Банковский учет

   Порядок проверки материалов аналитического и синтетического учета.

   Проверка  лицевых счетов производится ответственными исполнителями, которым поручено ведение  этих счетов. При этом проверяется, все ли записи в лицевых счетах обоснованы соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников банка и подписанными ими при оформлении операций, правильно ли перенесены в лицевые счета соответствующие реквизиты и суммы документов.

   С целью недопущения появления  активных остатков по пассивным счетам и пассивных остатков по активным счетам, банк проверяет на "красное  сальдо" остатки по лицевым счетам. Данная процедура во многих программах операционного дня автоматизирована. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Организация хранения документов в банке

1. Основы хранения документов 
    
   

      Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и  движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

      Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами.

      На  предприятии существует следующая  организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия  и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

• организационные документы;
• распорядительные документы;

• информационно - справочные документы.

      На  предприятии существует также служба документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая должна принимать  к обработке только правильно  оформленные документы, имеющие  юридическую силу и присланные в  полном комплекте (при наличии приложений).

      Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы  организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем  выделяются к уничтожению. 
 

      Банки обязаны обеспечить строгую сохранность  бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы клиентов банка.

      Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских  документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

      Документы хранятся в бумажной и электронной форме.

      Письмом от 17 ноября 1994 г. № 78К ЦБ РФ довел до сведенья, что коммерческие банки в своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела должны руководствоваться Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 No 552, а также методическими разработками Государственной архивной службы России.

      Кроме того, специально для кредитных организаций  разработан и утвержден специальный "Типовой перечь документов, образующихся в деятельности кредитных организаций  с указанием сроков хранения", утвержденный Федеральной архивной службой (от 16.01.1996 г. № 10-2-1/65) и согласованный с Банком России и Ассоциацией российских банков.

      В соответствии с Законом "Об основах  налоговой системы в РФ" и  Законом "О бухгалтерском учете" документы и отчеты о финансово-хозяйственной  деятельности хранятся не менее пяти лет. 

      В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях согласно пункту 19 "Положения об Архивном фонде Российской Федерации" утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 N 552.

      Документы постоянного хранения и по личному  составу передаются в государственные  архивы в соответствии с письмом  Банка России от 15 января 1998 г. № 12-Т. Особое внимание следует обратить на сохранность документов по сотрудникам банка. На основании Распоряжения Правительства РФ от 21.03.94 г. № 358-Р ЦБ издал указание от 12.04.94 г. № 100-94 о включении в уставы банков положения, касающегося обеспечения учета и сохранности указанных документов.

      При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

В настоящее  время, в соответствии с новыми Правилами  бухгалтерского учета база данных лицевых  счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение  срока, установленного для хранения соответствующих документов.

      Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств  ведется программным путем, ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости.

      Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.

      Электронные документы хранятся в виде баз  данных с возможностью выведения  документов на бумагу по установленным  форматам документов. Документы в  базе данных группируются по правилам бумажных документов.

      Бумажные  банковские документы хранятся в  кладовой банка или в специальном  архиве. Под архив выделяется отдельное  помещение с ограниченным правом доступа к документам.

      Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся  документы, или работника, ведающего  текущим архивом, по требованиям, подписанным  главным бухгалтером или его  заместителем (начальником отдела).

      Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам.

      В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам  граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным  операциям банка, поскольку эти  документы отличаются сроком хранения.

      В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами  между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами  Банка России при осуществлении  расчетов через расчетную сеть Банка  России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях.

      Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая  нормативные акты Банка России, и  Договором.

Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих  программных данных с одновременным  уничтожением копий этих документов на бумажных носителях.

      В работе банка количество документов очень велико и хранение документов всегда остается злободневным вопросом. Некоторые банки микрофильмируют  документы. При этом после уничтожения  документов, по истечении срока хранения, в банке остаются микрофильмы. Однако микрофильмы не заменяют первичные  документы до истечения срока  их хранения.

      Руководителем банка назначается специальная  комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение  по уничтожению документов по истечении срока их хранения.

      Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении  дел к уничтожению. Документы  дел просматриваются полистно, чтобы  избежать уничтожения документов, имеющих  иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве.

      При ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки  и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. N 169-Т "О размещении архивов  и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций", которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур.

      При изъятии документов организациями, имеющими на то право, по консультации юридического управления ГУ ЦБ РФ по г. Москве, банки должны копировать передаваемые оригиналы юридического дела с приложением подлинного экземпляра постановления следователя о производстве выемки документов и подлинного экземпляра протокола. Главный бухгалтер банка может заверить копии карточек с образцами подписей после сличения их с основными экземплярами перед выемкой.

      На  копиях документов главных бухгалтер  ставит отметку "Копия. Документ изъят". В сшив документов вместо подлинных документов помещаются копии. Кроме того, в дело помещается предписание о выемке с актом изъятых документов.

2.2. Хранение документов в электронной форме 
 

      С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

      Документы в электронном виде могут создаваться  сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного  бумажного вида. Созданный или  полученный документ необходимо сохранить  в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.

      Прежде  всего, на жестком диске создаются  папки (директории), в которые будут  помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь  вложенные в нее папки, которые  в свою очередь могут иметь  свои вложенные папки. Каждой папке  присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

      Хранение  файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При  работе в сети пользователю могут  быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные  номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого  на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

      В организациях с большим объемом  совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы  – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный  доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

      Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.