Организационная структура приема и размещения в гостиницах

Институт  Социально- Экономического Моделирования  и Прогнозирования 

                

                

                  

                                       Реферат

                 по организации приема и размещению

Тема: «Организационная структура приема и размещения в гостиницах» 
 
 
 
 

Выполнила студентка группы ГСО-3 курс   Зотова С.Н. 

 Преподаватель       Семибратов В.С. 
 
 
 
 

                                Балашиха, 2010 г.

 

      Организационная структура – это  состав, взаимосвязь и соподчиненность  самостоятельных управленческих подразделений  и отдельных должностей.

     Сущность  организационной структуры в  делегировании прав и обязанностей для разделения труда. Организационная  структура гостиницы является отражением полномочий и обязанностей, которые  возложены на каждого ее работника.

   Целью организационной структуры являются:

• Разделение труда;
• Определение задач и обязанностей работников;
• Определение ролей и взаимоотношений

Главной задачей  организационной структуры гостиницы  «Ирис» является установление взаимоотношений  полномочий, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работников. Эти отношения устанавливаются посредством делегирования, которое означает передачу полномочий и задач лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

     Для эффективной работы руководство  должно распределить среди сотрудников все те задачи, которые необходимы для достижения цели предприятия. Но если существующие задачи не будут делегированы, значит, руководитель должен будет выполнять их сам.

 

Разработка организационной  структуры.

     Основные  требования к организационной структуре заключается в следующем:

• Способность отражать содержание деятельности предприятия, обеспечивать функциональную целесообразность звеньев управления;
• Гибкость, способность реагировать и адаптироваться к изменяющимся условиям;
• Минимизация числа звеньев и количества персонала;
• Высокий уровень профессионализма сотрудников;
• Минимизация издержек на аппарат управления и на деятельность в целом.

Этапы проектирования организационной  структуры

Процесс проектирования организационной структуры будет происходить сверху вниз:

• Деление организации  на функциональные блоки, которые соответствуют  важным направлениям деятельности организации;
• Установление соотношений полномочий различных должностей. На этом же этапе устанавливается цепь команд и при необходимости производится деление функциональных блоков на более мелкие подразделения;
• Определяются должностные обязанности, как сумма определенных задач и функций и поручается их выполнение конкретным лицам.

     При разработке организационной структуры  высшее руководство фирмы идет по пяти направлениям:

• Специализация работ;
• Департаментизация;
• Определение полномочий;
• Размер контрольных функций;
• Методы координации.

     Далее с помощью специализации решается вопрос распределения задач компании между ее работниками. При отсутствии или слабой специализации работники несут ответственность за все или почти все вопросы.

     При разработке организационной структуры  специалисты отталкиваются от целевых  функций и функциональных элементов  организации.

     В нашей гостинице «Ирис» к целевым функциям можно относиться:

Прием и  размещение гостей;

• Производство питание;
• Продажу номеров;
• Маркетинг;
• Организацию деловых встреч и конференций.
• А, к функциональным можно отнести:
• Обеспечение безопасности;
• Инженерное обеспечение;
• Бухгалтерский учет;
• Административную деятельность.

     При разработке организационной структуры важную роль играет и количество уровней в иерархии управления, когда командные ступени выстраиваются в вертикальный ряд и строится схема взаимоотношений между руководителями и подчиненными.

     По  этой схеме каждый член персонала должен знать свое место в организационной структуре, а для эффективного управления необходимо четкое определение обязанностей.

     Важной  проблемой формирования структуры  управления отелем является создание не только структуры в целом, но и  ее органов управления:

• руководства;
• функциональной структуры;
• вспомогательной структуры.

     Руководство высшего звена также принимает  решение, какую систему расчетов с клиентами использовать на предприятии. Но часть этих вопросов может быть передана на рассмотрение нижестоящим звеньям управления, если на генерального директора возложено слишком много полномочий и обязанностей.

     Обычно  в гостиницах существует четкое разделение на департаменты. Основными из них являются:

• служба управления номерным фондом;
• служба производства питания;
• отдел маркетинга и продаж;
• отдел кадров;
• бухгалтерский отдел.

     Менеджеры всех отделов подотчетны генеральному менеджеру. Каждый департамент также  разбивается на более мелкие организационные  единицы.

     Департамент управления номерным фондом осуществляет бронирование номеров (сообщает об этом потенциальным гостям), гостеприимный  прием гостей (чистый холл гостиницы, вежливое обращение с клиентами и ответы на все их вопросы, убранные номера) и др. Этот департамент в свою очередь делиться на несколько частей, каждая из которых решает определенные задачи.

     Гость при прибытии сталкивается со службой  размещения департамента управления номерным фондом, где он регистрируется и  получает номер.

     Служба  горничных в большинстве случаев  является наиболее функционально значимым подразделением, если речь идет о получении услуг гостиничного размещения, так как это подразделение отвечает за уборку номеров, холлов, коридоров и т.п. внутренних помещений, в которых осуществляется прием и обслуживание клиентов

   Основной  функцией департамента производства питания и напитков является предложение гостям продуктов питания и напитков. Обслуживание со стороны этой службы носит комплексный характер.

     Подразделения этого департамента, включающие в  себя рестораны, кафе, бары, подразделение  по обслуживанию банкетов и конференций, а также кухню обеспечивают гостей услугами питания.

     Руководитель  службы общественного питания составляет меню, обеспечивает поставку необходимых исходных продуктов, распределяет по участкам обслуживающий персонал, контролирует качество готовой продукции и обслуживания, соблюдая при этом разумный режим экономии.

     Департамент бухгалтерского учета тесно связан и с линейными службами и с персоналом всего отеля. В его обязанности входит осуществление разных денежных переводов, подготовка различных финансовых отчетов от кассиров каждой торговой точки предприятия, включая службу питания, службу портье, сувенирные киоски и спортивные комплексы, если таковые имеются,  и своевременное информирование руководства о финансовых результатах деятельности  отеля, а также выплачивание работникам жалованья, получение других разных счетов и выплат по ним, контроль и учет издержек.

      Кроме предварительного бронирования, которое осуществлено или не осуществлено клиентом, это — первая возможность гостя увидеть гостиницу в действии. Схематично процесс прибытия гостя можно представить следующим образом:

            Гость прибывает

   

            Гаражная служба 

       Швейцар

      

            Служба посыльных в холле  

            Портье по размещению

    (прием, оплата, выбор,  идентификация брони, назначение номера, регистрация)

   

               Посыльный

    (размещение гостя в номере, проверка  квитанции на размещение)