Організація та проведення міжнародних виставок (ярмарок)

     У вартість участі у виставці, сплачену замовником, не входить оплата пов'язана з страхуванням. Організатор страхування учасників не передбачає. Об'єктом страхування є майнові інтереси страхувальника, зв'язані з володінням, користуванням, розпорядженням виставочними експонатами, спеціалізованим устаткуванням, унаслідок їхньої втрати, знищення чи ушкодження в результаті настання страхових випадків по наступним групах ризиків: пожежа; вибух; стихійні лиха; падіння виставкових об’єктів; дія води (аварій систем комунікації і водопостачання, проникнення води із сусідніх приміщень).У випадку відсутності страхування замовник зобов’язується не мати претензій до організатора при виникненні пожежі або псування майна, а також хвороб чи травм у представників експонента.

     Охорона експозиції виставки здійснюється спеціалізованими організаціями, визначеними організатором. Експонент зобов’язується у робочі години виставки, а також у період монтажу та демонтажу забезпечити присутність на стенді своїх представників у кількості, необхідній для забезпечення схоронності експонатів. Експоненти (учасники виставки) та його персонал несуть повну відповідальність за виконання правил з техніки безпеки, пожежної безпеки та дотримання норм промислової санітарії в приміщенні, де проходить виставка. Експонент несе відповідальність за дотримання правил техніки безпеки при виконанні такелажних робіт (перенесення, завантаження, розвантаження, розпакування, перепакування тощо) які виконуються ним самостійно. Щодо пожежної безпеки підключення електроприладів навантаженням до 1 кВт 220V до електромережі виконується експонентом самостійно тільки через замовлені стандартні розетки з заземленням (євро стандарт) або без заземлення. Підключення електроприладів навантаженням більш ніж 1 кВт 220V та електроприладів - споживачів трьохфазного струму - здійснюється тільки з дозволу організатора і тільки персоналом технічної служби виставки. Експонент зобов’язаний по закінченню роботи виставки відключати всі електроприлади від електромережі підведеної на стенд. Категорично забороняється експонувати (зберігати або використовувати) в приміщенні виставки легкозаймисті та вибухонебезпечні речовини (спирт, бензин, гас тощо); експонувати та використовувати пристрої з відкритим вогнем.

     Каталог виставки видається організаторами виставки. Під час складення цього каталогу видавники надають достовірну інформацію про назву та адресу учасників, а також перелік компаній, що приймають участь у виставці. Участь в офіційному каталозі виставки є обов'язковою для кожного експонента. Якщо інформація до каталогу потребує перекладу чи графічного редагування, експонент додатково оплачує ці послуги організатора відповідно до прейскуранту на додаткові послуги.

     Організатор може надавати послуги з організації митного оформлення тимчасового ввозу виставкових вантажів для іноземних фірм, які є експонентами на підставі заявки-договору, підписаного між замовником та організатором. Митне оформлення здійснюється у відповідності до митного законодавства України. Вартість послуг організатора по організації митних процедур узгоджується додатково. Ці послуги повинні бути замовлені замовником при заповненні заявки на додаткові послуги і оформлені окремим контрактом. Усі витрати, здійснені організатором для митного оформлення тимчасового ввозу/вивозу виставкових експонатів, компенсуються замовником організатору до закінчення роботи виставки.

     Робота  закладів громадського харчування на виставках організовується таким чином, щоб забезпечити максимальне охоплення харчуванням всіх відвідувачів та учасників виставково-ярмаркових заходів. Ефективність функціонування цих закладів під час проведення виставки спонукає організаторів застосувати більш жорсткі критерії відбору претендентів на організацію харчування відвідувачів. Наприклад, однією з умов отримання дозволу на розміщення закладу ресторанного господарства на виставці є відсутність заборгованості підприємства по податкових зборах перед місцевим бюджетом. Організації харчування приділяється багато уваги і на сучасних міжнародних виставках ("ЕХРО2000" в Ганновері, період підготовки склав 12 років). Істотними факторами впливу на структуру споживання продукції громадського харчування на міжнародних виставках є національні особливості, соціо-культурні традиції, менталітет відвідувачів, колоритність та неповторність страв тощо. Міжнародна сільськогосподарська виставка-ярмарок "Зелений тиждень", яка проводиться щороку в Берліні, є типовим прикладом популярності української кухні в європейському суспільстві.

     На території виставки необхідна організація прес-центру, де журналісти можуть отримати всю інформацію не лише про виставку, а і про компанії-учасниці. У прес-центрі завжди повинні бути прес-релізи, програма заходів, каталог. Нова послуга організаторів - прес-бокси (прес-релізи компаній експонентів, компакт-диски, слайди). Це дозволяє економити час представників ЗМІ. Журналістам, щоб мати можливість повноцінно працювати на виставці, необхідно заповнити паперову або електронну акредитаційну форму. Згідно зі стандартною практикою у виставковому павільйоні встановлюється стійка «реєстрація преси», де представники ЗМІ отримують іменні беджі. У спрощеному варіанті акредитація журналістів може проводитися по телефону. Повний інформаційний пакет про виставковий захід зазвичай надається на прес-конференції чи у прес-центрі виставки.

      Організатор здійснює рекламу виставок шляхом проведення різноманітних рекламних заходів, в т.ч. публікації в засобах масової інформації, шляхом прямої розсилки інформаційних матеріалів потенційним експонентам тощо. Форми та методи здійснення реклами організатор обирає на власний розсуд. Організатор в ході проведення рекламної кампанії виставки подає до відома наступну інформацію про виставки: дату і місце проведення, повну та скорочену назву, тематику виставки та програму супутніх заходів, іншу інформацію, яку вважає за потрібне. В рекламних матеріалах організатор має право надавати інформацію про експонентів, які будуть брати участь у виставці, та запропоновані ними для експонування продукцію (послуги) на власний розсуд і у тих засобах масової інформації, які організатор обере сам. При цьому організатор не несе відповідальності за можливі помилки та упущення в публікаціях. Перелік і вартість послуг визначаються відповідним прейскурантом, який надається організатором разом з повним пакетом документів. Замовлення рекламних послуг здійснюється на підставі заявки на рекламні послуги. Відповідальність за рекламу експонентів та третіх фірм повністю несе замовник, що оплатив рекламні послуги і надав відповідні рекламні матеріали. Організатор не несе відповідальності за наявність чи відсутність у експонента прав на використання торгівельних та комерційних найменувань. Експонент не має права здійснювати рекламні заходи на території виставки, поза межами замовленої та оплаченої замовником площі. Проведення подібних заходів можливе лише за умови погодження їх з організатором. Право на здійснення рекламних та комерційних фото- та відеозйомок на території виставки мають лише організації та особи, уповноважені на це організатором. Жодні виставлені товари і продукція, ані стенди не можуть бути сфотографовані, перемальовані чи відтворені без попередньої згоди відповідних замовників і організатора.

2.2 Ефективність участі у міжнародних виставках (ярмарках)

     Щоб у майбутньому дати оцінку ефективності участі у виставці-ярмарку, експонентам слід обов’язково чітко визначитись з метою участі. Для цього необхідно проаналізувати, чи відповідає тематика заходу сфері діяльності фірми, наскільки представницьким буде цей захід для фірми і чи дасть він можливість вийти на існуючу або нову цільову аудиторію?

     Оцінка  ефективності участі виробника в тій чи іншій виставці здійснюється за досить поширеним показником «досягнутого відвідувача» (який відтворює частку витрат на участь у виставці, що припадає на одного реального відвідувача). Таким же чином оцінюється і кількість «досягнутого партнера» та «собівартість підписання контракту».

     Шкали оцінок у такому підході не існує, але треба визначитись, що ж дає компанії участь у виставці:

     1. Участь у виставках (ярмарках) покращує і підтримує імідж компанії для всіх груп громадськості. Для багатьох компаній важливий сам факт участі у виставці, в якій вони бачать, перш за все, іміджеву акцію. Виставка дозволяє поліпшити прихильність існуючих клієнтів і дає можливість привернути інтерес нових споживачів.

     2. Інформація про учасників виставки з`являється в засобах масової інформації - на телебаченні, радіо, інтернеті або в економічній пресі. Тим самим аудиторія інформування збільшується в багато разів.

     3. Виставка - це економічно ефективний  засіб просування товару. Витрати  на одного відвідувача традиційної  виставки в 3 рази нижче, ніж  при особистому продажі (враховуються  оренда площі, вартість конструкцій,  поїздки павільйонного персоналу, витрати на мешкання і заробітну плату).

     4. Виставка забезпечує отримання  широкого маркетингового повідомлення  великою кількістю людей одночасно  у поєднанні з можливостями  персональних комунікацій.

     5. Фахівці з продажів мають можливість  здійснити на виставці всі елементи процесу особистих продажів: визначення перспективних покупців; обслуговування існуючих рахунків; презентація продукту; поліпшення корпоративного іміджу, збір інформації про конкурентів; продаж товару.

     6. Товар на виставці можна показати у дії, розповісти про нього детально, - і саме так, як хоче представник компанії-експонента.

     7. Показ нового, тільки що створеного компанією виробу на комерційній виставці, - простий і дешевий спосіб запустити його у виробництво, знайти покупців ідеї або інвесторів.

     8. Вивчення попиту і потенційного ринку для нового товару в процесі демонстрації зразка і обговорення його комерційного потенціалу з відвідувачами стенду.

     9. Виставка допомагає вийти на  новий для фірми ринок - зокрема  зарубіжний.

     10. Виставка створює сприятливі можливості для різноманітних зустрічей фахівців компанії з важливими для них ікомпанії людьми протягом нетривалого часу - періоду її роботи.

     11. Участь в комерційній виставці  дає компанії шанс для проведення  грунтовних переговорів з будь-яким відвідувачем на вашому стенді. 
          12. Виставка дозволяє розширити потенційний ринок, тому що багато хто з відвідувачів побачить продукцію експонента вперше.

     13. Крупні виставки, особливо міжнародні торгові виставки, привертають майже всіх крупних виробників і торгових агентів в даній області, що дає учасникові можливість зустрітися з ними.

     14. Технічний і адміністративний  персонал фірми-учасника отримує  можливість зустрітися з потенційними  клієнтами і усвідомити своє  місце на ринку - так само, як  це доводиться робити торговим агентам в повсякденній діяльності.

     15. Участь у виставці дає можливість  працювати із зацікавленими відвідувачами  - цільовою аудиторією - «лицем до  лиця». Значна їх частина має,  як правило, повноваження купувати  продукцію. Попереднє знайомство з інформацією на стенді полегшує їх подальше спілкування з комерсантом, що працює на стенді.

     16. Участь у виставці дає унікальну  можливість реальному покупцеві  невимушено розмовляти на нейтральній  території з комерційними агентами  експонента. Частина таких покупців не має можливості прийти і поговорити з фахівцями експонента на його території із-за контактів з конкурентами або по інших «політичних» мотивах.

     17. Беручи участь у виставці, компанія  дістає можливість ідентифікувати  перспективи, - свої, галузі, продукту, конкурентів. Це технологічні, економічні, соціально-психологічні (імідж, репутація), виробничі перспективи.

     18. Новий товар апробовується, тестується  на виставці.

     19. Новий, ще невідомий споживачеві  товар, може бути проданий на  виставці.

     20. Експозиційна активність покращує  і підтримує корпоративну мораль  як ритуал або традиція, що  свідчить про прагнення фірми  до розвитку і наявність у  неї відповідних досягнень. Спільна  робота співробітників над поліпшенням  іміджу фірми об`єднує співробітників, і, відповідно, покращує внутрішній імідж фірми, створює атмосферу діяльного оптимізму.

Розділ 3 Практичне  застосування міжнародних  виставок (ярмарок)

3.1 Досвід зарубіжних  країн у організації  і проведенні міжнародних виставок/ярмарок (на прикладі Німеччини)

     На  міжнародному ринку ярмарків та виставок першість належить Німеччині з її відомими виставковими та ярмарковими комплексами в Ганновері, Берліні, Лейпцигу, Мюнхені, Франкфурті-на-Майні та інших містах. Підтвердженням цього є той факт, що 2/3 найбільш відомих і престижних у світі міжнародних галузевих виставок (ярмарків) проводяться саме тут. У Німеччині функціонує велика виставкова індустрія, яка десятиріччями формувала свій стиль та традиції. Виставково-ярмарковою діяльністю охоплено 23 міста Німеччини. Лише 20% великих виставкових заходів організовується щорічно, а більшість виставок проводиться раз у два роки, а то й рідше. Цей період визначається тривалістю інноваційного циклу у відповідних галузях. Такі німецькі виставкові гіганти, як Messe Frankfurt і Deutsche Messe AG, щорічно проводять сотні виставок по всьому світу. У Німеччині існує чітка градація галузевих виставок для спеціалістів та регіональних заходів для споживачів. Щорічно уряд Німеччини виділяє на виставкову діяльність до 150 млн. євро.