Аудит кассовых операций

    Списание  в расход проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам, обращая внимание на четкое оформление документов (наличие расписок получателей, погашение документов штампом "Оплачено" с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений).

    Тщательной  проверке подлежат депонированные суммы  средств на заработную плату, когда  могут сниматься эти средства без указаний руководителя и незаконного их получения. Проверяются платежные ведомости на предмет включения в них подставных лиц, завышения итоговых сумм. Выдача денежных средств в подотчет должна подтверждаться приказами руководителя, наличия всех подписей в расходных ордерах.

    Контролируется  целевое использование полученных в банке денежных средств с  учетом их получения по чеку, далее  проверяется полнота сдачи выручки  в банк и остатков другой наличной денежной массы, соблюдение остатка  лимита кассы ( Приложение № 9).

    Аудитор проверяет законность выдачи наличной массы за выполненные объемы работ  по договорам подряда в пределах утвержденного лимита по одной операции, а также подобных расчетов с юридическими лицами.

    Аудитор отслеживает наличие и подлинность  подписей должностных лиц, а также отсутствие факта наличия только одной подписи, как списываются на расходы денежные средства без предоставления отчетов по этим операциям, правильности корреспонденции счетов по кассовым операциям.

    1.2. Нормативная база  аудита кассовых операций.

    Аудитор в своей работе обязан пользоваться нормативными, законодательными и методическими  разработками. При аудите кассовых операций используют следующие нормативные  акты и методические рекомендации:

1. Положение "О бухгалтерском учете и отчетности Приднестровской Молдавской Республики", утвержденное Приказом Министерства экономики и финансов № 67 от 02.06.93г.,
2. Закон «О бухгалтерском учете»  от 18 октября 1999 года, N 204-3.
3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержденные приказом Министра экономики N 66 от 2 ноября 2000г.
4. Гражданский кодекс от 17.07.02 №156-311
5. Указ Президента ПМР №235 от 13-05-2004 «Об утверждении Положения о применении контрольно-кассовых аппаратов при осуществлении наличных денежных расчетов»
6. Закон ПМР « О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» № 467-З-III от 17.08.2004 года.
7. Инструкция по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации: Приложение к приказу Министерства экономики ПМР от 16 июня 2006 г. №383
8. Инструкция по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации: Приложение к приказу Министерства экономики ПМР от 16 июня 2006 г. №383
9. Указ Президента Приднестровской Молдавской Республики «Об утверждении Положения о командировании в зарубежные страны работников организаций Приднестровской Молдавской Республики»

    Аудит не заменяет функции государственного контроля. Это доверительная работа аудитора с руководителем с целью  выявления достоверности отчетности и соответствия совершенных хозяйственных операций нормативным актам, действующим на территории ПМР. Нормативная и методическая база, как и весь бухгалтерский учет подвижна и постоянно меняется в зависимости от требований.

    При проверке первичных документов просматривается соответствие по заполнению реквизитов. Исправления в денежных документах не допускается. Приходные и расходные ордера обязательно подлежат гашению штампами "получено", "погашено" с указанием даты. Все ордера на приход и расход денежных средств фиксируются в журналах регистрации с присуждением номера и отражением краткой характеристики.

    Аудитор проверяет тождество аналитического и синтетического учета.

    Прежде  чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен её спланировать. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель. Полученные результаты оформляются с помощью таблицы.

    Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением денег и других ценностей в кассе предприятия. Аудитор с помощью вопросника оценивает состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, определяет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и планирует основные процедуры.

    Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе предприятия являются:

    - отсутствие на предприятии налаженной  системы проведения внезапных  инвентаризаций кассы с полным  полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей в кассе;

    - отсутствие на предприятии приказа  руководителя, устанавливающего периодичность  проверок;

    - наличие признаков формального  проведения инвентаризаций (участие  в комиссии одних и тех же  лиц, отсутствие актов по итогам проверки, проведение ревизий на отчетные даты, когда кассир готовиться заранее);

    - кассовые ордера подписываются  другими лицами, на то не уполномоченными;

    - отсутствие договоров материальной  ответственности;

    - формальная инвентаризация кассы при смене кассира.

    Ответственность за ведение кассовых операций возлагается  на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассиров. Поэтому аудитор  опрашивает всех ответственных лиц. Вопросник распечатывается в  необходимом количестве. На каждом проставляется должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым предполагается беседа.

    Результаты  опроса ответственных лиц могут  быть разными.

    Кассир  не знает о приказе на проведение внезапных инвентаризаций, руководитель не знает о необходимости заключения договора материальной ответственности. Несовпадение в ответах на поставленные вопросы аудитором также могут свидетельствовать о слабых сторонах внутреннего контроля. По результатам опроса, аудитор может планировать проверку кассовых операций и намечает состав процедур. Каждая процедура направлена на выявление определенного рода нарушений, нестыковок в первичных документах, аналитическом и синтетическом учете.

    Основные  нарушения в области кассовых операций:

• Прямое хищение денежных средств:

         А) ничем незамаскированное;

         Б) Замаскированное, неоформленными документами и расписками.

• Неоприходование и присвоение денежных сумм:

         а) из банка;

         б) от физических и  юридических лиц по приходным  ордерам.

• Излишнее списание денег в кассе:

         а) повторное использование  одних и тех же документов;

         б) неправильный подсчет  итогов.

• Списание сумм без оснований по подложным документам.
• Подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.
• Присвоение сумм, законно начисленных другим лицам и предприятиям.
• Присвоение депонированной заработной платы.
• Присвоение сумм, начисленных другим организациям или физическим лицам.
• Расчеты суммами денежных средств, превышающих предельную величину.
• Расчеты с населением без применения кассовых аппаратов.
• Без регистрации кассовых аппаратов в налоговых органах.
• Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.

    На  основании составленного плана  аудиторской проверки аудитор разрабатывает  методы обработки данных.

    Аудиторы  и аудиторские фирмы в своей  деятельности опираются на нормативную и законодательную базы. Законодательные акты регулируют взаимоотношения аудитора с предприятием в порядке заключенного Договора, определения круга вопросов по проверке, отражению результатов проверки в аудиторском заключении.

    Аудитор и аудиторские фирмы обязаны:

• Неукоснительно соблюдать при осуществлении аудиторской деятельности требований законодательства ПМР.
• Немедленно сообщать заказчику:

           а) о невозможности  своего участия в аудиторской  проверке;

           б) о необходимости  привлечения к участию в проверке дополнительных аудиторов в связи с большим объемом работ;

• Квалифицированно проводить аудиторскую проверку, оказывать иные аудиторские услуги;
• Обеспечить сохранность документов, привлекаемых для участия в проверке, не разглашать тайну их содержания без согласия заказчика.

    Руководители  или иные должностные лица обязаны  создавать все условия аудитору для организации и проведении на должном уровне проверки, предоставлять  все необходимые документы, давать устные и письменные объяснения, замечания  по результатам проверки.

    Данные  проверок аудитор отражает в рабочих  документах. Рабочий документ имеет  произвольную форму, в которой отражаются отчеты, выводы, предложения. Подробности  в рабочих документах не должны расходиться  с подтвержденными отчетными  финансовыми данными. Кроме того, выводы в рабочих документах должны иметь четкий обоснованный не двусмысленный характер. Рабочий документ является основанием для аудиторского заключения. Они охраняются как коммерческая тайна и доступ к ним возможен только по разрешению руководителя.

    Аудиторские процедуры выявления отдельных  видов нарушений очень разнообразны.

    Одним из таких метод является инвентаризация кассы. Инвентаризацию кассы проводить  необходимо в момент выхода на предприятие  аудитора или в сроки, утвержденные проверяющим лицом.

    При этом желательно сделать внезапную  ревизию кассы. Инвентаризация проводится согласно Порядку ведения кассовых операций и Методическим указаниям  по проведению инвентаризаций. Подлежат обязательному пересчету не только наличные денежные средства, но и почтовые марки, марки госпошлин, путевки, бланки строгой отчетности, проездные билеты и т.д. Фактическое наличие бланков строгой отчетности ведется по видам бланков, видам акций, по местам их хранения.

    Для проведения инвентаризации назначается приказом руководителя комиссия, в состав которой входит председатель, главный бухгалтер и кассир, но в нее могут войти и сам аудитор или его ассистенты.

    1.3. Документальное оформление  кассовых операций

    Поступление денег в кассу и выдачу из кассы  оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами (приложения № 6,7). Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные - руководитель предприятия и главный бухгалтер. Заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером.

    Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (приложение № 8).

    Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут через копировальную бумагу на 2-х листах. Один лист отрывают, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами (приложение №2). Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

    Записи  в кассовую книгу производятся кассиром по каждому ордеру, сначала все  приходные, затем все расходные. Потом выводится остаток денег  в кассе, отрывной лист кассовой книги с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

    Регистрами  учета, в которых отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 "Касса" и  ведомость № 1а по дебету счета 50. Журнал-ордер используют для фиксирования кредитовых оборотов; ведомость 1а - дебетовых оборотов по счету 50. Записи проводят с расчленением операций по корреспондирующим счетам.

    Основанием  для бухгалтерских записей в  журнале-ордере № 1 и ведомости № 1а являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами.