Аудит учета денежных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами

Наличие на предприятии утвержденного  приказом руководителя списка лиц, которым  могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками «заявлений на выдачу денег», указание в разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

 

Выявляя нарушения кассовой дисциплины, аудитор может оценить величину финансовых санкций, которые могут  быть наложены на аудируемое лицо в случае его проверки, и сопоставить их с определенным для данного участка проверки уровнем существенности и с финансовым результатом деятельности предприятия.

Письменная информация (отчет) по результатам  проведения аудита представляется аудитором  руководству экономического субъекта в случае обязательного аудита. Промежуточную информацию можно передавать в устном или письменном виде в процессе аудиторской проверки. По итогам аудиторской проверки может быть подготовлен предварительный вариант письменной информации аудитора, в котором может быть выражено требование по внесению исправлений в данные бухгалтерского учета и перечень уточнений к уже подготовленной бухгалтерской отчетности. На предварительный вариант руководство экономического субъекта может подготовить письменный ответ. Аудиторская организация в окончательном варианте письменной информации должна дать оценку сделанным исправлениям, имеющим существенный характер.

       В описательной  части аудиторского отчета (письма  руководству) должны быть изложены результаты проверки по следующим основным направлениям:

состояние системы внутреннего  контроля;

состояние бухгалтерского учета и  отчетности;

соблюдение законодательства при  совершении аудируемым лицом хозяйственных  операций;

выявленные нарушения и рекомендации по их исправлению.

 

Возможны следующие нарушения  при ведении операций по кассе:

1. Прямое хищение денежных средств  (ничем не замаскированное или  замаскированное неоформленными  документами и расписками). Прямое  хищение денежных средств без  подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершенные кассиром либо другими должностными лицами, в частности работниками счетного аппарата.

2. Неоприходование и присвоение  поступивших денежных сумм (из  банка, от различных физических  и юридических лиц по приходным  ордерам, от различных юридических  лиц по доверенности). Наиболее  часто встречаются случаи неоприходования  в кассу денег, полученных с расчетного счета. Присвоение денежных средств в этом случае вскрывается взаимной проверкой операций кассы и банка. Необходимо сверить в первую очередь корешки выданных чеков с приходными документами по кассе.

3. Излишнее списание денег по  кассе (повторное использование одних и тех же документов, неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах, списание сумм без оснований или по подложным документам, подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний).

4. Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям (присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям; присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям). Наиболее распространенным видом неоприходованных платежей по кассовым ордерам являются платежи увольняющихся лиц, погашающих при расчете свою задолженность.

5. Расчеты суммами наличных денежных  средств, которые превышают предельную  величину (с другими юридическими  лицами и предпринимателями, действующими  без образования юридического лица; поступающими в кассу проверяемого предприятия).

6. Расчеты с населением наличными  за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные  услуги (без применения контрольно-кассовых  машин, без регистрации контрольно-кассовых  машин в налоговых органах).

7. Некорректное отражение кассовых  операций в регистрах синтетического  учета.

2.2. Аудит расчетов  с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Основные задачи аудита расчетов с  подотчетными лицами:

- проверка документального подтверждения  расчетных операций;

- контроль документов с использованием  методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

- проверка организации аналитического  учета по каждой сумме, выданной  подотчет;

- проверка синтетического учета  в соответствии с рабочим планом  счетов;

- сверка оборотов и сальдо  по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.

В качестве аудиторских доказательств  используется следующая информационная база:

1. Учетные документы, отражающие  совершения хозяйственной операции:

-  авансовый отчет 

-  журнал регистрации авансовых отчетов,

-  приказ о направлении работника  в командировку (форма № Т-9).

При необходимости указываются  источники оплаты сумм командировочных  расходов, другие условия направления  в командировку.

- командировочное удостоверение. 

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

- список лиц которым разрешено  получение наличных денег из  кассы,

-  приказы об утверждении  смет представительских расходов,

- сметы представительских расходов,

- главная книга - книга, где  собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг,

- журнал ордер №7 – учетный  регистр, применяемый для учета  операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами.

2. Бухгалтерская отчетность, подтверждающая  суммы сальдо по счетам расчетов: «Бухгалтерский баланс» (строка  баланса 246 – прочая дебиторская  задолженность);

3. Прочие документы, отражающие  законность совершения расчетов  с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.

2.3.Типовые ошибки, допускаемые  при расчетах с подотчетными  лицами

        Все ошибки, допускаемые бюджетными учреждениями при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на три основные группы:

-нарушения, связанные с направлением  должностных лиц  в командировки;

- нарушения документального оформления  расчетов с подотчетными лицами;

- несоблюдение требований нормативных  актов, регламентирующих порядок ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

1. Нарушения, связанные  с оформлением документов на  служебные командировки

Возмещение расходов на проезд

Одним из самых распространенных нарушений, связанных с возмещением расходов на проезд, является возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат либо подлежат, но не в том размере, в котором фактически были произведены. Например, при приобретении проездных документов, в частности на железнодорожный транспорт, работник нередко приобретает и полис добровольного страхования пассажиров на транспорте. Данные расходы в соответствии с нормами Положения № 749 и ст. 168 ТК РФ возмещению не подлежат. Командированному работнику возмещаются расходы по страховым платежам только по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте, которые входят в стоимость проездного билета.

Кроме того, нередко командировочные  расходы сотрудников на проезд возмещаются  с превышением допустимых норм.

 

2. Расходы по найму  жилого помещения

Характерным нарушением при возмещении расходов по найму жилого помещения  также является превышение установленных  норм.

   3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)

При выплате суточных также встречаются различные нарушения, например их выплата в неустановленном размере или неправильное определение дней, за которые работнику положена выплата суточных.

В соответствии с п. 11 Постановления № 749 суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

4. Нарушения документального  оформления расчетов с подотчетными  лицами 

К нарушениям документального оформления расчетов с подотчетными лицами , можно отнести, в частности, следующие.

Возмещение произведенных расходов при отсутствии подтверждающих документов.

5. Несоблюдение предельного  размера расчетов наличными деньгами

В настоящее время предельный размер расчетов установлен Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» и составляет 100 000 руб.

Предельный размер расчетов наличными  деньгами относится к расчетам в  рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты  наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами (Письмо ЦБ РФ от 02.07.2002 № 85-Т и МНС РФ от 01.07.2002 № 24-2-02/252).

6. Выдача денежных  средств под отчет без письменного  заявления получателя

Согласно п. 105 Инструкции № 174н[4] и п. 4.4 Положения ЦБ РФ № 373-П[5] денежные средства под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции № 157н). Форма указанного расчета ничем не утверждена, следовательно, он может составляться в произвольной форме.

7. Нарушение требования  к оформлению авансовых отчетов

8. Выдача денежных  средств работникам учреждения, имеющим задолженности по предыдущим  авансам

Согласно п. 4.4 Положения ЦБ РФ № 373-П и п. 214 Инструкции № 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

9. Нарушения порядка  внесения исправлений в первичные  учетные документы

Принятие к бухгалтерскому учету  документов, оформляющих операции с  наличными или безналичными денежными  средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и датой внесения исправлений (п. 10 Инструкции № 157н, п. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

10. Нарушения при проведении  инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

11. Несоблюдение порядка  списания дебиторской задолженности  по подотчетным суммам

Списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству РФ нереальной ко взысканию, отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».

12. Несоблюдение порядка удержания из заработной платы

В случае принятия решения об удержании  излишне выплаченных сумм из заработной платы работника учреждению следует  руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой  предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю. В соответствии с указанной нормой удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

-для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

-для погашения неизрасходованного  и своевременно не возвращенного  аванса, выданного в связи со  служебной командировкой или  переводом на другую работу  в другую местность, а также  в иных случаях;

-для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;

-при увольнении работника до  окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

 

3. Программа аудита денежных  средств в кассе и расчетов  с подотчетными лицами

№	Наименование аудиторской  процедуры	Проверяемые документы
1	Проверка оформления первичных документов	Первичные документы, кассовая книга, расходные кассовые ордера
2	Проверка регистров и форм отчетности	Бухгалтерский баланс, кассовая книга, первичные документы, журналы-ордера, Главная книга
3	Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денежных средств	Выписки, чеки банка,  кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера с отчетами, накладные и  счета (счета-фактуры), журнал регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров, платежные ведомости
4	Инвентаризация кассы, проверка условий  хранения денежных средств и их соответствие предписанным нормам.	Кассовая книга, кассовый отчет, приходные  и расходные документы
5	Проверка соблюдения лимита остатка  наличных средств в кассе	Расчет на установление лимита, справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе, касса
6	Аудит инкассированных денежных сумм	Препроводительная ведомость,
7	Проверка соблюдения порядка применения контрольно-кассовых машин	Главная книга, книги кассира-операциониста,
8	Аудит денежных документов в кассе	журнала учета приема и выдачи денежных документов