В целях проведения аудиторской проверки кассовых операций необходимо проверить  и проанализировать следующие документы:

• Кассовая книга;
• Отчеты кассира;
• Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО, РКО);
• Авансовые отчеты. Список подотчетных лиц;
• Выписки банка;
• Справка банка об установленном лимите остатка денег в кассе;
• Чековые книжки;
• Хозяйственные договоры (в том числе с банками);
• Договоры о материальной ответственности;
• Документы по ККМ;
• Книги кассира-операциониста ;
• Журнал (книга) регистрации ПКО и РКО;
• Журнал (книга) регистрации выданных доверенностей;
• Журнал (книга) регистрации депонированных сумм;
• Журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;
• Приказы руководящего органа;
• Акты ревизии кассы, акты инвентаризации;
• Учетная политика в части документооборота.

 

   В первую очередь, надо проверить наличие  с кассиром договора о полной материальной ответственности в соответствии с п.32 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

   Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

   Если  штатным расписанием организации  не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены  на другого штатного работника с  его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

   Также следует установить, вся ли первичная  учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.). 

   Инвентаризация  кассы

   Прибыв  на место проверки, аудитор, в случае аудита текущего отчетного периода, может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира  и главного бухгалтера организации.

   При наличии нескольких касс аудитор  опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний  кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также  дает расписку в том, что все приходные  и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.

   Результаты  инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной форме, который  подписывают кассир и главный  бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

   Одновременно  с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:

   - обеспечена ли сохранность денег  при доставке из банка и  во время выдачи заработной  платы;

   - имеется ли для хранения денег  и других ценностей в кассе  сейф или несгораемый шкаф;

   - застрахована ли касса организации;

   - соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа).  

   Проверка  соблюдения лимита остатка  наличных средств в кассе

   Согласно  п. 2.5 Положения Банка России от 05.01.98 г. № 14-П «О правилах организации  наличного денежного обращения  на территории РФ» (утв. ЦБР 19 декабря 1997 г.) (с изменениями от 22 января 1999 г., 31 октября 2002 г.) в кассе предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

   К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе.

   В соответствии с гл.15 Кодекса РФ об административных правонарушениях  от 30 декабря 2001 г.( ред. от 21.07.2011) (с изм. и доп., вступающими в силу с 21.10.2011) № 195-ФЗ «Административные правонарушения в области финансов, налогов и сборов, рынка ценных бумаг»  Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.⁵

   Для проверки соблюдения лимита остатка  денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассовых отчетов, выявить  отклонения от лимита и оформить все  выводы . 

   В представленном к проверке расчёте  на установление лимита остатка кассы  должно быть определено, на какие цели разрешено расходование наличных средств  из выручки, поступившей в кассу.

   В ходе аудита надо провести проверку на предмет соответствия расходования наличных средств из выручки, поступившей  в кассу, предусмотренного расчётом на установление лимита остатка кассы, установленным Банком.  

   Проверка  правильности, своевременности  и полноты оприходования  наличных денежных средств 

   При проведении аудита необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах.

   В соответствии с п. 14 Порядка ведения  кассовых операций наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным  ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера. Документы  на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером  предприятия или лицами на это  уполномоченными. В случаях, когда  на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная подпись  руководителя предприятия, подпись на его расходных кассовых ордерах не обязательна.

   Под распиской, используемой для маскировки растраты денежных средств, следует  понимать, как правило, расходный  кассовый ордер, не подтвержденный хотя бы одной из приведенных подписей:

• получателя денег;
• главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия должностного лица;
• руководителя предприятия или должностного лица, уполномоченного приказом руководителя предприятия.

   В соответствии с п. 27 Порядка ведения  кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его  документе, в оправдание остатка  наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. 

   Проверка  соблюдения порядка  применения контрольно-кассовой техники 

   В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 27.06.2011) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

   Организации и индивидуальные предприниматели  в соответствии с порядком определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

   Организации, использующие ККМ для учета выручки, ведут книгу кассира-операциониста. В ней обязательно фиксируют показания счетчика ККМ на начало и конец рабочего дня, а также сумму поступившей за день выручки. Если в организации используют несколько ККМ, на каждую из них должна быть заведена книга кассира-операциониста.

   Для проверки полноты оприходования  выручки через ККМ аудитор  сверяет на идентичность суммы по данным контрольной ленты, книги  кассира-операциониста, кассовой книги. Одновременно он проверяет, сделаны ли на полученные суммы записи по счетам учета реализации.

   В соответствии со статьей 14.5 Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях  от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 21.07.2011) (с изм. и доп., вступающими в силу с 21.10.2011):

   Неприменение  в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники, применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным  требованиям либо используется с  нарушением установленного законодательством  Российской Федерации порядка и  условий ее регистрации и применения, а равно отказ в выдаче по требованию покупателя (клиента) в случае, предусмотренном  федеральным законом, документа (товарного  чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей; на должностных лиц - от трех тысяч до четырех тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей.⁶ 
 

   § 2.4 Типичные нарушения выявленные в ходе аудита кассовых операций

 
 
 
 

   Нарушения в области кассовых операций могут  быть классифицированы следующим образом:

   1) прямое хищение денежных средств;

• ничем не замаскированное;
• замаскированное неоформленными документами и расписками;

   2) неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм;

• из банка;
• от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам;
• от различных юридических лиц по доверенностям;

   3) излишнее списание денег по  кассе;

  

• повторное использование одних и тех  же документов;
• неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах;
• списание сумм без оснований или по подложным документам;
• подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний;

   4) присвоение сумм, законно начисленных  разным лицам и организациям;

• присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям;
• присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям;

   5) расчеты суммами наличных денежных  средств, превышающими предельную  величину;

   6) расчеты с населением наличными  за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные  услуги;

• без применения контрольно-кассовых машин;
• без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах;

   7) некорректное отражение кассовых  операций в регистрах синтетического  учета.⁷

   Опыт  аудиторских проверок свидетельствует, что наиболее распространенными  нарушениями, которые выявляются в  ходе проверки кассовых операций, являются:

• отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
• выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;
• несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
• арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;
• неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств на «размен».