Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

   При расчетах платежными поручениями  и  расчетах по инкассо расчеты у  поставщиков отражают как продажу  продукции, т. е. с применением счетов 45 – «Товары отгруженные», 90 – «Продажи», 62 – «Расчеты с покупателями и заказчиками» и др. Покупатель использует счета 60 и 51 соответственно «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и «Расчетные счета» и др.

            

                      Аккредитивная форма расчетов  

     Аккредитивная форма расчетов применяется в  двух случаях: когда она установлена  договором и когда поставщик  переводит покупателя на эту форму  расчетов в соответствии с положениями  о поставщиках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления.

      Аккредитив – это условное денежное обязательство, принимаемое банком-эмитентом по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи.

      Банками могут открываться следующие  виды аккредитивов:

Покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные);

Отзывные  и безотзывные (могут быть подтвержденными).

      При открытии покрытого аккредитива банк-эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива в распоряжения исполняющего банка на весь срок действия аккредитива.

      При открытии непокрытого аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива в порядке, определенном соглашением между банками.

      Отзывным является аккредитив, который может быть изменен или отменен банком-эмитентом на основании письменного распоряжения плательщика без предварительного согласования с получателем средств. Безотзывный аккредитив может быть отменен только с согласия получателя средств.

      Порядок расчетов по аккредитиву устанавливается  в основном договор, в котором отражаются основные условия (наименование банков, получатель средств, сумма аккредитива, его вид, сроки действия, способ извещения получателя средств об открытии аккредитива, полный перечень  и точная характеристика документов, представляемых получателем средств и др.).

      Аккредитив  предназначен для расчетов с одним  получателем средств. Условиями  аккредитива может быть предусмотрен акцепт уполномоченного плательщиком лица. Форма аккредитива установлена  Положением (8).

      Выплаты по аккредитиву производят в течение срока его действия в банке поставщика в полной сумме аккредитива или по частям против представленных поставщиком реестров счетов и транспортных или приемо-сдаточных документов, удостоверяющих отгрузку товара. Реестры счетов должны сдаваться поставщиком в обслуживающее его учреждение банка, как правило, на следующий день после отгрузки (отпуска) товара.

      Схема документооборота при покрытом аккредитиве  представлена на рисунке 2.

      Аккредитив  учитывают на счете 55 – «Специальные счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы».

      Аккредитив  может быть выставлен за счет собственных  средств и за счет банковского  кредита. В первом случае выставление  аккредитива оформляют следующей  бухгалтерской записью:

      Дебет счета 55 – «Специальные счета в  банках», субсчет 1 «Аккредитивы»;

      Кредит  счета 52 – «Расчетные счета»

      Когда аккредитив выставляют за счет банковского  кредита, составляют следующую запись:

      Дебет счета 55 – «Специальные счета в  банках», субсчет 1 «Аккредитивы»; 

      Кредит  счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

      Оплату  счетов поставщиков с аккредитивного счета оформляют следующей записью:

      Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»;

      Кредит  счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы».

      Остаток неиспользованного аккредитива возвращают организации-покупателю и зачисляют на расчетный счет, если аккредитив выставлен за счет собственных средств, или перечисляют в погашение задолжности по ссуде, если аккредитив выставлен за счет банковского кредита.

      К недостаткам аккредитивной формы расчетов следует отнести замораживание средств покупателей на период действия аккредитива до его фактического использования, а также возможность задержки  отгрузки продукции поставщиком до поступления аккредитива. Вместе с тем она гарантирует немедленную оплату счетов поставщиков и способствует соблюдению расчетно-платежной дисциплины.

                 

                                Расчеты чеками   

Расчетный чек содержит письменное поручение  владельца  счета (чекодателя)обслуживающему его банку на перечисление указанной в чеке суммы денег с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Данная форма расчетов в последние годы все шире используется при одногородних расчетах (особенно для расчетов с транспортными организациями).

      Порядок и условия использования чеков  в платежном обороте регулируется Гражданским кодексом РФ, а в части, им не урегулированной, другими законами и устанавливаемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

      Бланки  чеков являются бланками строгой отчетности. Их хранение осуществляется в порядке, установленном нормативными актами Банка России.

      В соответствии с Положением (8) для  осуществления безналичных расчетов могут применяться чеки, выпускаемые  кредитными организациями. Эти чеки могут использоваться клиентами данной кредитной организации, а также в межбанковских расчетах при наличии корреспондентских отношений. Вместе с тем они не могут применяться для расчетов через подразделения расчетной сети Банка России.

      При поступлении товаров (оказании услуг) плательщик выписывает чек из книжки и передает представителю поставщика или подрядчика, который становиться чекодержателем. Чекодержатель представляет вписанный чек в свое учреждение банка, как правило, на следующий день со дня выписки для зачисления денег на его расчетный счет.

      Депонирование средств при выдаче чековых книжек у плательщика учитывается на счете 55 «Специальные счета в банках», субсчет 2 «Чековые книжки», с кредита  счетов 51 «Расчетные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и других подобных счетов. По мере оплаты задолжности чеками их списывают с кредита счета 55 в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и других подобных счетов. 

                        Учет переводов в пути   

      Некоторые организации не могут сдавать денежную наличность в течение рабочего дня в обслуживающий их банк. В этом случае организации в соответствии с заключенными договорами вносят подготовленную денежную наличность в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений, как правило, через инкассаторов банка и отделения связи.

      В период с момента передачи денежных средств инкассаторам или непосредственно  кредитным учреждениям, сберегательным кассам или почтовых отделениям сданные  денежные средства учитывают на активном синтетическом счете 57 «переводы в пути». Основанием для принятия денежных средств на учет по счету 57 являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы или почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам или другие подобные документы.

      Движение  денежных средств (переводов в иностранной  валюте) учитываются на счету 57 обособленно.

      Суммы наличных денежных средств, сданных  кредитным организациям, сберегательным кассам или почтовым отделениям, списывают в дебет счета 57 с кредита счета 50 «касса».

      С кредита счета 57 денежные средства списывают в дебет счета 51 «расчетные счета» (согласно выписке банка) или  других счетов в зависимости от их использования (50,52,62,73). 

                  Отчет о движение денежных средств 

      С 1996г. организации составляют отчет  о движении денежных средств (ф.№4 годового отчета за 1999г.).

      Отчет состоит из четырех разделов.

1. Остаток денежных средств на начало года.
2. Поступило денежных средств – всего и в том числе по видам поступлений (выручка от реализации товаров, продукции, работ, услуг, от реализации основных средств и иного имущества, авансы, полученные от покупателей, бюджетные ассигнования и иное целевое финансирование, полученные безвозмездно, кредиты и займы, дивиденды и проценты по финансовым вложениям, прочие поступления).
3. Направленно денежных средств – всего и в том числе по направлениям расходов (на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, на оплату труда, отчисления на социальные нужды, выдачу подотчетных сумм, выдачу авансов, оплату делового участия в строительстве, оплату машин, оборудования и транспортных средств, финансовые вложения, выплату дивидендов и процентов, расчеты с бюджетом, оплату процентов по полученным кредитам и займам прочие выплаты и перечисления).
4. Остаток денежных средств на конец отчетного периода.

Сведения  о движении денежных средств представляются в валюте Российской Федерации –  рублях – по данным счетов 50 «касса», 51 «расчетные счета», 52 «валютные счета», 55 «специальные счета в банках». Движение денежных средств показывается по видам деятельности – текущей, инвестиционной, финансовой.

      Под текущей деятельностью понимается деятельность организации по производству продукции, торговле, общественному питанию и т.п.

      Инвестиционная деятельность связана с  капитальными вложениями и долгосрочными финансовыми вложениями, а финансовая деятельность – с осуществлением краткосрочных финансовых вложений.

      Отчет о движении денежных средств имеет  важное значение для контроля за финансовой деятельностью организации. Справочные сведения отчета по наличному расчету, из них с применением ККА (Контрольно-кассовый аппарат), позволяют контролировать наличный поток денежных средств. 
 
 
 
 
 
 

  2              7                                                4             5 

Документооборот при расчете платежными требованиями рис.1

1 – отправка документов, подтверждающих отгрузку товара; 2 – сдача платежного требования в 4 или 3 экземплярах на инкассо; 3 – отправка платежного требования в 2 экземплярах учреждению банка плательщика; 4 – извещение покупателя о поступлении платежного требования-поручения; 5 – отправка покупателю оплаченного платежного требования-поручения; 6 – извещение об оплате покупателем счета; 7 – перечисление платежа за счет поставщика и извещение об этом поставщика. 

     5                      3                                                            1