Аудит товарных операций

      Контролируя соблюдение правил количественной и  качественной приемки товаров, проверяют правильность и своевременность оформления актов на количественные и качественные расхождения.

     Аудит операций по поступлению  и оприходованию  товаров

     Если  товар находится в ненарушенной таре, то приемка проводится по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Аудиторская проверка товарных операций начинается с ознакомления с отделом бухгалтерского учета, занимающегося учетом операций связанных с поступлением и оприходованием товаров. На этом этапе устанавливается, кто ведет бухгалтерский учет движению ценностей (образование, бухгалтерский стаж, родственные связи); какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка; кому подотчетен данный бухгалтер; кто его проверяет по исполняемой работе; наличие плана-схемы документооборота и альбома с перечнем и образцами заполненных первичных типовых документов; обоснованность, оптимальность и целесообразность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета; наличие схем по поступлению и оприходованию товаров на счетах; какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование); соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации товаров и порядок оформления результатов инвентаризации; следует убедиться в правильности оформления договоров о материальной ответственности с кладовщиками и другими ответственными лицами, которым переданы в подотчет ценности, наличие журналов регистрации документов (журнал регистрации счетов-фактур), приказов о постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Сохранность товаров зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства в данной организации. Аудитор выясняет число и размещение складских помещений, условия хранения ценностей, обеспечение весоизмерительными приборами.

Следующим этапом проверки должна стать инвентаризация товаров. В зависимости от уровня внутреннего контроля определяется необходимость ее проведения.

До начала инвентаризации аудитор должен: составить  перечень подлежащих инвентаризации ценностей  и договориться с руководителем  проверяемой организации о создании комиссии.

Руководитель  создает соответствующее распоряжение (приказ) и вручает его текст членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передает контрольный пломбир. В состав инвентаризационной комиссии, кроме материально-ответственного лица, обычно включают представителей руководства предприятия, а также соответствующих специалистов и работников бухгалтерии. Присутствие при инвентаризации материально-ответственного лица обязательно.

Некоторые аудиторы делают ошибку, когда решают по какой-либо причине проводить  инвентаризацию в отсутствие материально-ответственного лица. Если в результате проверки будет установлена недостача товаров, ответственное лицо в этом случае может впоследствии оспорить результаты инвентаризации и оспорить факт недостачи.

Перед началом инвентаризации материально-ответственное лицо составляет отчет по поступлению и отпуску товаров на дату начала инвентаризации в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию предприятия, а другой – аудитору. С ответственного лица берется расписка в том, что все документы, относящиеся к движению товаров, сданы в бухгалтерию, и что никаких не оприходованных или не списанных на реализацию ценностей в их распоряжении нет.

Во время  инвентаризации аудитор должен: установить использовались ли складские помещения  по назначению; правильно ли складируются товары; проверить, отвечают ли складские помещения требованиям, как они охраняются; удостовериться в аккуратном проведении процедур инвентаризационной комиссии; потребовать пересчета, обмера, взвешивания товаров, если это необходимо; фиксировать результаты инвентаризации по каждому виду товаров в инвентаризационных описях, составляемых по месту нахождения (хранения) и по материально-ответственным лицам в единицах измерения принятых в учете.

     Если  при проверке на складе выявлены товары не принадлежащих предприятию, то на них составляется отдельная опись. А потом встречной проверкой выясняется, кому они принадлежат и почему хранятся на складе другой фирмы.

     При проверке также необходимо проверить  составляются ли сличительные ведомости  в бухгалтерии по товарам, по которым выявлены отклонения от учетных данных (которые подписываются главным бухгалтером и материально-ответственным лицом); нужно получить от материально-ответственных лиц письменные объяснения о причинах выявленных недостач и излишков товарных ценностей; проверить правильность отражения в учете выявленных недостач или излишков ценностей.

     Таблица 11. Корреспонденция счетов по излишки и недостачи

Особое  внимание при проверке поступления  товаров следует обратить на расхождение  фактического наличия с наличием указанным в сопроводительных документах.

В случаях, когда при приемке товаров  выявлены расхождения по количеству и качеству, то приемка должна быть оформлена актами:

коммерческим  актом, если недостача или порча  произошла по вине транспортной организации (он составляется с участием представителя от транспортной организации);

приемным  актом, если недостача произошла  по вине поставщика, а также, если недостача  произошла по вине экспедитора.

Все акты должны быть составлены комиссией, которая создается по распоряжению руководителя.

Поэтому аудитор при проверке должен обратить внимание на  правильность документального оформления недостач и отражение их в учете.

В учете  недостача по вине поставщика должна быть оформлена следующей бухгалтерской  проводкой: Д 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. 2 «Расчеты по претензиям» К 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

 Без  надлежащего оформления актов,  претензии не могут быть предъявлены  виновной стороне и не могут  быть признаны действительными, а, следовательно, они не могут отражаться в учете за счет виновных лиц.

Зачастую  возникают ошибки в учете при  переоценке товарных ценностей. Поэтому  при проведении аудита следует обратить внимание на правильность переоценки товаров, в результате которой изменяется их продажная цена и порядок переоформления документов по переоценке, и их отражения в бухгалтерском учете.

Результаты  переоценки должны быть оформлены письмом-актом, где помимо наименования, количества и другой информации о товаре указывается старая и новая цена, стоимость товаров в новых и старых ценах, сумма до оценки при повышении цен и сумма уценки при снижении цен. Результаты переоценки должны быть отражены на счете 14 «Переоценка материальных ценностей».

Особого внимания при проведении аудиторской проверки оприходования товаров заслуживает правильность учета ценностей в розничной торговле (магазинах, палатках, лотках). В рознице товары должны учитываться в стоимостном выражении, кроме ювелирных изделий из золота, платины, серебра, драгоценных камней и других ценных товаров, которые должны учитываться по количеству, цене и сумме.

При проверке правильности установления розничных  цен, следует помнить, что на многие продовольственные товары существуют предельные размеры наценок, превышение которых ведет к взысканию с организации определенных штрафных санкций.

Из большого числа разнообразных ошибок, которые  выявляют аудиторы в ходе проверок операции связанных с поступлением и оприходованием товаров, к наиболее часто встречающимся относятся следующие:

1. не проводится инвентаризация товаров;
2. не заключается договор о материальной ответственности с кладовщиком;
3. нарушается правильность оформления первичных документов по оприходованию товаров;
4. не проводится (или нерегулярно проводится) сверка данных по поступившим и оприходованным ценностям в бухгалтерии и на складах организации.

Работник  склада сверяет данные документов с  фактически пришедшим товаром. При  полном соответствии фактически пришедшего товара с документами, ОАО «“НТЦ ЭЛЕКТРОЭНЕРГЕТИКИ”» подписывает акт оказания транспортных услуг с ООО «Деловыми Линии» и накладную на отправку товара.

     Отражение поступления товара в бухгалтерском  учете показано в Таблице 12:

Таблица 12. Поступление товара

Правила и сроки приемки товаров, и их документальное оформление определяется техническими условиями, договорами поставки или купли-продажи.

Аудит операций по реализации и списанию товаров с материально- ответственных лиц

     При выражении мнения о достоверности  учета товарных операций особенно тщательно  аудитор должен изучить операции связанные с реализацией товаров  и списанием их с материально-ответственных  лиц.

Проверку  целесообразно начать с проверки договоров на наличие печатей, подписей руководителей, обязательных реквизитов и существенных условий сделки. Исходя из данных, полученных при изучении договоров заключенных между поставщиком и покупателями, аудитор должен установить момент перехода права собственности на товар.

Особое  внимание следует также обратить на правильности оформления первичных  документов. К ним относятся: накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры  выставленные покупателям и другие документы. Их необходимо проверить на наличие порядковых номеров и дат выписки; наименования, адреса и ИНН покупателя; печатей, подписей и других реквизитов.