Унифицированная форма № Т-51 “Расчетная ведомость” применяется для расчета заработной платы всем категориям работающих. Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии. Рекомендована для применения в крупных организациях. При применении расчетной ведомости по форме № Т-51 ведется лицевой счет по форме № Т-54. Для учета выплат заработной платы применяется платежная ведомость по форме № Т-53. Форма № Т-51 печатается в виде журнала, который состоит из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал — на квартал, полугодие или год.

     Унифицированная форма № Т-53 “Платежная ведомость” применяется для учета выплат заработной платы. На титульном листе  формы указывается сумма выплаченной  и депонированной заработной платы. При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо заполнить итоговую строку. Итоговые строки могут быть заполнены в конце каждой страницы.

     Унифицированные формы № Т-54 и № Т-54а “Лицевой счет” рекомендуется применять  в крупных организациях для отражения  сведений о заработной плате за прошлые периоды. Заполняется работником бухгалтерии.

     Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний  из заработной платы на основании  первичных документов по учету выработки  и выполненных работ, отработанного  времени и документов на разные виды оплат.

     Форма № Т-54а применяется при обработке  учетных данных с помощью средств  вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты  о работнике. Данные по расчету заработной платы вкладываются ежемесячно в  лицевой счет в виде машинограммы.

     По  данным первичных документов ведется  оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе  рабочих и служащих, составляется отчетность, используемая для управления и контроля за соблюдением штатной  и финансовой дисциплины.

2. Ввод и редактирование  кадровой информации

 

     Объектом  автоматизации по вводу и редактированию кадровой информации являются процессы, связанные с ведением штатного расписания, кадрового учета и учета рабочего времени работников.

     Правовой  основой осуществления указанных  видов деятельности являются законодательство Российской Федерации (РФ), нормативные  акты Министерства общего и профессионального  образования Российской Федерации, нормативные акты соответствующих  министерств и ведомств РФ.

2.1. Формирование и  ведение штатного  расписания

     Штатное расписание (изменение штатного расписания) составляется по каждому подразделению, входящему в состав Волгоградского государственного технического университета, и утверждается руководителем структурного подразделения. Основой для составления штатного расписания является нормативный документ Волгоградского государственного технического университета “Схема должностных окладов работников структурного подразделения”. Штатное расписание подразделения содержит перечень всех открытых должностей, количество штатных единиц по каждой должности, размер должностного оклада и размер надбавки (надбавок) в рублях.

     Процессы  ведения штатного расписания заключаются  в выполнении работниками действий по составлению штатного расписания в рамках действующей схемы должностных окладов путем подготовки и утверждения проектов перечня изменений штатного расписания.

     Инициатором изменений штатного расписания является ректорат. Изменения штатного расписания осуществляются в пределах штатной численности фонда заработной платы, определенной Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации.

2.2. Учет персонала

     Работники осуществляющие учет персонала выполняют  следующие функции:

• ведение личных дел и личных карточек работников;
• учет военнообязанных;
• учет претендентов на вакантные должности;
• перевод претендентов в штат;
• учет обучения персонала;
• составление приказов и распоряжений по кадрам структурного подразделения;
• ведение листков временной нетрудоспособности;
• расчет стажа работы каждого работника;
• ведение графика отпусков и контроль его исполнения;
• составление отчетов по кадрам структурного подразделения для представления в ректорат.

     Правовой  основой деятельности службы кадрового  учета является “Кодекс законов о труде Российской Федерации”, нормативные акты Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации по кадровому учету, а также нормативные акты по организации и ведению делопроизводства. Все действия, связанные с приемом на работу и перемещением кадров, выполняются в рамках действующего штатного расписания подразделения.

2.3. Учет использования  рабочего времени

     Функция учета использования рабочего времени  осуществляется путем ежемесячного составления в подразделениях, входящих в состав Волгоградского государственного технического университета, табелей учета рабочего времени, в которых по каждому работнику за каждый рабочий день месяца указывается количество отработанных часов, дни нахождения в отпуске, дни отдыха, дни отсутствия на работе по временной нетрудоспособности и т. д. Табель учета рабочего времени подписывается руководителем подразделения и передается в службу учета кадров, которая сверяет сведения, содержащиеся в табеле, с приказами и распоряжениями по кадрам за отчетный месяц. После внесения необходимых исправлений, табель передается в подразделение по начислению заработной платы для использования в расчете заработной платы работнику за месяц.

2.4. Требования к системе

2.4.1. Требования к системе  в целом

     Система УП должна включать в себя комплекс задач “Ведение штатного расписания”  и комплекс задач “Учет кадров”. Комплекс задач “Формирование и  ведение штатного расписания” предназначен для автоматизации функций ведения  штатного расписания, составления перечней изменений штатного расписания, ведения нормативно-справочной информации по схемам должностных окладов, наименованиям должностей и др. Комплекс задач “Учет кадров” предназначен для автоматизации функций, связанных с ведением данных о работниках, подготовкой приказов и распоряжений по кадрам, учета использования рабочего времени.

     Система должна быть реализована в виде автоматизированных рабочих мест (АРМ), входящих в состав локальной вычислительной сети (ЛВС), позволяющих выполнять функции, возложенные на соответствующие подразделения Волгоградского государственного технического университета, а также иметь возможность динамически распределять функции между автоматизированными рабочими местами и регламентировать доступ к данным, хранящимся в базе данных.

     Система “Управление персоналом” должна иметь возможность обмена данными  с системой “Начисление заработной платы”, создания своей справочной информации и контроля вводимой информации на основе централизованно распространяемой в рамках Волгоградского государственного технического университета нормативно-справочной информации. В системе должна быть предусмотрена процедура подготовки и передачи отчетной и статистической информации в ректорат в соответствии с действующими правилами.

     Автоматизированное  рабочее место пользователя должно обеспечивать выполнение функций, назначенных администрацией конкретному сотруднику.

     Система УП должна функционировать в режиме реального времени. При разработке системы необходимо предусмотреть  возможность ее функционирования в архитектуре клиент-сервер или файл-сервер в случае больших объемов обрабатываемой информации, а также на локальном персональном компьютере в целях избежания высоких финансовых затрат на приобретение системно-технических средств для подразделений Волгоградского государственного технического университета, где объем обрабатываемой информации и количество пользователей невелики.

2.4.2. Требования к надежности

     Для обеспечения надежного функционирования системы и обеспечения сохранности  информации при авариях необходимо обеспечить ежедневное резервное копирование информации базы данных.

2.4.3. Требования к составу  выходных форм

     Система должна обеспечивать формирование следующих  выходных форм:

Выходные  формы по задаче “Ведение штатного расписания” 

• схема должностных окладов;
• штатное расписание;
• приложение к штатному расписанию.

Выходные  формы по задаче “Учет кадров” 

• списочно-численный состав работников;
• список принятых на работу работников;
• список уволенных работников;
• приказ “О приеме”;
• приказ “О направлении на курсы повышения квалификации”;
• приказ “О переводе”;
• приказ “Об увольнении”;
• приказ “Об установлении надбавки за научное звание”;
• приказ “О снятии надбавки”;
• приказ “Об исключении из списков в связи со смертью”;
• приказ “О наложении взыскания”;
• приказ “О снятии взыскания”;
• приказ “Об установлении оклада”;
• распоряжение “О предоставлении отпуска”;
• распоряжение “О предоставлении дней самоподготовки”;
• распоряжение “О возложении обязанностей”.

2.4.4. Требования к функциям

Автоматизации в системе УП подлежат следующие задачи и комплексы задач:

• комплекс задач “Формирование и ведение штатного расписания”;
• комплекс задач “Учет кадров”;
• комплекс задач “Ведение штатного расписания”.

Комплекс  задач “Ведение штатного расписания”  должен обеспечивать решение следующих задач:

• формирование и ведение справочной информации;
• формирование проектов штатного расписания и ведение штатного расписания;
• формирование данных в вышестоящие организации.

Задача:

     Годовой доход семьи из четырех человек  составляет в среднем 150000 денежных единиц. Основные затраты состоят  из: коммунальные услуги — 137000 ден. ед., питание — 64000 ден. ед., плата за детские учреждения — 5800 ден. ед. Остальная сумма тратится, исходя из нужд и потребностей семьи.

Требуется:

• представить данные в виде таблицы

рассчитать:

• среднемесячный доход семьи;
• сумму основных затрат;
• оставшуюся сумму.

Долю  каждой строки расходов от общей суммы.

     Рассчитать  все те же показатели в долларах, для докризисной ситуации, считая курс равным 6 р. за доллар, и в послекризисный период, исходя из того, что курс можно  изменить несколько раз в течение дня, а результаты расчета должны выполняться автоматически.

     Решение задачи представлено в приложении.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение  

     Объектом  автоматизации по вводу и редактированию кадровой информации являются процессы, связанные с ведением штатного расписания, кадрового учета и учета рабочего времени работников.

     Правовой  основой осуществления указанных  видов деятельности являются законодательство Российской Федерации (РФ), нормативные  акты Министерства общего и профессионального  образования Российской Федерации, нормативные акты соответствующих министерств и ведомств РФ.