Аудит системи якості

1. цілі аудиту;

2. критерії аудиту і посилання на документи;

3. дати і місця проведення аудиту;

4. процеси, які підлягають аудиту;

5. очікувану тривалість проведення аудиту.

План має бути розглянутий і прийнятий замовником аудиту. Будь-які заперечення організації, що підлягає аудиту, мають бути вирішені між керівником групи аудиторів та організацією перед початком аудиту.

План аудиту має бути достатньо гнучким, щоб можна було передбачити зміни, які можуть статися у процесі аудиту.

Процедури проведення аудиту. Після складання плану в організації проводиться зустріч аудиторів з її персоналом. Метою зустрічі є ознайомлення всіх працівників організації з планом проведення аудиту.

У процесі зустрічі персонал організації ознайомлюється:

1. зі складом аудиторів і їх повноваженнями;

2. інформацією про ціль аудиту і його критеріями;

3. напрямками і тривалістю проведення аудиту;

4. методами і процедурами проведення аудиту;

5. поточною інформацією, яку організація буде отримувати у процесі аудиту;

6. ресурсами і засобами, необхідними групі аудиторів тощо.

Інформація, зібрана під час аудиту, має бути ідентифікована і зареєстрована. Джерела інформації можуть включати:

1. інтерв’ю;

2. спостереження за діями та умовами роботи;

3. документи, в тому числі політику організації, цілі, плани, процедури, інструкції, патенти, контракти, розпорядження тощо;

4. звіти, скарги споживачів, результати перевірки програм контролю тощо.

Після закінчення аудиту група аудиторів має провести нараду з метою:

1. розглянути результати аудиту і всю інформацію, зібрану в процесі аудиту;

2. досягти узгоджених висновків аудиту;

3. підготувати рекомендації (якщо це визначено цілями аудиту);

4. обговорити наступне продовження аудиту (якщо це потрібно);

5. домовитися про роль і задачі заключної зустрічі з персоналом організації.

Заключна зустріч має бути проведена таким чином, щоб надані організації результати і висновки аудиту були зрозумілі та підтверджені, щоб організація могла розробити і представити план коригувальних дій. Будь-які розбіжності між аудиторами й організацією стосовно результатів аудиту мають бути обговорені і, за можливості, вирішені. Якщо згоди не досягнуто, то погляди обох сторін мають бути зафіксовані.

Звітність з аудиту. Керівник групи аудиторів відповідає за підготовку і зміст звіту з аудиту. Звіт має забезпечувати повноту, точність, лаконічність і якість записів аудиту та містити висновки в межах цілей аудиту:

1. ступінь відповідності системи управління критеріям аудиту;

2. ефективність реалізації й обслуговування систем управління;

3. здатність керівництва гарантувати подальшу придатність, адекватність і ефективність систем управління.

Звіт за результатами аудиту має бути датовано, розглянуто і схвалено як встановлено у процедурах програми аудиту, після чого має бути розісланий одержувачам, визначеним замовником.

Звіт з аудиту є власністю замовника і конфіденційність його має поважатися та гарантуватися аудиторами і всіма одержувачами.

Аудит вважається завершеним, якщо всі дії в плані аудиту завершені і звіт про нього схвалений.

Завершення аудиту може потребувати коригувальних і попереджувальних дій щодо удосконалення. Ці дії в деяких випадках є частиною аудиту і провадяться самою організацією. Але в більшості випадків наступні дії є метою внутрішнього аудиту і розглядаються як додаткова цінність, яка використовує експертні знання аудиторів.

Загальні вимоги до компетентності аудиторів. Для гарантування якісного проведення аудиту необхідно, щоб аудитор був компетентним, тобто володів знаннями і вміннями, необхідними для проведення аудиту. Забезпечення компетентності аудитора є лише першим кроком, який сприяє надійності процесу аудиту. Другим є правильне формування групи аудиторів для певного виду аудиту. І, нарешті, аудитор має підтримувати і підвищувати свою компетентність шляхом професійного розвитку і участі в аудитах. Незалежно від того, якою сферою діяльності займається аудитор (системи управління якістю чи навколишнім середовищем), загальна його компетентність стосується аспектів, наведених далі.

Процедури аудиту, механізми і методи. Аудитор повинен бути здатний:

1. ефективно планувати й організовувати роботу;

2. своєчасно проводити аудит;

3. збирати інформацію шляхом інтерв’ю, слухань, спостережень;

4. розгляду документів, в т. ч. звітів;

5. перевіряти точність зібраної інформації;

6. підтверджувати достатність звіту з аудиту, його результатів і висновків;

7. оцінювати ризик аудиту;

8. робити записи дій аудиту в робочих документах;

9. чітко, зрозуміло і лаконічно оформляти звіт з аудиту;

10. дотримуватися конфіденційності отриманої інформації;

11.ефективно спілкуватися особисто або через компетентного перекладача.

Володіння цими знаннями дає змогу аудиторові вибирати і використовувати ті процедури, механізми і методи, які відповідають особливостям аудиту та гарантують якісне його проведення.

Успішне виконання робіт з аудиту залежить від особистих якостей аудитора, який має бути:

1. уважним до альтернативних ідей або поглядів;

2. дипломатичним і тактовним при спілкуванні з людьми;

3. спостережливим стосовно середовища, в якому він діє, у процесі проведення аудиту;

4. стійким у досягненні цілей аудиту;

5. самостійним і незалежним у своїх діях від можливого впливу зі сторони.

Якщо аудитор системи управління якістю бажає стати аудитором систем управління навколишнім середовищем і навпаки, то він має пройти додаткове навчання.

Підтримання та вдосконалення знань і умінь. Подальший професійний розвиток ділових якостей аудитора залежить від підтримання та вдосконалення знань і умінь з урахуванням практики аудитів, нових стандартів та вимог. Це може бути досягнуто за рахунок збільшення досвіду роботи, навчання, самоосвіти, участі в роботі семінарів, конференцій тощо. Аудитор має підтримувати і демонструвати аудиторські здібності, беручи участь в аудитах систем управління.

Компетентність і професійні якості аудиторів та керівників груп аудиторів визначаються згідно з критеріями оцінювання, які розробляються для кожної з можливих ситуацій.

Процес оцінювання може бути первинним і, подальшим, періодичним. Оцінювання має бути заплановано, здійснено і зареєстровано для того, щоб забезпечити об’єктивність, справедливість і надійність результатів оцінювання.

Якщо критерії оцінювання не підтверджуються, то проводяться додаткові навчання і робота з аудиту, після чого здійснюється повторне оцінювання на відповідність вимогам до аудитора.