Аудит учета материальных ценностей

    4 Аудит учета материальных ценностей предприятия

    4.1 Аудит сохранности  материальных ценностей 

    Аудитор обращает внимание на организацию контроля за состоянием материалов у материально ответственных лиц со стороны бухгалтерии. Бухгалтер обязан периодически осуществлять на складах в присутствии материально ответственного лица проверку своевременности и правильности оформления первичных документов и записей в карточке (наличие подписей лиц, принявших и сдавших ценности, а также разрешивших их отпуск и т.п.). Проверку записей операций и выведенных остатков бухгалтер подтверждает своей подписью в карточке. Если при проверке обнаруживается ошибка в записях или подсчете остатков, то бухгалтер должен внести в документы исправления, которые оговариваются подписью бухгалтера и материально ответственного лица.[30]

    Одновременно  с проверкой бухгалтер и материально  ответственное лицо осуществляют приемку-сдачу  первичных документов. С этой целью  материально ответственное лицо составляет реестр приемки-сдачи документов, в котором указывает количество и номера сдаваемых первичных документов каждого наименования раздельно по приходу и расходу.

    Важным  элементом контроля за состоянием материалов на складе является инвентаризация. Инвентаризации подлежат все материалы, находящиеся на предприятии, в том числе и материалы, принятые на ответственное хранение и для переработки.[33]

    Проведение  инвентаризации материалов на предприятии  осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые должны применяться с учетом постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

    Инвентаризация  материалов осуществляется комиссией  при обязательном участии материально ответственного лица.

    Инвентаризация  материалов заключается в проверке их фактического наличия в натуре по местам расположения материалов.

    Материалы заносятся в описи по каждому  отдельному наименованию с указанием  вида, группы, количества.

    Комиссия  в присутствии кладовщика и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материалов путем обязательного их пересчета, перевешивания или обмера.

    Инвентаризация  материалов, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

    В описях на материалы, находящиеся в  пути, аудитору следует проверить следующие данные по каждой отдельной отправке:

• наименование;
• количество и стоимость;
• дата отгрузки;
• перечень и номер документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

    В описях на материалы, отгруженные и  не оплаченные в срок покупателем, по каждой отдельной отгрузке аудитор должен проверить наименование покупателя, наименование материалов, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

    Тара  заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару пришедшую в негодность инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

    Данные  инвентаризационных описей используются для составления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными.

    Сохранность материалов обеспечивается прежде всего правильным их хранением на складах. Аудитор проверяет, как оборудованы складские помещения, имеются ли в них стеллажи и навесы, ограждения, сигнализация и другие средства, обеспечивающие сохранность материальных ценностей и предохраняющие их от порчи или снижения качества. Должно быть проверено наличие противопожарных средств и соответствие их инструкциям органов по пожарной охране.[34]

    Склады  и кладовые должны быть обеспечены исправными весовыми и измерительными приборами, мерной тарой. Периодически их необходимо переосвидетельствовать и подвергать клеймению. В ходе проверки аудитор должен проверить исправность весового хозяйства, а также установить допускаются ли в ревизуемой организации факты приемки материалов без взвешивания, подсчета, измерения.

    При осмотре складов и других мест хранения материальных ценностей аудитор проверяет порядок их хранения. Размещение материалов в складском помещении производят по соответствующим секциям (группам материалов), а внутри их – по отдельным видам. Такой порядок дает возможность быстрой приемки, отпуска и проверки фактического наличия материалов.

    Выявленные  в процессе обследования складских посещений нарушения условий хранения материальных ценностей, их порча или неудовлетворительное качество следует подтвердить составлением промежуточного акта за подписью комиссии, принимавшей участие в обследовании, а также заключениями технической экспертизы или анализами лабораторий. 
 

    4.2 Аудит операций  по приему и заготовления материальных ценностей 

    Однократность использования материалов обязывает предприятия постоянно возобновлять процесс их приобретения.

    Аудитор выясняет источники поступления материалов на предприятии. К ним относятся: приобретение материалов у поставщиков за плату; покупка материалов подотчетными лицами за наличный расчет; оприходование материалов, изготовленных в цехах собственного производства; поступление материалов от ликвидации основных средств; полученных в результате операций по договорам, предусматривающим исполнение обязательств не денежными средствами; оприходование излишков материалов, выявленных при инвентаризации.[26]

    Основным  источником поступления материалов является приобретение их у поставщиков в соответствии с договорами. В договорах предусматривается номенклатура поставляемых материалов, сроки поставки, количество, цена, порядок расчетов, санкции за просрочку поставки, недопоставку продукции, нарушение графика отгрузки (доставки), за поставку продукции (товаров) ненадлежащего качества, нарушение условий к таре и упаковке, отказ (или уклонение) от оплаты. При невыполнении условий договора поставщик уплачивает пени, штрафы, неустойки. Пени взимаются за просрочку поставки со стороны поставщика или просрочку оплаты со стороны покупателя. Штрафы взимаются с поставщика за несоблюдение им качества поставляемых материалов, предусмотренных договором. Неустойки взимаются за невыполнение договора поставщиком. Кроме того, предусматривается частичное или полное возмещение ущерба, понесенного из-за невыполнения договора. Споры между сторонами разбираются арбитражным судом. Оперативный контроль за выполнением договоров ведется в отделе маркетинга (отделе снабжения) предприятия покупателя в разрезе поставщиков и сроков поставки, что позволяет контролировать соблюдение поставщиками договорной дисциплины.[27]

    Поступившие от поставщиков расчетные и другие сопроводительные документы: платежные требования, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, квитанции железнодорожной накладной и др. – регистрируются отделом маркетинга (отделом снабжения) в Журнале учета поступающих грузов. В нем указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях к акту делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.[29]

    Во  время ревизии необходимо ознакомиться с географией поставщиков, проследить, как осуществляется контроль за поступающими грузами. Аудитор должен проверить, как ведется Журнал учета поступающих грузов, все ли его реквизиты заполняются.

    При наличии оплаченных счетов поставщиком, по которым материалы не поступили, необходимо по имеющейся переписке с поставщиком, установить, достаточные ли меры были приняты по розыску не поступивших грузов.

    При получении счетов-фактур от поставщика аудитор обращает внимание на правильность их оформления и, в частности, на то, чтобы отдельной позицией был выделен уплачиваемый НДС. Если он не выделен, то покупатель не в праве выделять его самостоятельно для последующего зачета по расчетам с бюджетом.

    Аудитор может выборочно проверить ряд счетов за ревизуемый период и по результатам проверки сделать соответствующие выводы о состоянии контроля договоров с поставщиками.

    Расчетные документы поставщика служат основанием бухгалтеру для выписки экспедитору (агенту, товароведу) доверенности во форме № М-2 (с корешком) на получение материалов. К доверенности прилагается квитанция (железнодорожная, водная, авиационная). По этим документам экспедитор (агент, товаровед) получает груз на пункте его прибытия.[32]

    Доверенность  является бланком строгой отчетности, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером (бухгалтером), заверяется печатью.

    Доверенность  формы № М-2 в Журнале учета  выданных доверенностей не регистрируется, а в ней заполняется корешок, который остается в бухгалтерии и служит для контроля за выполнением поручения по выданной доверенности.

    Аудитор проверяет:

    − контролируются ли сроки использования  доверенности путем отметки в корешке доверенности или в Журнале учета выданных доверенностей;

    − подтверждаются ли использованные доверенности приходными документами;

    − возвращаются ли в бухгалтерию доверенности, не использованные по каким-либо причинам;

    − не было ли случаев выдачи новых  доверенностей работникам, не отчитавшимся по ранее полученным доверенностям.

    Выявленные  нарушения аудитор отражает в акте аудиторской проверки и предлагает руководителю и главному бухгалтеру аудиторской организации ликвидировать их.[25]

    Отсутствие  контроля за использованием доверенностей способствует хищениям. Поэтому аудитор выясняет, ведется ли в бухгалтерии учет выданных доверенностей, выделено ли лицо, ответственное за их регистрацию, оформлен ли список лиц, имеющих право подписывать эти документы.

    Сопоставляя регистрацию документов с приходными документами, аудитор определяет полноту приемки материалов на склад, а в случае не использования доверенностей выясняет, возвращаются ли они в срок. При этом проверяются в Журнале записи об их возврате. Кроме того, лицо, ответственное за регистрацию доверенностей, должно предъявить аудитор акт об уничтожении неиспользованных доверенностей за истекший год. В необходимых случаях списание и уничтожение возвращенных доверенностей производит аудитор.

    Контроль  за поступлением материалов на склад производится по первичным документам: приходным ордерам, актам о приемке материалов, товарно-транспортными накладным, актам об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и монтаже зданий и сооружений.

    Приходный ордер выписывается материально ответственным лицом склада при отсутствии количественных и качественных расхождений фактически поступивших материалов с документами поставщика. Выписывается в одном экземпляре в день поступления материалов, подписывается заведующим складом и экспедитором (агентом, товароведом). Используется для оперативного учета материалов на складе, аналитического и синтетического учета поступления материалов в бухгалтерии.[33]

    Для сокращения количества первичных документов разрешается бездокументальное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера.

    Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших материалов без счета поставщика (неотфактурованные поставки) и в случае количественных и качественных расхождений с данными сопроводительных документов поставщиков. Акт составляется комиссией, назначаемой руководителем предприятия, с обязательным участием представителя поставщика или незаинтересованной организации.

    Акт выписывается в двух экземплярах, первый из которых передается в бухгалтерию  предприятия как основание для  бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй экземпляр поступает в отдел маркетинга (отдел снабжения) для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Акт является одновременно приходным документом и основанием для расчетов с поставщиком, поэтому приходный ордер не выписывается.[34]