Контроллинг на туристическом предприятии

     Контроллинг – это комплексная  система, объединяющая управленческий учет, планирование, разработку бюджетов, а также  анализ и контроль отклонений фактических  результатов деятельности от плановых, поддержку  принятия оптимальных  управленческих решений.

     Контроллинг представляет собой целостную концепцию экономического управления предприятием, которая направлена на выявление всех шансов и рисков, связанных с получением прибыли в условиях рынка.      

       Современный контроллинг вытекает  из классического разделения  внутри предприятия на отделы: снабжения, логистики (организации), производственный, маркетинга и исследований, развития. Перед отделом контроллинга стоит задача сбора информации со всех уровней принятия решений, центральная ее обработка и, наконец, передача обработанной информации в соответствующие отделы предприятия или на другие уровни принятия решений в иерархии предприятия (см. рисунок).       

       Контроллинг может называться  современной концепцией управления  предприятием и решать широкий  круг поставленных перед ним задач только при одновременном исполнении каждой из его функций: планирования, информационного обеспечения, анализа/контроля и управления. Эти ключевые функции соединены друг с другом системой взаимосвязей с постоянной обратной связью таким образом, что недостаточное внимание в области одной функции ведет к значительным повреждениям в общей системе контроллинга.

     Сравнивая и анализируя содержание определений, со всей очевидностью можно утверждать, что контроллинг является важнейшим  средством успешного функционирования предприятия,так как:

     • обеспечивает необходимой информацией для принятия управленческих решений путем интеграции процессов сбора, обработки, подготовки, анализа, интерпретации информации;

     • предоставляет информацию для управления трудовыми и финансовыми ресурсами;

     • обеспечивает выживаемость предприятия на уровнях стратегического и тактического управления;

     • способствует оптимизации зависимости «выручка – затраты – прибыль».

     Система контроллинга – это  принципиально новая  концепция информации и управления, которую можно определить как учетно-аналитическую систему, реализующую синтез элементов учета,

     анализа, контроля, планирования, обеспечивающую как  оперативное, так  и стратегическое управление процессом  достижения целей  и результатов  деятельности предприятия.

     Основная  задача (конечная цель) любой организации  – получение максимальной прибыли  от реализации продукции (работ, услуг). Можно сказать, что это глобальная цель. Известно, что любая цель имеет  подцели, которые мы можем назвать  локальными. Для того чтобы достичь глобальной цели, надо реализовать локальные. В зависимости от целей руководство принимает различного рода управленческие решения, которые касаются не только процесса управления подчиненными, но и производства, реализации продукции (работ, услуг). Поэтому необходим такой инструмент, который включал бы в себя элементы управленческого учета, информационного обеспечения, анализа и координации всей работы предприятия. Таким инструментом является контроллинг. Что касается цели контроллинга, то ее можно сформулировать следующим образом:

     Цель  контроллинга – организовать процесс управления таким образом, чтобы достичь все цели, которые ставит руководство предприятия.

     Задачи  контроллинга

     1. Создание информационной системы  поддержки принятия управленческих решений на базе данных, поступающих из бухгалтерского, производственного и управленческого учетов.

     2. Планирование деятельности предприятия.

     3. Оперативный контроль деятельности  всех структурных подразделений  и всей организации в целом.

     4. Координация деятельности системы  управления организацией.

     Задачами  контроллинга на этапе планирования являются проверка соответствия поставленных целей перечисленным требованиям  и контроль за беспрепятственным  и эффективным завершением процесса формирования целей путем стимулирования отдельных исполнителей.

       Для соблюдения намеченного курса  на предприятии должно постоянно  производиться сравнение плановых (целевых) и фактических величин,  поэтому информационное обеспечение  является ключевым звеном системы контроллинга. Информация должна быть адекватна стоящим проблемам и вовремя представлена на необходимый уровень управления. Тогда руководитель подразделения получает информацию, влияющую на принимаемые им решения, отсортированную по проблемам, принимаемым решениям и сферам, для которых сформулированы его планы. Следовательно, информационная функция контроллинга направлена на создание системы информационного менеджмента и комплектование системы целей и планов.       

       Функция контроля в рамках  контроллинга заключается в контроле процесса и результата, дополненном интенсивным анализом. При контроле процесса необходимо следить за соответствием течения деловой активности намеченной целевой линии. Контроль результатов охватывает сравнение плановых и фактических величин года, месяца и других временных интервалов. В то время как контроль всегда ориентирован на прошлое (сравнение плана с фактом), анализ дает толчок к ориентированному на будущее управлению предприятием.    

     В фазе анализа выделяются следующие  пункты:

 — анализ  причин расхождения плановых и фактических величин;  
— поиск решений для избежания этих расхождений;  
 — наблюдение за действием осуществленных мероприятий.       

       В то время как планирование, информационное обеспечение и  анализ/контроль устанавливают направления деятельности предприятия, следят за их соблюдением и обнаруживают отклонения, функция управления является регулирующей, направленной на будущее, при помощи которой предприятие сможет придерживаться направления выбранных целей.       

       Мировая практика показывает, что  контроллингом нельзя назвать  ни ревизию, ни контроль, как  это принято понимать у нас.  Область вопросов, решаемых контроллингом  на предприятиях стран с развитой  рыночной экономикой, выходит гораздо  дальше означенных рамок. Контроллинг — это современная концепция управления предприятием. В широком плане под контроллингом понимается система управления процессом достижения конечных целей и результатов деятельности предприятия. Задача контроллинга изначально состоит в информационном обеспечении и поддержке руководителя предприятия, деятельность которого сориентирована на конечный результат (прибыль). Таким образом, контроллинг включает в себя элементы принятия решения и обобщения информации.

     Для эффективного функционирования любого предприятия необходима информация. Информация нужна о деятельности конкурентов, о ситуации в стране, какой вид продукции (услуг) пользуется наибольшим спросом, каковы среднерыночные цены на выпускаемую предприятием продукцию, оказываемую услугу, какова ситуация внутри предприятия и т.д. Поэтому можем сделать вывод, что информация является основным ресурсом для любого предприятия, поскольку без наличия информации менеджер не может принять управленческое решение.

     Информация  – главный ресурс роста производительности предприятия.

     Информация  позволяет:

     • устанавливать стратегические цели и задачи предприятия и использовать открывающиеся возможности;

     • принимать обоснованные и своевременные управляющие решения;

     • координировать действия подразделений, направляя их усилия на достижение общих поставленных целей. 

     Создание  службы контроллинга на предприятии

     Поскольку основная задача системы контроллинга – анализировать информацию, то можно сказать, что основной ресурс для проведения данной работы – люди (сотрудники конкретной организации). Да, именно сотрудники организации, так как они должны постоянно находиться в компании, знать ситуацию, в которой находится организация в конкретный момент времени, регулярно получать и анализировать всю поступающую к ним информацию.

     Итак, для организации работы службы контроллинга необходимы аналитики (специалисты) для  того, чтобы исследовать, в первую очередь, горизонтальные связи между  подсистемами системы менеджмента  и вертикальные связи между подсистемами и элементами системы менеджмента. Вернее сказать, исследовать потоки информации между ними.

     Для эффективной работы службы контроллинга необходимо, чтобы вся информация передавалась в службу контроллинга.

     Служба  контроллинга входит наряду с бухгалтерией, финансовым отделом, планово-экономическим отделом в состав финансово-экономических служб предприятия.

     Поскольку основная функция контроллинга на предприятии  – анализ и управление затратами  и прибылью, служба контроллинга должна иметь возможность получать всю  необходимую ей информацию и претворять ее в рекомендации для принятия управленческих решений высшими руководителями предприятия1.

     При создании службы контроллинга на предприятии  необходимо учитывать следующие  основные требования:

     1. Служба контроллинга должна иметь  возможность получать необходимую ей информацию из бухгалтерии, финансового отдела, планово-экономического отдела, службы сбыта и службы материально-технического снабжения.

     2. Служба контроллинга должна иметь  возможность и полномочия организовывать  с помощью других экономических служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализа и выводов, но не содержащейся в существующих документах финансово-экономических служб.

     3. Служба контроллинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе. Вопрос о выплате компенсации сотрудникам других служб

     за  увеличение нагрузки должны решать руководители, для которых предназначена информация службы контроллинга.

     4. Служба контроллинга должна иметь  возможность быстро доводить  информацию до сведения высшего  руководства предприятия.

     5. Служба контроллинга должна быть  независимой от той или иной  финансово-экономической службы.

 

      Контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

      Как видно из определения, в процессе контроля менеджер не столько отдает приказы сотрудникам, сколько оценивает  успешность выполнения намеченных организацией планов и удовлетворение потребностей внутренней и внешней среды.

      Слово «контроль» первоначально использовалось в бухгалтерском учете для  отражения практики хозяйственной  деятельности организации. Именно этим значением и пользуется некоторая  часть управляющих и теоретиков бизнеса. Однако функцию контроля в классическом менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой организацию можно удерживать на нужном (верном) пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами).

      Некоторые организации создали целые системы  контроля. Их функции состоят в  посредничестве между планами и  деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между  ожиданиями — определенными первоначальными  планами менеджмента и реальными показателями деятельности организации. Следовательно, тот, кто имеет современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить.

      Для менеджмента характерно не только большое  количество различных видов планов, но и видов, и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате этого устанавливаются определенные отклонения от заданных показателей с тем, чтобы либо исправить негативные влияния (результаты), либо усилить воздействие, если результаты позитивные.

      В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы: чему мы научились? что в следующий раз следует  делать иначе? в чем причина отклонений от намеченного? какое воздействие оказал контроль на принятие решений? воздействие контроля было позитивным или негативным? какие выводы следует сделать для выработки новых целей?