Выставочно–ярморочная деятельность в сфере туризма: состояние и перспективы развития

Глава 2. Анализ выставочной деятельности туроператора ООО «Премиум Сервис»

2.1. Краткая характеристика предприятия

Компания «Премиум Сервис» работает на рынке туризма с 2003 года и является туроператором  по Москве, Санкт-Петербургу, Золотому кольцу и Киеву. За время работы компании были организованы принципиально новые  программы по приему в Москве и  интересные маршруты по городам Золотого кольца! Кроме сборных туров, компания уделяет большое внимание организованным школьным и взрослым группам, а также обслуживанию индивидуальных туристов. Компания осуществляет прием иностранных групп и оказывает качественное обслуживание корпоративным клиентам.  

Миссия ООО «Премиум Сервис» - содействовать развитию российского туристского рынка путем предоставления по доступным ценам качественных туристских услуг, соответствующих международным стандартам.

Компания является постоянным участником крупных московских и региональных выставок MITT, «Отдых», «УралТурЭкспо» и других. И с каждым годом увеличивает объем продаж!

Компания «Премиум Сервис» сотрудничает с множеством российских и зарубежных агентств и крупных туроператоров, для удобства бронирования туров создана система online-бронирования, благодаря которой возможно быстрое бронирование и подтверждение туров.

Большое значение уделяется профессиональному обслуживанию частных клиентов: подбор необходимых туров, точная информация и качественное предоставление необходимых документов для поездки. Основными направлениями являются отдых в Подмосковье, санаториях и пансионатах Краснодарского Края и Крыма, экскурсионные и индивидуальные туры за рубеж, горнолыжный отдых на лучших курортах России и Европы. Работа с надежными  туроператорами гарантирует качественный отдых туристов.  Также для постоянных клиентов создана дисконтная  система скидок, позволяющая увеличивать бонус после каждой предоставленной услуги.

Индивидуальный подход к каждому клиенту, удобная система бронирования и высокая степень ответственности гарантирует высокий уровень обслуживания в ООО «Премиум Сервис».

Лицензия на туроператорскую деятельность № ТД 0022768 от 28.05.03.

Лицензия на турагентскую деятельность № ТД 002758 от 28.05.03.

Адрес: г. Москва, ул. Скаковая д. 32.

2.2. Анализ выставочной деятельности предприятия

Перед тем, как принять участие в выставке, ООО «Премиум Сервис» заключает договор с организатором выставки, в соответствии с которым организатор обязуется обеспечить участие заказчика в туристской выставке. 

В контракте оговариваются следующие вопросы:

-                предмет контракта;

-                обязанности сторон;

-                цена контракта и порядок расчетов;

-                порядок приемки работ;

-                ответственность сторон;

-                срок действия контракта;

-                прочие условия;

-                юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

В обязанности ООО «Премиум Сервис» как заказчика входит:

-                предоставление организатору для экспонирования необходимых
материалов и изделий;

-                предоставление организатору в месячный срок до открытия выставки всех сведений, являющихся существенными условиями участия  в выставке (необходимая выставочная площадь, концепция стенда и др.).

-                обеспечение доставки на выставку и с выставки необходимых к
экспонированию материалов.

В обязанности организатора выставки как исполнителя входит:

-                     обеспечение заказчика оборудованным выставочным стендом для размещения и распространения рекламно-выставочных  материалов  с  организацией  переговорного  процесса согласно спецификации. Выставочный стенд представляет собой оформленную с помощью элементов конструкции или других выразительных средств часть выставочной площади. Выставочный стенд за счет своей архитектуры должен представлять собой просторное помещение, удобное для получения информации для посетителей и по существу дела, и лично для персонала. Успех обеспечивают компетентный персонал стенда и соответствующий своим функциям ход работы выставки;

-                     обеспечение внесения информации от заказчика в каталог выставки,
основываясь на сведениях и материалах, полученных от заказчика;

-                     обеспечение строительства   на   данной   площади   выставочных
конструкций, проведение монтажных и демонтажных, электромонтажных работ, предоставление выставочной мебели и специального электротехнического оборудования;

-                     предоставление заказчику по окончанию работ акта приемки-сдачи работ.

Глава 3. Совершенствование выставочной деятельности туроператора ООО «Премиум Сервис»

3.1. Планирование выставочной деятельности

Организационный процесс при участии в выставке делится на три этапа: предвыставочная работа, работа на выставке и работа после выставки. Даже если открытие выставки еще очень далеко, подготовку к ней следует уже начинать. План нужно составить так, чтобы в него вошли все те важнейшие условия, без выполнения которых не обойтись, чтобы по-настоящему подготовиться к выставке.

В плане предусматривается:

-                определение значения выставки в системе маркетинга;

-                конкретизация целей участия в выставке;

-                сбор информации о проводимых в стране или других странах выставках, представляющих для фирмы интерес;

-                оценка группы клиентов-посетителей;

-                отбор и принятие решений по конкретной выставке-ярмарке;

-                составление сметы расходов;

-                организационный процесс: подбор персонала, выбор экспонатов типа выставочного стенда и режим работы стенда, транспортировка, страхование, реклама и т.д.

При подготовке и проведении выставочно-ярмарочных мероприятий можно использовать метод сетевого планирования. Сетевой метод – это сумма приемов и способов, позволяющих на основе применения сетевого графика (сетевой модели) рационально осуществлять весь управленческий процесс, то есть организовывать, оценивать, контролировать и корректировать весь комплекс работ, которые должны проводиться параллельно. Он позволяет:

-                наглядно представить организационную и технологическую последовательность выполнения операций и установить взаимосвязь между ними;

-                обеспечить четкую координацию операций различной степени сложности, выявить операции, от которых зависит продолжительность всей работы (то есть организационного мероприятия), и сосредоточить внимание на своевременном выполнении каждой операции;

-                эффективно использовать денежные и материальные ресурсы.

Применение сетевого метода безусловно предполагает коллективную работу по составлению подробного перечня мероприятий и назначению ответственных за них лиц, т.е. создание на предприятии организационной структуры, отвечающей за подготовку и участие в выставке.

Рассмотрим построение сети проекта.

Каждый процесс проекта обозначается в сети дугой, ориентированной по направлению выполнения проекта. Узлы сети (также называемые событиями) устанавливают отношения предшествования среди процессов проекта.

Построение сети проекта основано на следующих правилах:

1. Каждый процесс в проекте представим одной и только одной дугой.

2. Каждый процесс идентифицируется двумя концевыми узлами. На рисунке 2 показано, как с помощью фиктивного процесса можно представить два параллельных (конкурирующих) процесса А и В.

Рисунок 2 - Представление конкурирующих процессов

По определению фиктивный процесс (который на схеме сети обычно обозначается пунктирной дугой) не поглощает временных или других ресурсов. Вставив фиктивный процесс, мы получаем возможность идентифицировать процессы А и В, по крайней мере, одним уникальным концевым узлом (как требует правило 2).

3. Для поддержания правильных отношений предшествования при включении в сеть любого процесса необходимо ответить на следующие вопросы:

-                Какой процесс непосредственно предшествует текущему?

-                Какой процесс должен выполняться после завершения текущего процесса?

-                Какой процесс конкурирует (выполняется параллельно) с текущим?

Ответы на эти вопросы, возможно, потребует включения в сеть фиктивных процессов, чтобы правильно отобразить последовательность выполнения процессов. Предположим, например, что четыре процесса должны удовлетворять следующим условиям: процесс С должен начаться после завершения процессов А и В. Процесс Е должен начаться непосредственно после завершения процесса В. На рисунке 3а показано неправильное представление наших процессов, так как из него следует, что процесс Е должен начаться после завершения как процесса В, так и А. На рисунке 3б показано, как с помощью фиктивного процесса D разрешить эту коллизию.

Рисунок 3 - Представление процессов

3.2. Подведение итогов выставки.

После завершения работы ярмарки или выставки следует подвести итоги участия фирмы в данном мероприятии. Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

Если все же конечная цель – продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.

По окончании каждой выставки составляется записка, коротко отражающая все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.

Необходимо ознакомить работников фирмы с первыми результатами участия в ярмарке или выставке. В частности, целесообразно проинформировать о:

                  количестве лиц, посетивших ярмарку или выставку, и изменениях, произошедших по сравнению с предыдущими годами;

                  приемлемости месторасположения стенда;

                  обоснованности архитектурных решений по стенду;

                  правильности выбора экспонатов;

                  обоснованности затрат средств на подготовку и участие в ярмарке или выставке;

                  проведенных маркетинговых исследованиях;

                  контактах с посетителями ярмарки или выставки;

                  работе со средствами массовой информации;

                  сообщениях в средствах массовой информации об участии фирмы в работе ярмарки или выставки;

                  полученных заказах.

Эта информация показывает, насколько успешным или неудачным было участие фирмы в ярмарке или выставке. Однако чтобы иметь более полное представление об эффективности участия в работе данного мероприятия, следует провести сравнительный анализ целей участия в выставке и достигнутых результатов.

При этом необходимо проанализировать степень достижения каждой из целей и всех целей. Это позволит выявить, что положительное было сделано во время ярмарки или  выставки и что еще нужно сделать, чтобы устранить выявленные недостатки и добиться успеха в последующих мероприятиях. 

Успешность участия различных фирм в выставках обеспечивается благодаря:

                  правильному выбору необходимой ярмарки или выставки;

                  удачному подбору экспонатов;

                  организации на должном уровне подготовки к участию в выбранном мероприятии;

                  обоснованному подбору персонала;

                  организации на должном уровне презентации фирмы и ее экспонатов;

                  обеспечению действенной коммуникационной политики в целях привлечения внимания к участию фирмы в ярмарке или выставке;