Выставки и ярмарки

Целевой рынок:

Дети, молодежь, люди среднего и пожилого возраста предпочитающие проводить  летние и зимние каникулы и отпуска  за пределами страны или путешествуя  по Украине.

Компания выбрала дифференцированную стратегию. Тем самым приняла  решение действовать на нескольких сегментах, разработав индивидуализированные  экскурсии по заказу клиента с  учетом его интереса к истории, культуре, политике или определенной профессиональной области (экскурсий как тематических, так и обзорных). Специальные туры для молодежи, людей среднего и  пожилого возрастов.

Сегментация рынка:

Компания предоставляет детские  туры для: Детей от 6 до 9лет

Детей от 10 до 3 лет

Детей т 13 до 15 лет

Компания предоставляет специальные  развлекательные и познавательные молодежные туры для:

Подростков от 16 до 18 лет

Студенты от 18 до 22 лет

Молодежь от 23 до 30 лет

Компания предоставляет познавательные туры для:

Людей среднего возраста от 30 до 50лет

Людей пожилого возраста от 50 и выше

Компания предлагает специальные  семейные туры и туры для молодоженов.

Основной профиль: туристические путевки во всех направлениях. Предоставляемые услуги ориентированы, главным образом, на индивидуальных туристов или очень небольшие группы, состоящие из трех-четырех человек, которые заинтересованы в том, чтобы получить более глубокое представление о реальной жизни страны, а не только увидеть ее фасад, как это обычно показывается большинством турфирм.

Организационная структура предприятия. Организационная структура туристической фирмы относится к линейно-функциональному типу, т. к. структуры подобного рода идеально устроены для решения постоянно повторяющихся, рутинных задач.

Общая численность работников турфирмы составляет 4 человек.

 

2.2. Анализ участия в  выставках и ярмарках.

Для того чтобы сделать участие  в выставке более эффективным  средством маркетинговых коммуникаций, туристическая фирма должна тщательно  спланировать свою работу. Процесс  организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий. Участвуя в выставке, турфирме необходимо чётко определить цели участия и  правильно выбрать выставку, а  также ответить на следующие вопросы:

- какой продукт предлагает компания  и насколько его цена соответствует  качеству;

- какого клиента и из каких регионов предприятие стремится привлечь.

Комплекс маркетинговых, рекламных  и информационных мероприятий, сопровождающих выставку, условно можно разделить  на несколько этапов: принятие принципиального  решения об участии в выставке или ярмарке и определение  целей участия фирмы в работе выставки; выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать  фирма; подготовительный; «запуск»; «финишная  прямая»; этап проведения выставки; подведение итогов.

1. Участвуя в работе ярмарки  или выставки, фирма использует  конкретные мероприятия для достижения  своей главной цели - обеспечения  эффективной предпринимательской  деятельности в долгосрочной  перспективе. 

Выставочная деятельность должна быть направлена на достижения основных маркетинговых  целей туристического предприятия, среди которых представление  туристической фирмы и ее продуктов; изучение рынков сбыта; поиск новых  рынков; расширение числа клиентов; внедрение нового туристского продукта на рынок; определение возможного спроса на новый продукт; поиск новых  деловых партнеров; изучение предложения  конкурентов; позиционирование своих  продуктов относительно тур-продуктов  конкурентов; формирование благоприятного имиджа туристической фирмы; непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

2. Для достижения целей важным  является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристическая фирма. Как уже отмечалось, ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своем выборе позволяет оценка таких аспектов, как время и место проведения выставки; авторитет выставки; численный и качественный состав участников и посетителей; уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке; возможность предоставления выставочных площадей и услуг; условия участия в выставке; кто организатор, как давно он занимается данным видом бизнеса; разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

Такая информация может быть получена непосредственно у самого организатора данного мероприятия, у ранее  участвовавших в нем экспонентов  и посетителей, а также в различных  организациях, занимающихся ярмарочной и выставочной деятельностью.

Принять правильное решение  помогут следующие источники:

1. Каталог предыдущих  выставок. Он даст вам представление  о том, какие фирмы участвовали  в этой выставке в предыдущие  годы. Ключ к их успеху или, соответственно, неудаче, будет найден в информации о том, являются ли они постоянными экспонентами данной выставки и собираются ли принимать участие в предстоящем выставочном мероприятии.

2. Учет посетителей. До  посетителей предыдущих выставок  добраться сложнее, однако в  последнее время многие предприимчивые  организаторы начинают выпускать  исчерпывающие доклады о посетителях  своих выставок в форме «свидетельства  о посетителях». Они будут рады  предоставить вам эту информацию. Зачастую она является частью  тех материалов, которые устроители  выставки посылают вам с целью  заинтересовать вас в их предстоящем  мероприятии.

3. Газетные материалы.  Анализ публикаций о предыдущих  выставках в технической и  экономической прессе даст вам  полезную информацию, которая также  поможет определиться в том,  стоит ли вам участвовать в  данной выставке.

4. «Показания очевидцев». Информация, исходящая от устроителей  выставки, естественно, ставит своей  целью заинтересовать вас в  приобретении выставочной площади.  И поэтому она не лишена  известной предвзятости. Попытайтесь  найти независимый источник, может  быть кого-то, кто участвовал в  прошлой выставке, или вашего  заказчика, который побывал на  этой выставке в качестве посетителя. Что они думают о ней? Сопоставьте их суждения с информацией из каталога и материалами прессы и у вас будет возможность принять правильное решение.

На основании анализа, определения целей участия в  выставках и при помощи тематики выставок уже можно исключить  те выставки, которые не могут способствовать достижению нужных предприятию целей. Так, шаг за шагом исключая неподходящие варианты, определяется подходящая выставка.

После такого отбора рекомендуется  оценить избранную выставку сначала  в качестве посетителя, посетив предыдущую или подобную выставку, чтобы получить непосредственное впечатление. Таким  образом можно увидеть, как представлены участники и, соответственно, конкуренты (размер стенда, затраты на его оформление, показ товара), а также то, как  ведут себя посетители (наплывы в  определенные дни, продолжительность  пребывания у стендов). Необходимо, кроме того, разузнать, есть ли уже  на выставке те, кто предлагает альтернативные технические решения, и какие  аргументы приводят они посетителям (цена, срок поставки, преимущества в  использовании). Прежде всего, если круг выбора сужен, но он включает больше одной  выставки, то будет иметь смысл  предварительно посетить те выставки, которые отвечают целям предприятия. Затраты в любом случае будут ниже, чем те деньги, которые пришлось бы заплатить, приняв хотя бы одно недостаточно обоснованное решение об участии.

Изучив все эти аспекты, необходимо ответить на следующий вопрос: «Участие в какой из выставок даст наибольший эффект в достижении целей, стоящих перед вашей туристической  фирмой».

Существуют три формы  участия в выставках: индивидуальное, через коллективных организаторов, участие на стенде фирмы-партнера.

Индивидуальное участие  в выставке со своим собственным  стендом дает самые большие шансы  для успешной презентации. Но для  «первого выступления» на выставочной  арене можно выбрать и другие формы участия, причем они освободят  новичка от многих организационных  хлопот.

Должны решить, как работать: всем под одним флагом на одном  большом стенде, или же каждая компания будет выставлять себя отдельно. Опыт подсказывает, что лучше выставляться отдельными компаниями на отдельном  стенде в разных местах выставочного павильона. Однако стенд каждой компании вашей группы должен иметь указание на то, что она - часть группы, и  что стенды остальных компаний группы находятся в таких-то местах.

3. Подготовительный этап  начинается с маркетингового  исследования отраслевого рынка,  анализа конкурентной выставочной  среды, определения места и  времени проведения выставки, анализа  сильных и слабых сторон проекта,  его перспектив и угроз. Затем  - разработка концепции, составление  сметной документации, определение  источников и стратегии финансирования  выставки.

В течение этого периода  туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

- разработка концепции  и объема участия фирмы в  работе выставки;

- составление перечня  выставляемых продуктов;

- отбор и подготовка  персонала;

- разработка планов коммерческой  работы, рекламы и протокольных  мероприятий;

- выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в  обеспечении участия в выставке;

- определение размеров  необходимых выставочных площадей  и объема различных материальных  и финансовых ресурсов;

- подбор и изготовление  рекламных и информационных материалов;

- разработка тематического  плана экспозиции (выставочного  стенда);

- заключение договора  с оргкомитетом, передача ему  плана выставочного стенда, а  также заказа на необходимое  оборудование и услуги.

После решения этих вопросов становится возможной разработка окончательной  сметы участия фирмы в выставке. При первом участии в выставке прогноз затрат может представлять определенные сложности, но точный учет затрат после первого участия  в выставке сразу же поможет составить  более точную смету затрат при  участии в последующих выставках. В среднем расходы крупных  фирм на участие в выставочных  мероприятиях составляют 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации.

Системный учет всех затрат по окончании выставки (примерно через 6 месяцев) позволит также сделать  окончательный вывод об эффективности  в соотношении с суммой затрат и оценить результаты.

Общая стоимость участия  в выставке складывается из следующих  основных статей затрат:Дурович А.П., Копанёв А.С. Маркетинг в туризме: Учебное пособие/Под общей ред. З.М.Горбылёвой. - Мн.: «Экономпресс», - 1998 - С.333.

- аренда стенда, плата  за электроэнергию и т.д. (основная  статья затрат);

- монтаж, оснащение стенда;

- обслуживание стенда, реклама  и пользование средствами связи; 

- транспортные издержки, стоимость удаления отходов; 

- заработная плата и  командировочные занятых на стенде  сотрудников; 

- прочие затраты. 

Следующим этапом работ по подготовке к участию в выставке является разработка тематического  плана своей экспозиции. Он включает в себя:

- окончательный отбор  образцов продукции, которые будут  демонстрироваться;

- разработку стендов фирмы  с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений,  возможностей в обеспечении электроэнергией,  водоснабжения и т. п.;

- генеральную компоновку  экспозиции фирмы -- распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

На подготовительном этапе  также необходимо разработать фирменный  стиль выставки (логотип, бланк, визитка, фирменный цвет и т.д.), подготовить  информационные и рекламные материалы  выставки. Особенно тщательно нужно  отнестись к формированию клиентской базы, созданию библиотеки информационных источников, определению стратегических партнеров и спонсоров.

4. «Запуск» выставки предполагает  масштабную рекламную кампанию  с использованием максимального  количества рекламных каналов:  средства массовой информации, Интернет, почтовые рассылки, наружная реклама,  сувенирная и наградная продукция,  мультимедийные проекты и др.