Аудит расчетов с подотчетными лицами

АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

 

Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по расчетам с подотчетными лицами законодательным и нормативным документам Республики Беларусь, для выявления имеющихся ошибок и нарушений и степени их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами являются:

проверка  правильности документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;

оценка  системы внутреннего контроля и  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами;

установление  целевого использования подотчетных  сумм;

соблюдение  установленного порядка возмещения командировочных расходов;

оценка  состояния синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

оценка  полноты и правильности отражения  расчетов с подотчетными лицами в  учетных регистрах;

сверка  оборотов и сальдо по счетам в регистрах  синтетического учета, главной книге  и бухгалтерском балансе;

проверка  соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами;

анализ  состояния дебиторской и кредиторской задолженности с подотчетными лицами с целью принятия эффективных  управленческих решений.

При проведении  аудита расчетов с подотчетными лицами следует руководствоваться следующими законодательными и нормативно-правовыми актами: Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18.10.1994 № 3321-ХII (в редакции Закона 26.12.2007 № 302-З); Гражданским кодексом Республики Беларусь от 07.12.1998 № 218-З (в редакции Закона 03.07.2011 №285-З); Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в редакции постановления от 29.02.2008); Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 №115 (в редакции постановления от 14.09.2011 №87); Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 №107, Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.10.2011 №107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» утверждены размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь; Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 №7 (в редакции  постановления от 16.08.2011) «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» установлены нормы оплаты командировочных расходов при командировках за границу.

Отражение на счетах бухгалтерского учета операций с денежными средствами производится в соответствии с Типовым планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией  по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденными  постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89 (в  редакции постановления от 05.01.2011 №1).

В программу проверки расчетов с подотчетными лицами включают следующие вопросы:

аудит тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета;

аудит оформления первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами;

установление объема и состава документов, подлежащих проверке в соответствии с установленной материальностью и рабочим планом проверки;

проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;

проверка соответствия записей по выдаче, использованию и возврату подотчетных сумм данным журнала-ордера № 7 или другого учетного регистра по счету 71;

установление фактов выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса и проверка своевременности возврата неиспользованных подотчетных сумм;

проверка наличия приказа об установлении круга лиц, которым предоставляется право получать деньги под отчет;

проверка соблюдения сроков, на которые выдаются авансы на операционно-хозяйственные расходы;

аудит правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей;

аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным работам и услугам через подотчетных лиц;

аудит правильности отнесения на себестоимость расходов по командировкам, в том числе ведение раздельного учета произведенных затрат в соответствии с установленными нормами и сверхнормативных расходов;

аудит правомерности включения в совокупный доход работников для целей налогообложения сумм, превышающих расходы в пределах установленных норм (кроме сверхнормативных расходов по найму жилого помещения), а также расходов на личные нужды;

проверка правильности расчетов с лицами, не работающими в организации, по служебным поездкам за счет проверяемой организации;

аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по транспортным документам, счетам гостиниц, за пользование постельными принадлежностями;

проверка правильности ведения раздельного учета расчетов с подотчетными лицами в валюте и в рублях.

Необходимая информация по расчетам с подотчетными лицами может быть получена из следующих  источников:

Первичные учетные документы, служащие основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами:

авансовый отчет;

командировочное удостоверение;

журнал  учета работников, выбывающих в командировки;

журнал  учета работников, прибывающих в  командировки;

инвентаризационная  опись по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Учетные регистры, используемые для отражения  хозяйственных операций по учету  расчетов с подотчетными лицами, включая  расчеты в иностранной валюте:

в организациях, применяющих единую журнально-ордерную форму счетоводства: журнал-ордер  № 1, журнал-ордер № 7, ведомость № 1.

в организациях, применяющих упрощенную журнально-ордерную форму учета: журнал-ордер  № 3.

в организациях, использующих в учете  вычислительную технику: машинограмма - оборотная ведомость по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, содержащая данные как синтетического, так и аналитического учета.

Прочие  документы и учетные регистры:

приказы на направление работников в командировки;

первичные документы, подтверждающие использование  денежных средств по целевому назначению (проездные билеты, счета гостиниц, товарные чеки др.);

приказ  об установлении круга лиц, которым  предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы;

приказ  об установлении повышенных норм командировочных  расходов;

договоры  гражданско-правового характера  с лицами, выезжающими в служебные  поездки за счет проверяемой организации;

акты закупок материальных ценностей у физических лиц;

контракты с иностранными партнерами, договоры;

письма  – приглашения;

учетная политика организации (в части порядка  выдачи, использования, сроков возврата, порядка проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами);

главная книга или иной обобщающий регистр  бухгалтерского учета (в части записей  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

При аудиторской проверке расчетов с  подотчетными лицами используются такие  методы получения аудиторских доказательств, как:

наблюдение  за выполнением хозяйственных или  бухгалтерских операций;

устный  опрос;

получение письменных подтверждений;

проверка  документов, подготовленных в организации  клиента;

проверка  арифметических расчетов;

проверка  синтетического и аналитического учета.

Последовательность  работ при проведении аудиторской проверки можно разделить на 3 этапа:

Ознакомительный;

Основной;

Заключительный.

Ознакомительный этап аудиторской проверки включает в себя следующие вопросы, которые  должен изучить аудитор:

Изучение  приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право  получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

Проверка  наличия журналов учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих  в командировки.

Проверка  наличия в учетной политике или  других распорядительных документах по организации сроков, на которые выдаются авансы на хозяйственно-операционные расходы, периодичности и сроков проведения инвентаризации расчетов.

Установление  объема и состава документов, подлежащих проверке в соответствии с установленной  материальностью и рабочим планом проверки.

На  основном этапе проверки аудитор  изучает вопросы, упомянутые выше в  перечне вопросов программы аудиторской проверки.

В первую очередь необходимо убедиться  в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с  подотчетными лицами в организациях. Аудитору следует запросить приказ об установлении учетной политики организации, приказы (распоряжения) руководителя организации  о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, журнал учета работников, выбывающих в командировки. Фактически произведенные  операции сверяются с положениями, отраженными в приказах руководителя. В процессе контроля проверяется  законность и целесообразность возмещения командировочных расходов, устанавливается  правильность ведения журнала учета  работников, направленных в командировки.

Отсутствие  в организации приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено  право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы  указывает на низкий уровень внутреннего контроля.

Отсутствие документов, подтверждающих производственную необходимость данной командировки (письма-приглашения, договоров с партнерами и т.п.), может исключить возможность отнесения командировочных расходов на себестоимость продукции в целях бухгалтерского учета и налогообложения.

Если  в организации отсутствует журнал учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки, или он заполняется несистематически, нерегулярно, аудитор может поставить вопрос об отсутствии контроля за использованием рабочего времени работника, правомерности выплаты командировочных и обоснованности их размеров, и правомерности отнесения начисленных командировочных расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей бухгалтерского учета и налогообложения.

В учетной политике или других распорядительных документах по организации должны быть определены сроки, на которые выдаются авансы на хозяйственно- операционные расходы, периодичность и сроки проведения инвентаризации расчетов, в противном случае появляется возможность злоупотреблений с наличными денежными средствами работниками, получившими авансы без определения сроков возврата.

Аудитор проверяет соответствие записей в журнале-ордере № 7 данным авансовых отчетов. Если данные аналитического учета не соответствуют данным синтетического учета, отсутствует возможность подтверждения достоверности строки «Прочие дебиторы» («Прочие кредиторы») баланса.

Особенно  внимательно аудитор должен проверить  авансовые отчеты, так как именно они являются основанием для заполнения регистров бухгалтерского учета. Документальная проверка ведется по двум направлениям: по форме и по существу отраженных операций.

  При проверке авансовых отчетов  по форме анализируются наличие  номера и даты составления  документа; факт указания подотчетного  лица и суммы полученного аванса; израсходованной суммы; суммы  остатка или перерасхода; назначение  аванса; наличие подписей; порядок  заполнения оборотной стороны  авансового отчета. Особое внимание  уделяется проверке представленных  командированными лицами авансовых  отчетов. Устанавливается наличие  отметок в командировочных удостоверениях  о датах прибытия и выбытиях  из пунктов назначения, нет ли  подчисток, помарок, все ли  реквизиты заполнены. Фактическое  время пребывания в командировке  определяют по отметке в командировочном  удостоверении о выбытии и  прибытии. При этом даты прибытия  и убытия в командировочном  удостоверении сверяются с датами, указанными в проездных документах. При необходимости производится  сверка данных командировочного  удостоверения с путевыми листами  водителей и табелями учета  рабочего времени других категорий  работников, отметками в паспортах.  Необходимо проверить правильность  оплаты суточных расходов, расходов  по найму жилья и за проезд. В случаях обнаружения фактов  нарушений расчетов с подотчетными  лицами вся информация должна  отражаться в рабочей документации аудитора.