведение итогов за год. В зависимости от принятого библиотекой порядка учета итоги могут также подводиться ежеквартально или раз в полугодие.  
     Данные о поступлении АВД, микроформ, электронных изданий отражают в первой части Книги с детализацией по видам документов; данные об их выбытии и итоги фиксируют аналогичным образом во второй и третьей частях соответственно.  
     Суммарному учету подлежат также и периодические издания независимо от материальной основы носителя информации.  
     Запись о поступлении периодических изданий вносится в Книгу на основании акта, который составляется получателем по мере поступления периодических изданий текущего года.  
     Итоги движения периодических изданий на основании актов могут подводиться за квартал, полугодие или год в зависимости от принятого в библиотеке порядка учета. Индивидуальный учет. Каждый экземпляр или каждое название документа подлежат дифференцированному индивидуальному учету.  
     Индивидуальный учет документов постоянного и длительного хранения осуществляется с помощью методов инвентаризации, когда каждому документу присваивается индивидуальный инвентарный номер. Такой номер записывают не только в инвентарной книге, но и на самом документе, закрепляя его за документом на все время нахождения в библиотечном фонде.  
     Для библиотеки с функциями получателя бесплатного обязательного экземпляра к документам постоянного хранения относится, например, один экземпляр отечественных документов.  
     Индивидуальный учет документов может осуществляться также путем их регистрации без присвоения инвентарного номера. Такому учету подлежат документы временного хранения, которые содержат информацию, теряющую свое значение через непродолжительный период времени, вследствие чего данные документы исключаются из фонда библиотеки.  
     Существуют следующие формы индивидуального учета документов библиотечного фонда:

• книжная (инвентарная книга);
• карточная (карточка учетного каталога);
• листовая (лист актового учета);
• регистрационная карточка на определенный вид издания, в т. ч. заполняемая на АВД или электронные документы. Обязательными для форм индивидуального учета являются:
• дата записи;
• номер записи в книге суммарного учета библиотечного фонда;
• инвентарный номер; автор и заглавие;
• год издания;
• цена;
• отметка о проверке;
• номер акта выбытия.

     Для отражения наличия  и вида приложения к основному документу  вводят показатель «Примечание». Для особо ценных и редких изданий  в примечании указывают особенности экземпляра, определяющие его ценность.  
     Все документы, поступающие в фонд библиотеки, должны маркироваться. Для этих целей используют различные средства маркировки: штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. При маркировке необходимо:

• обозначить принадлежность;
• соблюсти эстетику;
• обеспечить долговечность маркировочного знака;
• сохранить текст или другую знаковую информацию.

     Бухгалтерский учет поступления  документов  
     Согласно Инструкции № 107н библиотечные фонды учитываются в качестве объектов основных средств независимо от стоимости отдельных экземпляров книг на субсчете 018 «Библиотечный фонд» на балансе бюджетного учреждения. Износ по библиотечным фондам не определяется.  
     Документы, поступающие в библиотечный фонд, учитываются по номинальной цене, включая стоимость первоначального переплета.  
     При поступлении документов в бухгалтерию библиотеки передается первичный сопроводительный документ с подтверждением принятия документов к учету в библиотеку, составленный в форме акта согласно приложению к Инструкции № 590.  
     В бухгалтерии учет библиотечного фонда ведется в инвентарной карточке группового учета основных средств формы ОС-9 (0504109). Такая карточка открывается одна на все библиотечные фонды, и учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой  
     Приобретение документов за счет средств бюджета соответствующего уровня, включаемых в библиотечный фонд, отражается следующей корреспонденцией субсчетов: