Організація та проведення міжнародних виставок (ярмарок)

     За  критерієм постійності місця проведення виставки поділяють на:

• постійні, що завжди зберігають свою тематику та місце проведення. Так, у Ганновері провадяться найбільші міжнародні виставки такого типу — СеВІТ (інформаційні технології та комунікації); Ганноверський ярмарок (Hannover Messe); Linga plus Hannover — лісове господарство та деревообробка;
• змінні, які завжди зберігають свою тематику, але організуються та провадяться в різних країнах (Всесвітні виставки/ярмарки);
• пересувні, що організуються з метою підняття престижу країни в цілому, мають багатогалузевий характер та, як правило, широкий радіус дії, однак їх ефективність у комерційному сенсі незначна.

     Щодо  частоти проведення виставок та ярмарків слід зазначити, що вона залежить від виду продукції, яку пропонують експоненти, а також від умов конкуренції. Наприклад, покази мод організуються 2—4 рази на рік, тоді як демонстрація інвестиційних товарів, новинок технологій тощо може проводитися з інтервалами від 2 до 5 років. Такі виставки-ярмарки називаються періодичними. Разом з тим існують і постійні (або постійно діючі) виставки зразків продукції та досягнень національної економіки, що найчастіше організовуються при посольствах, консульствах, торговельних представництвах, культурних центрах країни за кордоном з метою демонстрації досягнень діловим колам різних країн.

     На  міжнародних виставках/ярмарках може бути представлена на огляд різна за широтою номенклатура товарів (послуг). Залежно від цього виокремлюють універсальні, багатогалузеві, галузеві та спеціалізовані виставки-ярмарки. 
          Універсальні виставки та ярмарки, або «динозаври», як їх ще називають фахівці, досягли піку свого розвитку після Першої світової війни в умовах посиленого державного протекціонізму та являли собою дзеркало потужності національних економік того часу. В традиційній формі вони почали втрачати своє значення ще в середині 60-х років, і в даний момент існують як релікти минулого в різних країнах, як правило, в тих, що розвиваються. На таких виставках-ярмарках демонструється дуже широка номенклатура продукції галузей, не пов’язаних між собою.

     Багатогалузеві виставки, які є розвинутішою формою універсальних, пропонують товари і послуги кількох, як правило, споріднених галузей. За належної організації та достатньої кількості учасників вони є досить ефективними.

     Галузеві виставки та ярмарки мають сувору товарну спеціалізацію та орієнтовані, головним чином, на відвідувачів-комерсантів з аналогічними спеціальними потребами. Галузеві ярмарки, на відміну від універсальних, здобули особливу популярність завдяки таким чинникам: розвитку технологій (з кожним днем асортимент споживчих та інвестиційних товарів дедалі більш розширюється); збільшенню кількості новинок при паралельному зниженні тривалості їх життя; зростаючій ролі послуг у повсякденному житті людини; лібералізації національних економік.

     Спеціалізовані виставки значно менше орієнтовані на збут товарів. Вони покликані продемонструвати тенденції розвитку ринків. Безпосередній критерій успіху цих виставок визначити важко. Але значна частина роботи цих виставок припадає на період після самої виставки. Сьогодні спостерігається чітка тенденція зменшення кількості контрактів, підписаних безпосередньо на виставках. Фірму-експонента цікавить уже не тільки реальний замовник, але й реакція спеціалістів на представлені новинки, побажання потенційних клієнтів, а також поведінка конкурентів.

     Номенклатура  товарів, що демонструється на міжнародних виставках/ярмарках, майже необмежена — від аерокосмічних салонів у Ле-Бурже (Франція) до «Консумекспо» (міжнародна виставка товарів широкого споживання) в Москві. Фахівці вважають, що всі товари та послуги, які реалізуються на світовому ринку, можуть бути представлені наочно або у вигляді макетів чи інформаційного опису на міжнародних виставках/ярмарках.

     В даний час терміни "виставка" і "ярмарок" набули настільки близького  значення, що можуть використовуватись  як синоніми.

1.2 Характеристика міжнародної  виставкової діяльності  і основні центри  проведення міжнародних  виставок (ярмарок)

     Виставкова  діяльність є однією з найдинамічніших  сфер сучасної світової економіки, оскільки вона відіграє важливу роль у зміцненні  міжнародних зв'язків, внутрішньої і зовнішньої торгівлі, пропаганді нових технологій та нових видів продукції, стимулює закріплення позитивних структурних змін в економіці, сприяє науково-технічному та технологічному оновленню вітчизняного виробництва.

     Розвиток міжнародної виставкової діяльності зумовлене необхідністю зв'язку попиту і пропозиції. В умовах сучасної ринкової економіки і постійно мінливих потреб суспільства найважливішими завданнями кожного підприємства, що бажає забезпечити своє тривале перебування в світовому «підприємницькому» співтоваристві, є поліпшення його іміджу і пропаганда його соціального вкладу.

     Міжнародна виставкова діяльність - це діяльність з організації, проведення, матеріально-технічному, художньому, інформаційного, маркетингового, рекламного забезпечення проведення виставкових заходів у країні і за кордоном.

     Міжнародні  виставки організовуються як усередині  країни, так за її межами. У них беруть участь експоненти та відвідувачі з різних країн. Багатонаціонального характеру ці виставки набувають у разі, коли хоча б 10—15 % експонентів є представниками з–за кордону. Така міжнародна виставка для національного експонента є місцевою, а для представника з іншої країни — зарубіжною.

     Сьогодні  спостерігається зростання кількості  центрів проведення ярмарок та виставок, розширення площ, на яких розміщені  ярмарки, збільшення частки машин і  устаткування, особливо новітньої техніки  в загальній номенклатурі товарів. Нерідко держава субсидує організацію ярмарків і виставок за кордоном. Ярмарки набувають дедалі більшої ролі в міжнародних економічних відносинах, будучи одним із дійових засобів розширення міжнародної торгівлі, сприяння міжнародному науково-технічному обміну, установлення взаємовідносин між країнами.

     До  великих міжнародних ярмарків належать постійно діючі торговельні ярмарки  в Нью-Йорку, Монреалі, Чикаго, Франкфурті-на-Майні, Ганновері, Мілані, Палермо, Парижі, Ліоні, Бордо, Марселі, Токіо, Осаке. У країнах Східної Європи виділяються ярмарки в Лейпцигу, Брно, Пловдиві, Белграді, Загребі. У країнах, що розвиваються, найвідоміші ярмарки в Тунісі, Касабланці, Дамаску, Алжирі, Тріполі.

     На  особливу увагу заслуговують Всесвітні  торгові виставки, які з'явилися на початку XIX ст. Вони відбивають технологічний розвиток усього людства, а також завжди стають значною політичною та культурною подією. На честь таких виставок часто створюються архітектурні шедеври: Кришталевий палац у Лондоні (1851), Ейфелева башта (1889) тощо. Кожна Всесвітня виставка відповідає якомусь важливому етапу розвитку цивілізації (винахід електричної енергії, телекомунікацій, спорудження видатних технічних об'єктів тощо).

     Безперечну  роль торговельних виставок та ярмарків у всесвітньому становленні підприємництва підкреслює стабільне збільшення попиту на експозиційні площі, яке викликано пропозицією великої кількості «експозиційних» товарів і послуг. Сьогодні всесвітня сумарна виставкова площа перевищує 100 млн. м², а кількість міжнародних виставок–ярмарків досягає, за різним оцінками, З—4 тис. щорічно, тобто щоденно в світі відбувається 8—10 таких заходів. Відповідно в світі сформувались виставкові центри, серед яких беззаперечними лідерами є європейські країни. Найбільшою виставкової територією світу є Ганновер (478900 кв.м), далі - виставкові центри в Парижі (333600 кв.м.), Мілані (270000 кв.м.), Франкфурті (263000 кв.м.), Кельні (250000 кв.м.). Щороку організовуються близько 140-160 міжнародних виставок з понад 160 тисяч учасників та до 10 мільйонів відвідувачів. (Додаток А).

     Але найбільший у світі виставковий центр побудують в Шанхаї в найближчі роки. Будівництво комплексу планується почати до кінця 2011 року. Інвестиції в його створення складуть 23 млрд. юанів (3,49 мільярда доларів). Виставковий центр площею 500 тисяч квадратних метрів в районі Цінпу Шанхаю, буде зданий в експлуатацію через два роки після початку будівництва, тобто не раніше 2013-2014 років. Новий комплекс по площі перевершить найбільший на сьогоднішній день виставковий центр, розташований у Німеччині.

     З появою у Києві павільйонів "Міжнародного виставкового центру" Україна отримала можливість організації та проведення елітних   міжнародних виставок, конгресів, презентацій та заходів європейського класу. Ця найбільша виставкова споруда України поєднує у архітектурному ансамблі три павільйони загальною площею 58000 м², з яких 28018 м² - виставкові зали, технічні можливості яких дозволяють реалізувати найсміливіші виставкові проекти та проводити заходи різного масштабу та рівнів складності. З моменту відкриття у жовтні 2002 року "Міжнародний виставковий центр" відразу ж став одним з визнаних лідерів у проведенні авторитетних вітчизняних й світових форумів. Першим кроком МВЦ стала організація Міжнародного промислового форуму "Виробництво і захист - 2002". Сьогодні МВЦ є організатором найбільшої виставкової події у машинобудівній галузі України - "Міжнародного промислового форуму", який схвалено UFI (Всесвітня асоціація виставкової індустрії). У процесі своєї діяльності Міжнародний виставковий центр знайшов та продовжує знаходити надійних партнерів: Міністерство палива та енергетики України, Міністерство промислової політики України, Міністерство України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи, Державний комітет України з питань технічного регулювання та споживчої політики. [19]

      Розділ 2. Організаційні  аспекти проведення міжнародних виставок (ярмарок)

2.1 Організація і етапи підготовки до участі у міжнародних виставках (ярмарках)

     Організація виставки - це складний, але ж в той же час досить цікавий процес, який потребує певної кількості часу та ресурсів. Організація та проведення виставок є досить ризикованою процедурою, організатори повинні проводити дослідження можливостей і очікуваного ефекту. Процес організації виставки включає комплекс організаційних, договірних, а в деяких випадках і дипломатичних заходів. Іноді організація великої виставки займає 1-2 роки.

     Організацією  виставок і ярмарок займаються виставкові комплекси і центри. Вони відіграють важливу роль у господарському процесі, оскільки забезпечують вивчення кон'юнктури і місткості ринку, науково-технічне прогнозування, формування та визначення попиту на продукцію, товари і послуги як промислового, так і непромислового призначення.

     Організаторами  торговельних ярмарків і виставок є торговельні палати, асоціації і федерації торговців і промисловців, державні і муніципальні органи, а також приватні підприємства. Організатори виставки можуть укладати договір з різними суб'єктами господарювання і форм власності.

     Організатори, співорганізатори та розпорядники виставок відповідно до укладеного договору та статусу заходу повинні забезпечити надання комплексу послуг учасникам та відвідувачам виставок, який повинен включати:

• виділення учасникам виставкового обладнання, надання можливості користуватися електроенергією, послугами водопостачання та телефонного зв'язку;
• страховий захист виставкових об'єктів;
• охорону та пожежну безпеку виставкових приміщень;
• забезпечення вентиляції, опалення, прибирання виставкових площ;
• видання каталогу виставки (для міжнародних виставок - обов'язково, крім державної, однією з офіційних мов ООН);
• послуги, пов'язані із здійсненням митних процедур;
• вантажно-транспортні послуги;
• організацію роботи закладів громадського харчування на території виставки;
• створення умов для роботи прес- та медіа-центрів;
• наявність пункту обміну валют (на міжнародних виставках та виставках з участю іноземних фірм). [4]

     Використання  виставкового обладнання робить участь у виставці більш зручною і технологічною. Виставкове обладнання допомагає створити ідеальні умови для укладення угод, естетично правильне оформлення стендів привертає увагу відвідувачів, що в основному сприяє визнанню торгової марки. При реєстрації на виставці замовник підписує технічний паспорт стенду, в якому вказується надане йому в користування виставкове обладнання. Замовник несе повну матеріальну відповідальність за виставкове обладнання та елементи конструкції на орендованій площі. У випадку пошкодження або втрати виставкового обладнання на орендованій площі, замовник зобов’язаний відшкодувати збитки організатору.