Выставочная деятельность турфирм

российский  государственный 
торгово-экономический университет

Факультет РГБиУ 
Курс    3 
Группа 34 
 

Доклад  на тему:

 « Выставочная деятельность турфирм»

Работу  выполнила: Фефелова Дарья

Научный руководитель: Полякова О.Р. 
 
 
 

Москва  2011     
 

Выставочные мероприятия занимают особое место в туристском маркетинге, предоставляя туристскому предприятию возможность одновременного распространения и получения необходимой для соответствующей деятельности информации. Они помогают: оценить развитие отрасли, правильно сориентироваться в ценовой политике, перенять опыт коллег и, конечно же, получить экономический эффект от участия, который может выражаться как в расширении клиентской базы туристской фирмы, так и в количестве заключенных договоров с турагентствами и поставщиками туристских услуг.

Степень заинтересованности в туристском продукте наиболее высока на специализированных выставках. Это могут быть как выставки, направленные на продвижение определенного регионального турпродукта («Курорты и туризм» в Сочи, «Ярмарка путевок» в Анапе), так и выставки для въездных туроператоров, которые проводятся по месту нахождения основного потребителя (FITUR (Мадрид); BIT (Милан), POW WOW (один из городов США) и др.

Особо выделяются международные  туристские биржи и ярмарки. Это  выставочные мероприятия, на которых  наряду с рекламой туризма проводится активная работа по установлению контактов  и заключению сделок между производителями  туристских услуг (гостиницами, транспортными  предприятиями) и их продавцами (туристскими  фирмами). Крупнейшими международными туристскими биржами считаются ITB (Берлин, выставочная площадь – 85 тыс. кв. м), WTM (Лондон – около 5 тыс. экспонентов) и др.

Одним из основных способов стимулирования сбыта и продвижения  турпродукта является непосредственное участие в международных выставках, которые дают возможность привлечь внимание не только к турпродукту, но и к фирме в целом. Маркетинговый отдел осуществляет сбор информации по всем проводимым выставкам и work-shops (профессиональным встречам) и отбирает наиболее интересные выставки и встречи, чтобы принять в них участие.

Участие в туристических  выставках является весьма специфической  стороной туристического бизнеса и  одним из важных средств продвижения на рынок турпродукта. В международном туристическом бизнесе за международными выставками закрепилось название Trade Shows — профессиональные смотры. Выставка дает возможность привлечь внимание профессионалов и потребителей как к национальному туристскому продукту в целом, так и к отдельной туристической фирме с ее коммерческими предложениями. Среди международных выставок по туризму наибольшей популярностью пользуются WTM в Лондоне, ITB в Берлине и FITUR в Мадриде. За последние годы приобрела популярность и MITT (Международная выставка по туризму и путешествиям) в Москве.

Наблюдения показывают, что российские предприниматели  турбизнеса еще не накопили достаточно опыта в проведении этого важного  мероприятия. Нередко участие в  международной выставке не приносит ожидаемых результатов, и руководители турфирм делают преждевременные  выводы о невысокой эффективности  и даже убыточности данного мероприятия.

Процесс участия  туристической фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

1)  принятие принципиального  решения об участии в выставке/ярмарке;

2) определение целей  участия фирмы в работе выставки;

3)  выбор конкретной  выставки, в работе которой будет  участвовать фирма;

4) подготовительно-организационный  период;

5)  разработка  тематического плана экспозиции  и сметы участия в выставке;

6) работа в ходе  функционирования выставки;

7)  подведение  итогов участия фирмы в работе  выставки после ее окончания.

Участие в туристических  выставках, как правило, преследует две цели: 1) расширить деловые  партнерские связи и агентскую  сеть и 2) привлечь к своей продукции  конечных потребителей. В этой связи  выстраиваются две стратегические линии — одна нацелена на подталкивание  потенциальных агентов к сотрудничеству («push»), другая — на потребителей («pull»). Для профессиональных посетителей и специалистов предусматривается, как правило, первый день работы выставки. Во время работы выставки крупные турфирмы устраивают для своих агентов ознакомительные семинары, представляют свой продукт на предстоящий сезон, рассказывают о нововведениях, знакомят со своими поставщиками. На семинарах раздаются полные пакеты туристских программ туроператора, также часто устраиваются лотереи, награждаются лучшие агентства и проводятся иные ознакомительные и стимулирующие акции: фуршеты, приемы, демонстрации, награждения победителей по результатам работы в прошедший туристский сезон.

Экспозиция на международных  туристических выставках отчасти  помогает компенсировать такой недостаток турпродукта, как неосязаемость. Поставщики услуг стараются передать вкус, цвет и запах представляемых ими мест, готовят к выставке сувениры и живые экспонаты, демонстрирующие уникальные народные обычаи или промыслы, проводят бесплатные дегустации пива и вина.

Для достижения целей  важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать  туристическая фирма. Как мы уже  отмечали, ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своем  выборе позволяет оценка таких аспектов, как:

1) время и место  проведения выставки;

2)  авторитет выставки;

3) численный и  качественный состав участников  и посетителей;

4)уровень деловой  активности (количество и общий  объем заключенных контрактов) на  последней выставке;

5)возможность предоставления  выставочных площадей и услуг;

6)условия участия  в выставке;

7)кто организатор,  как давно он занимается данным  видом бизнеса.

8)разработка чернового  варианта сметы участия фирмы  в выставке и изучение соответствия  затрат возможностям фирмы.

Если турфирма приняла  решение участвовать в выставке и оформить свой стенд, то ей необходимо заполнить бланк заявки участника  и направить его организатору выставки. Состав участников определяется, как правило, за полгода до начала; всем участникам рекомендуется заявить  о закупаемой площади стенда и  необходимом оборудовании, а также  оплатить свое участие за 3—4 месяца до начала работы на выставке.

Участие в выставке требует большой подготовительной работы — это и предварительные  переговоры по поводу участия, и регистрация, и доставка экспонатов и рекламных  материалов, и монтаж стенда, получение  каталогов, бэджей и т.д.

Российские государственные  структуры пока не оказывают нашим  предпринимателям помощи в организации  участия в международных туристских форумах. Эту нишу заполнили фирмы-консолидаторы, организующие поездки на международные выставки. Они берут на себя все заботы по организационно-подготовительной работе и оформлению стенда. Российский турбизнес уже накопил определенный опыт в этом отношении, и коллективные российские стенды присутствуют на крупнейших туристских выставках в Мадриде, Берлине, Дубае, Лондоне, Йоханнесбурге, Орландо и Париже [7].

В процессе подготовки к участию в выставке всем заявителям рассылаются каталоги участников. Это  дает возможность ознакомиться со списком  и привлечь к себе заинтересованных лиц, разослав заранее приглашения  посетить свой стенд и, возможно, оповестив  гостей о дате и времени проведения пресс-конференции, выступления или  презентации.

Процесс подготовки позволяет спланировать заранее  работу на выставке и составить свой собственный график посещения стендов  своих партнеров.

Разумеется, к выставке готовится рекламный материал, демонстрирующий  продукцию турфирмы. В процессе подготовки к выставке необходимо также позаботиться о достаточном количестве визитных карточек на иностранном языке.

Для работы на стенде туристическая фирма отбирает своих  наиболее привлекательных и коммуникабельных сотрудников, хорошо знающих продукт  фирмы, владеющих иностранным языком и имеющих навыки общения с  посетителями. Стенд фирмы на выставке — это витрина, по которой судят  о работе фирмы и ее конкурентоспособности. По тому, как работает стенд, можно  составить мнения о работе всей компании.

Работа на стенде требует собранности, нельзя упускать нужную информацию, адреса потенциальных  клиентов. Опытные участники, как  правило, ведут журнал посетителей, в котором фиксируется визитная карточка и относящаяся к ней  информация в сжатом виде. Если посетитель обратился с просьбой или вопросом, для ответа на который требуется  время, то это обязательно отмечается в журнале, а после выставки делается необходимая почтовая рассылка.

Директор компании «Скайвей» Елена Силина сообщила корреспондентам, что на участие в международной выставке «Отдых-2001» фирма израсходовала около 30 тыс. долл., включая оплату стенда, печатной продукции и затраты на презентацию. «Если бы не теракты исламистов, — продолжила Е. Силина, — мы бы на своих четырех направлениях — Ливан, Тунис, Эмираты и Египет — «отбили» бы эту сумму за одни только ноябрьские праздники. В сложившейся обстановке, когда люди спрашивают «безопасный отдых», на это уйдет, наверное, весь период до Нового года. Из безопасных стран у нас есть лишь Кипр и Болгария (лыжи). И все же мы верим в лучшее. Иначе скажите, для чего агентствам понадобились наши каталоги по арабским странам? За первые 2 дня работы мы раздали 2,5 тыс. каталогов (для сравнения: на MITT-2001 было роздано 3 тыс. каталогов за 4 дня)».