Аудит расчетов по оплате труда и соблюдение трудового законодательства

Работодатель имеет право  устанавливать различные системы  премирования, стимулирующих доплат и надбавок с учетом мнения представительного  органа работников. Указанные системы  могут устанавливаться также  коллективным договором (ст. 144 ТК).

На сумму, начисленную  в оплату труда, организация обязана  начислить единый социальный налог  на основании п. 1 ст. 236, п. 1 ст. 237 НК, а также произвести отчисления на обязательное социальное страхование  от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного  социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184).

Кроме того, общая сумма  затрат на оплату труда включается в базу для начисления страховых  взносов на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

6. Удержания из заработной платы

Заработная плата работникам организации считается объектом налогообложения налога на доходы физических лиц (далее – НДФЛ) на основании  п. 1 ст. 209 НК. В соответствии с п. 3 ст. 210 НК для доходов, в отношении  которых предусмотрена налоговая  ставка 13 %, налоговая база определяется как денежное выражение таких  доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых  вычетов (от 400 до 3000 руб. на работника  и 600 руб. на каждого иждивенца), предусмотренных  ст. 218–221 НК, с учетом особенностей, установленных гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК.

Указанные вычеты предоставляются  за каждый месяц календарного года и действуют до месяца, в котором  доход работника, исчисленный нарастающим  итогом с начала календарного года работодателем, предоставляющим данные стандартные налоговые вычеты, превысил 20 000 руб. (для вычетов на работника) и 40 000 руб. (для вычетов на иждивенца). Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил установленный размер, данные налоговые вычеты не применяются.

Удержание у налогоплательщика  начисленной суммы налога на доходы физических лиц производится налоговым  агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом  налогоплательщику, при фактической  выплате указанных денежных средств  налогоплательщику либо по его поручению  третьим лицам (п. 4 ст. 226 НК). Налогообложение  производится по ставке 13 % (ст. 224 НК).

Сумма налога на доходы физических лиц, удержанная при выплате заработной платы, определяется по данным, содержащимся в расчетно-платежной ведомости  либо в налоговых карточках по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ, утвержденная приказом МНС России от 01.11.2000 № БГ-3-08/ 379 «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц»).

Согласно п. 1 ст. 226 НК российские организации, от которых или в  результате отношений с которыми налогоплательщик (физическое лицо –  ст. 207 НК) получил доходы, обязаны  исчислить, удержать у налогоплательщика  и уплатить в бюджет сумму налога, исчисленную по соответствующей  налоговой ставке. Удержание начисленной  суммы налога на доходы физических лиц производится непосредственно  из доходов налогоплательщика при  их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая удержанию с заработной платы работников, отражается в учете  по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам  и сборам» и дебету счета 70.

В соответствии с п. 6 ст. 226 НК организация – налоговый агент  обязана перечислять суммы исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода. В день получения наличных денежных средств  в банке на выплату заработной платы сумма исчисленного налога на доходы физических лиц удерживается из доходов работников, и у организации  возникает задолженность перед  бюджетом по уплате сумм налога на доходы физических лиц.

Что касается материальной помощи, то согласно п. 28 ст. 217 НК не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц суммы материальной помощи, оказываемой  работодателями своим работникам, не превышающие 2000 руб. в течение налогового периода (календарного года).

Кроме удержаний налога на доходы физических лиц возможны удержания  по решениям суда (алименты), по инициативе администрации предприятия (например, в возмещение ущерба, за брак, невозвращенные своевременно подотчетные суммы) и  по инициативе работника (перечисления по его заявлениям). Аудитор проверяет  наличие соответствующих распоряжений, постановлений, заявлений на все  эти виды удержаний. Сумма данных удержаний из заработной платы работника  может быть отражена в графе 16 (17, 18) Расчетно-платежной ведомости.

В действующем законодательстве нет прямого определения счетной  ошибки. Анализ сложившейся практики позволяет считать, что счетная  ошибка представляет собой результат  неправильного совершения арифметических действий и чисто случайных, неосторожных, механических действий, в том числе  при введении исходной информации в  ПЭВМ, которые не требуют их правовой оценки.

Согласно ст. 137 ТК работодатель вправе принять решение об удержании  из заработной платы сотрудника суммы, излишне выплаченной ему в  результате счетной ошибки, не позднее  одного месяца со дня неправильно  исчисленных выплат и при условии, если работник не оспаривает оснований  и размеров удержания. Следует обратить внимание на то, что размер удержаний  при каждой выплате заработной платы  не может превышать 20 % заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК).

Ограничение размера удержаний  из заработной платы устанавливается  ст. 138 ТК, но не распространяется на удержания  по инициативе самого работника. Сумма, удержанная из дохода работника по его распоряжению, не уменьшает налоговую  базу по налогу на доходы физических лиц (п. 1 ст. 210 НК).

7. Аудит выплаты заработной платы

Согласно ст. 136 ТК срок выплаты  заработной платы устанавливается  правилами внутреннего трудового  распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором, но не реже двух раз в месяц.

Выдача наличных денег  из касс предприятий на выплату заработной платы производится по платежным (расчетно-платежным) ведомостям (без составления расходного кассового ордера на каждого получателя) с наложением на эти документы  штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия  или лицами, на это уполномоченными (п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного  решением совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 № 40 (далее –  Порядок)).

В соответствии с п. 7 Порядка  предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать  ее, в частности, на оплату труда. При  этом предприятия не имеют права  накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов  для осуществления предстоящих  расходов, в том числе на оплату труда.

По истечении установленных  сроков оплаты труда кассир закрывает  ведомость в порядке, указанном  в п. 18 Порядка. В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости делается надпись о фактически выплаченных  и подлежащих депонированию суммах (при наличии таковых), производится сверка их с общим итогом по платежной  ведомости.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются бухгалтерией после их выдачи в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма № КО-3, утвержденная постановлением Госкомстата  России от 18.08.1998 № 88) (п. 21 Порядка).

В конце последнего дня  выплаты заработной платы на основании  Отчета кассира (второй экземпляр листа  Кассовой книги (форма № КО-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88)) и приложенных к  нему расходных кассовых документов в бухгалтерском учете отражается сумма выплаченной работникам заработной платы по дебету счета 70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда» и кредиту  счета 50 «Касса» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его  применению.

Сумма депонированной заработной платы отражается в учете по кредиту  счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» и дебету счета 70.

8. Предоставление отпуска

Аудитор должен проверить  своевременность предоставления отпусков персоналу организации. В соответствии со ст. 114, 115 ТК организация обязана  ежегодно предоставлять работникам отпуска продолжительностью 28 календарных  дней с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. По соглашению между работником и работодателем  ежегодный оплачиваемый отпуск может  быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска  должна быть не менее 14 календарных  дней (ст. 125 ТК).

Сумма среднего заработка, сохраняемого работнику на время отпуска, рассчитывается исходя из средней заработной платы, для расчета которой ст. 139 ТК установлен единый порядок, особенности которого определены Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства  РФ от 11.04.2003 № 213 (далее – Положение). На основании ст. 139 ТК и п. 3 Положения  средний заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние  три календарных месяца (с 1-го числа  до 1-го числа). Для расчета средней  заработной платы учитываются все  предусмотренные системой оплаты труда  виды выплат, применяемые в соответствующей  организации, независимо от источников этих выплат.

Согласно подп. «б» п. 4 Положения при исчислении среднего заработка из расчетного периода  исключается время, а также начисленные  за это время суммы, если работник получал пособие по временной  нетрудоспособности.

В соответствии с п. 9 Положения  средний дневной заработок для  выплаты компенсации за неиспользованные отпуска в случае, когда из расчетного периода исключалось время в  соответствии с п. 4 Положения, средний  дневной заработок исчисляется  путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую  из среднемесячного числа календарных  дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и  количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Количество календарных дней в не полностью  отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю пятидневной рабочей  недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

Сумма среднего заработка, сохраняемого работнику на время отпуска, относится  к расходам на оплату труда, которые  в соответствии с п. 5, 8, 9 ПБУ 10/99 и  п. 36, 49 Инструкции считаются расходами  по обычным видам деятельности.

Сумма отпускных включается в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц на основании п. 1 ст. 210 НК. Налогообложение производится по ставке 13 % (ст. 224 НК).

В соответствии с п. 7 ст. 255 НК для целей налогообложения  прибыли в составе расходов, уменьшающих  налоговую базу, признается сумма  начисленного работнику среднего заработка, сохраняемого на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ.

На сумму отпускных  организация обязана начислить  единый социальный налог на основании  п. 1 ст. 236, п. 1 ст. 237 НК, а также произвести отчисления на обязательное социальное страхование от несчастных случаев  на производстве и профессиональных заболеваний (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

Кроме того, сумма отпускных  включается в базу для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

Для целей исчисления налога на прибыль сумма отпускных учитывается  в составе расходов на оплату труда, а сумма единого социального  налога и страховых взносов на обязательное социальное страхование  от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний  учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством  и реализацией (п. 7 ст. 255, подп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК).

2. Аудиторская проверка соблюдения трудового законодательства и расчетов по оплате труда

Законодательные и нормативные  документы.

1. Гражданский кодекс РФ, ч. 1 и 2.
2. Инструкция о составе фонда заработной платы и выплат социального характера (с учетом изменений и дополнений, 1995 г., 1999 г., 2004 г.).
3. Трудовое законодательство РФ.

Источники информации:

• приказы о приеме, увольнении, передвижении, переводе, предоставлении отпусков и пр.;
• табель учета рабочего времени;
• наряды, рапорты, маршрутные листы;
• листки на доплату, рапорты о выработке, акты на брак;
• лицевые счета работников (бухгалтерия);
• личные карточки работников (отдел кадров);
• расчетно-платежные ведомости;
• сводные ведомости распределения зарплаты;
• журналы-ордера, главная книга, баланс.