Аудит учета денежных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами

- при получении в кассу организации  выручки от продажи товаров,  работ и услуг, а также при  отражении операционных и внереализационных  доходов, при оприходовании излишков денежных средств, выявленных при их инвентаризации: Д-т сч.50 «Касса» субсчет 1, К-т счетов 90 «Продажа», субсчет 1 «Выручка», 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы», 99 «Прибыли и убытки».

Расходование денежных средств и денежных документов из кассы оформляются бухгалтерскими записями:

 

- при сдаче на расчетные и  другие счета в банках выручки  от продажи продукции и товаров;  взносе своевременно неполученной  заработной платы работниками  организации, а также сверхлимитной денежной наличности, образовавшейся в результате различных хозяйственных операций: Д-т счетов 51 «Расчетные счета»,52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», К-т счета 50 «Касса», субсчет 1 или субсчет 2;

- при осуществлении расчетных операций, следствием которых является прекращение обязательств организации (погашение кредиторской задолженности поставщикам и подрядчикам; кредитным организациям и другим заимодавцам по краткосрочным кредитам и займам; по налогам и сборам в бюджеты всех уровней; по страховым взносам в государственные внебюджетные фонды; по заработной плате персоналу предприятия; разным кредиторам; структурным подразделениям предприятия): Д-т счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», К-т счета 50 «Касса», субсчет 1;

- при осуществлении расчетных  операций, следствием которых является  возникновение дебиторской задолженности  (выдача авансов и предварительная  оплата поставщикам и подрядчикам;  выдача предоставленного работнику  организации займа на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство и другие цели; недостача денежных средств, выявленная в результате инвентаризации кассы): Д-т счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», К-т сч.50 «Касса»;

- при расходовании денежных  средств по прочим операциям  (выплата начисленных сумм доходов  от участия в организации учредителям  (кроме работников организации); возврат имущества участникам простого товарищества в связи с прекращением его деятельности; выкуп акционерным обществом акций, принадлежащих акционерам; списание потерь денежных средств в кассе, возникших в связи с чрезвычайными обстоятельствами хозяйственной деятельности): Д-т сч.75 «Расчеты с учредителями» субсчет 2 «Расчеты по выплате доходов», 80 «Уставный капитал», 81 «Собственные акции (доли)», 99 «Прибыли и убытки», К-т счета 50 «Касса».

- при выдаче денежных документов  из кассы: оплаченных авиабилетов, марок государственной пошлины и др. денежных документов: Д-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», К-т счета 50 «Касса» субсчет 3.

Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в  журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.

Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

В кассе предприятия могут храниться, кроме денежных средств, ценные бумаги (путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные за счет средств фонда специального назначения, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты) и бланки строгой отчетности. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет о движении денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Ценные бумаги учитываются в  журнале-ордере №3. Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 ”Бланки строгой отчетности”.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с  неправильным их хранением ущерб предприятию.

 

Инвентаризация (ревизия) наличия  денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском  учете и отчетности не менее одного раза в месяц.

Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета. В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира).

При наличии у предприятия валютного  счета и средств в валюте других государств может возникнуть необходимость в использовании наличной инвалюты. Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 «Касса» с целью получения обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду, например субсчет 50-2 ”Касса в иностранной валюте”. Учет операций организуется по видам валют. Банк выдает предприятию наличную инвалюту только на определенные цели: командировочные расходы и приобретения строго ограниченного круга.

При получении в банке: Д-т сч.50-2 ”Касса в иностранной валюте”, К-т  сч.52-2 ”Текущий валютный счет”.

При выдаче под отчет: Д-т сч.71-2 ”Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам”, К-т сч.50-2 ”Касса в иностранной  валюте”.

В любом случае, так же как и по счету 52 ”Валютный счет”, учет движения наличной инвалюты производится в двух оценках: по видам валют и в рублях. Синтетический учет ведется только в рублях. Используются учетные регистры: журнал-ордер №1/1 и ведомость №1/1.

Остатки кассовой наличности в инвалюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у предприятия иностранной валюте. Результат переоценки отражается в корреспонденции субсчета 50-2 со счетом 99 ”Прибыли и убытки».

 

1.2. Учет расчетов с  подотчетными лицами

 

Подотчетными лицами являются работники  предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие  административно-хозяйственные и  командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе  наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные  расходы называются нормированными и включаются в себестоимость работ, услуг, продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой начисленной командируемому заработной платы для определения подоходного налога.

Целесообразность произведенных  расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в  зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

На каждом предприятии ведется  специальный журнал регистрации  прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 ”Расчеты с подотчетными лицами”. Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые  отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

При наличии внешнеэкономических  связей в бухгалтерии может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам. Их оплата производится по нормативам, установленным Министерством финансов РФ. В зависимости от цели командировки расходы включаются или в себестоимость работ, услуг, продукции (Д-т сч.20), или в стоимость приобретаемого импортного оборудования (Д-т сч.07-2), нематериальных активов (Д-т сч.04), материалов (Д-т сч.10) либо товаров (Д-т сч.41) с К-та счета 71-2 ”Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам”. Записи на счетах производятся как по видам валют, так и в рублевом эквиваленте. Остатки валют в подотчете подлежат переоценке с отнесением результата на счет 99 ”Прибыли и убытки”.

 

2. Аудит учета денежных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами

2.1 Сущность аудита денежных средств в кассе

Цель аудиторской проверки кассовых операций – установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств  действующим в Российской Федерации  в проверяемом периоде нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.

Этапы аудиторской проверки кассовых операций могут быть организованы в  следующей последовательности:

-определение цели и основных задач аудита, подборка нормативных актов, соответствие которым необходимо проверить;

-составление аудиторской программы  (возможно применение тестов средств  контроля) и программы процедур  по существу;

-определение целесообразности  использования результатов работы внутреннего аудита (если он организован на предприятии и охватывает данное направление);

-проверка организации материальной  ответственности кассира; 

-документальное подтверждение  соответствия данных бухгалтерского  баланса по статье «Денежные средства» и Отчета о движении денежных средств счетам учета денежных средств, в том числе находящихся в кассах организации;

-документирование существенных  нарушений ведения учета, подготовки  отчетности, соблюдения законодательства;

-информирование руководства аудируемого лица о выявленных недостатках и получение от него письменных разъяснений;

-контроль за внесением аудируемым  лицом исправлений в регистры  и формы отчетности.

Аудитор должен прежде всего определить соответствие проверяемых хозяйственных  операций и документов, связанных с их оформлением, нормам действующего законодательства. При этом необходимо учитывать следующие нормативные документы:

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 № 40;

Положение Центрального банка РФ от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации»;

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995 № 49;

письмо Министерства финансов РФ от 12.02.2002 № 3-01-01/ 11–71 «О порядке установления лимита остатка кассы и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки».

 

Кассовые операции целесообразно проверять сплошным методом. Это связано с подвижностью данных активов и подверженностью их злоупотреблениям.

При составлении программы проверки следует оценить эффективность  внутреннего контроля за движением  и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:

-отсутствие в организации приказа  руководителя, устанавливающего периодичность  проверок кассы; 

-отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных инвентаризаций кассы;

-наличие признаков формального  проведения инвентаризаций кассы  (предупрежден кассир);