Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу

Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими  в командировку за границу 

Введение 

С развитием  рыночных отношений в России происходит расширение внешнеэкономических связей со странами ближнего и дальнего зарубежья. Для ведения переговоров, заключения контрактов, приобретения имущества  представители российских организаций  выезжают в зарубежные командировки. Под зарубежными командировками понимаются все командировки за пределы  Российской Федерации, в том числе  и страны СНГ.

Документальное  оформление

Порядок возмещения командировочных расходов определен ст. 168 Трудового кодекса  Российской Федерации (далее - ТК РФ). В  случае направления работника в  служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

расходы на проезд;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные  расходы, связанные с проживанием  вне постоянного места жительства;

иные  расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным  актом организации. При этом размер возмещения не может быть ниже установленного Правительством Российской Федерации.

Для направления  работника в служебную загранкомандировку руководитель организации должен издать приказ. Формы всех документов для  командировок утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В  приказе о направлении работника  в командировку обязательно должны быть указаны Ф.И.О. командированного, его должность, цель, время, место  командирования, служебное задание. По возвращении работника из командировки составляется отчет о командировке.

Обычно  на командированного сотрудника организация  должна оформить командировочное удостоверение. При направлении сотрудника в  страны дальнего зарубежья достаточно одного приказа. Размер суточных в иностранной  валюте будет определяться по отметкам о пересечении границы Российской Федерации в загранпаспорте.

Если  сотрудник направляется в страны СНГ, то рекомендовано оформлять  командировочное удостоверение. Поскольку  в большинство стран СНГ российские граждане могут въезжать без визы, подтвердить срок командировки отметками  в загранпаспорте нет возможности. В то же время при наличии командировочного удостоверения срок командировки можно  определить по отметкам о прибытии в пункт назначения и выбытии  из него.

С 1 января 2005 г. до 12 июля 2006 г. при загранкомандировках  действовали нормы суточных и  оплата за жилье, утвержденные Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н. Согласно Приказу Минфина России от 12.07.2006 N 92н нормы суточных, установленные  Приказом N 64н, распространяются только на организации, финансируемые из федерального бюджета. Все остальные организации  могут сами определять в коллективных договорах максимальный размер суточных при зарубежных командировках и  не облагать выплаты в пределах этого  лимита единым социальным налогом и  налогом на доходы физических лиц (далее - НДФЛ).

Налоги  и расчеты 

При расчете  налога на прибыль суточные можно  учесть в составе расходов в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации  от 13.05.2005 N 299. При этом расходы на жилье можно списать в полном объеме при наличии оправдательных документов.

Работнику выплачиваются суточные за каждый день загранкомандировки. Согласно Постановлению  Совета Министров Российской Федерации  от 01.12.1993 N 1261 существует ряд особенностей, которые необходимо учитывать при  расчете суточных:

если  работники, направленные в краткосрочную  командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой  на личные расходы за счет принимающей  стороны, то организация выплату  суточных им не производит, если принимающая  сторона не выплачивает указанным  лицам иностранную валюту на личные расходы, но представляет им за свой счет питание, то организация выплачивает  им суточные в размере 30% нормы, включая  надбавки, установленные указанным Постановлением;

в случае пребывания работника в краткосрочной  командировке за границей более 60 дней оплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение;

работникам, выехавшим в командировку за границу  и возвратившимся из-за границы в  Российскую Федерацию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы.

Отметим, что со дня пересечения государственной  границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются  по норме, установленной для выплаты  в стране, в которую лицо направляется, а со дня въезда на территорию Российской Федерации - по норме, установленной  при командировках в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (по отметкам в загранпаспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется (совместное Письмо Минтруда России, Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу").

Если  работник уезжает до 24 часов включительно, то за этот день ему нужно выплатить  суточные. При этом нужно учесть время, необходимое, чтобы добраться  до станции или аэропорта, если они  находятся за чертой населенного  пункта, из которого выезжает работник. Общий срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени  в пути, для строителей - 1 год. Если работник заболеет во время командировки, то ему выплачиваются суточные за все время нетрудоспособности (по справке или больничному листу).

Компенсационные выплаты работникам по заграничным  командировочным расходам на территории Российской Федерации осуществляются по нормам не ниже установленных Правительством Российской Федерации. С 1 января 2006 г. действуют предельные размеры суточных, установленные Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2005 N 812. Проезд оплачивается согласно проездным документам. Если расходы на проезд не подтверждены документально, то с суммы компенсации этих расходов организация должна удержать НДФЛ. Эти расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Организация оплачивает сотруднику расходы, связанные  с получением загранпаспорта, оформлением  визы, расходы по оплате услуг аэропортов, по обмену наличной валюты или дорожного  чека на наличную иностранную валюту, страховку и др.

Работникам  возмещаются расходы по проезду  к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос  на обязательное личное страхование  пассажиров в транспорте, оплату услуг  по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах  постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого  фирменного поезда;

водным  транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий  и линий с комплексным обслуживанием  пассажиров, в каюте II категории  речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования, кроме такси.

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещаются  расходы в размере минимальной  стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным  транспортом - в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным  обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Командированному  работнику кроме указанных расходов возмещаются:

расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или  пересадок;

расходы на провоз не более 80 кг багажа;

расходы в связи с наймом жилого помещения  в случае вынужденной задержки в  пути следования (по установленным  нормам).

Указанные расходы возмещаются только при  наличии подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов  и т.п.).

Часто в связи с командировками выделяются затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету работник может  приложить счет телефонной станции  или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым он звонил. Целесообразность и производственная необходимость  могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке  работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых  указаны соответствующие телефонные номера).

Организация имеет право самостоятельно своими локальными нормативными актами (приказом и/или распоряжением) устанавливать  конкретные размеры возмещения командировочных  расходов, при этом они должны быть не ниже норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Работнику, который направляется в загранкомандировку, выдается аванс в рублях или в  иностранной валюте (при наличии  валюты на текущем валютном счете  организации) на основании утвержденной сметы расходов. В настоящее время возможно осуществить выдачу общей суммы аванса в рублевом эквиваленте. В этом случае работник покупает валюту в обменном пункте, а по возвращении из командировки продает неиспользованный остаток и возвращает в кассу организации его рублевый эквивалент.

Пример 1. Приказом руководителя организации  работник направляется в командировку в Нью-Йорк (США) сроком на пять дней с предварительным заездом в  Москву сроком на один день. Работнику  выдается аванс в рублях и долларах США. При расчете сметы расходов необходимо учесть следующие выплаты:

стоимость проезда железнодорожным транспортом  от места жительства до Москвы и  обратно;

стоимость авиабилетов от Москвы до Нью-Йорка  и обратно;

суточные  на территории Российской Федерации  и США;

расходы по найму жилого помещения в Москве и Нью-Йорке;

расходы на оформление визы и загранпаспорта;

расходы на оформление страховки.

Смета расходов на загранкомандировку в США  П.Г. Петрова с 1 по 5 августа 2007 г. представлена в таблице.

Виды  расходов На территории Российской Федерации На территории США  
Суточные 400 руб. (200 руб. x 2 дня); 1 день в Москве + 1 день после пересечения границы при возвращении из командировки 201 долл. (67 долл. x 3 дня); 1 день после пересечения границы при отъезде за границу + 2 дня за границей  
Наем жилого помещения 550 руб. (550 руб. x 1 день) 660 долл. (220 долл. x 3 дня)  
Проезд 1300 руб. 900 долл.  
Стоимость визы - 150 долл.  
Оформление загранпаспорта 300 руб. -  
Страховка - 150 долл.  
Итого 2550 руб. 2061 долл.

По возвращении  из командировки работник обязан в  течение трех рабочих дней представить  в бухгалтерию авансовый отчет  с приложением документов, которые  подтверждают произведенные расходы (билеты, копию загранпаспорта, счета  за проживание, отчет о выполнении служебного задания по форме N Т-10а  и др.). Если документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский  язык.

Если  работнику была выдана валюта, то неизрасходованную  валюту он сдает в кассу организации.

Пересчет  выданной командированному работнику  валюты осуществляется на дату совершения операции (дата выдачи и возврата неизрасходованной  валюты), а также на дату составления  бухгалтерской отчетности. Датой  совершения операции по погашению задолженности  по подотчетным суммам считается  дата утверждения авансового отчета.

Для учета  выданных авансов и командировочных  расходов к счету 71 "Расчеты с  подотчетными лицами" открываются  два субсчета:

"Расчеты  с подотчетными лицами в рублях";

"Расчеты  с подотчетными лицами в иностранной  валюте".

Пример 2. 17 марта 2007 г. работник получил для  командировки во Францию 10 300 евро. 20 апреля 2007 г. был утвержден авансовый  отчет работника на сумму 10 100 евро. Курс евро составил (цифры условные):