Классификация документов

Ленточный — это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту, можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т.п.

Документы, имеющие форму  ленты или нитки, хранятся: в барабане, бобине, катушке или кассете.

Катушка — смешанное устройство с боковыми ограничителями, предназначенное для наматывания носителя записи или сигналограммы. Кассета — сменный прибор в виде коробки, содержащий одну или две катушки, сердцевину, носитель записи, имеющий форму диска. Барабан — запоминающее устройство, в котором носителем информации является магнитный слой на поверхности вращающегося цилиндра — барабана. Бобина — катушка для намотки магнитной ленты или киноплёнки.

Дисковый документ — носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Дискета — малоформатный магнитный диск, применяемый в ПЭВМ и терминальном оборудовании, обычно на гибкой подложке. Диски помещают в кассету либо дискассету — вид кассеты, содержащий носитель записи или сигналограмму в форме диска.

Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т.п.).

Таким образом, выделяют различные  типологии документов по материалу носителя информации. В современном обществе каждый образованный человек должен ориентироваться в представленной классификации, ведь как видно из вышеизложенного, каждый день обществу приходится сталкиваться с различными видами документов и неважно, в какой сфере задействована деятельность того или иного индивида: преподавание, активные продажи, ведение переговоров, работа в туристической и обслуживающей сфере. Ниже рассмотрим некоторые документы, относящиеся к туристической сфере деятельности.

 

§ 3. Документы в туризме.

Сфера туризма – это  не только оказание туристических услуг, удовлетворение потребностей потенциальных клиентов. Так же это наличие определённых документов, благодаря которым и складывается сама туристическая услуга, контролируется и корректируется.

Перечислим наименования некоторых документов представленных в туризме:

• Правила оказания услуг по реализации туристского продукта; 
• Федеральный закон "О внесении изменений в Федеральный закон об основах туристской деятельности в Российской Федерации";
• Федеральный закон об основах туристской деятельности в Российской Федерации;
• Закон о защите прав потребителя; 
• Федеральный закон о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию;
• Положение о лицензировании международной туристической деятельности;
• Постановление об утверждении правил сертификации туристских услуг;
• Приказ об утверждении инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам Российской Федерации для выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию;
• Образец турпутевки и договора с турфирмой и тд.

Каждый из документов значительно  облегчает деятельность работников туристической сферы, позволяет всегда быть осведомлённым в отношении меняющейся информации, помогает в правильности формирования, с точки зрения закона, договорных, трудовых и др. отношений. Вот некоторые выписки из «Правил оказания услуг по реализации туристского продукта»:

I. Общие положения

1. Настоящие Правила определяют порядок оказания услуг по реализации туристского продукта.
2. Под потребителем понимаются заказчик туристского продукта, имеющий намерение заказать или заказывающий и использующий туристский продукт исключительно для личных, семейных и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.

Под исполнителем понимаются туроператор, который заключает  с потребителем договор о реализации туристского продукта или от имени которого заключается этот договор, а также турагент, действующий на основании договора с сформировавшим туристский продукт туроператором и заключающий с потребителем договор о реализации туристского продукта от своего имени, но по поручению и за счет туроператора в соответствии с Федеральным законом "Об основах туристской деятельности Российской Федерации" и Гражданским кодексом Российской Федерации.

Теперь дадим характеристику данному документу. Итак, по уровню обобщения информации, документ является первичным, то есть содержит информацию, которая является изложением результатов изучения, исследования и оригинальна по своему характеру.

«Правила оказания услуг  по реализации туристского продукта» - текстовый (письменный) документ – информация, содержащаяся в нём, зафиксирована при помощи знаковых средств.

Информация, зафиксированная  в документе с помощью определённых знаковых средств, воспринимается человеком  непосредственно; по субъекту восприятия семантического содержания это человекочитаемый документ — он может быть «прочитан» непосредственно человеком, без специальных технических средств.

По каналу восприятия информации – визуальный документ —содержание которого человек (реципиент) воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, репродукции и т.д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ).

По способу документирования - печатный —, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.).

Документ представлен  на искусственном носителе – бумажный документ – выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, патенты, нормативные документы и др. виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.п.

 

Заключение

При регистрации документов на предприятии  должны выполняться следующие правила:

1) каждый документ регистрируется  только один раз;

2) все документы регистрируются  только в одном месте;

3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии. Регистрационный номер документа, как правило, состоит из следующих элементов:

1) шифра организации в министерстве  или ведомстве;

2) номера дела, в который помещается  документ или его копийный  экземпляр;

3) порядкового номера документа  в регистрационном журнале

Регистрация поступающих документов производится путём простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа. Для отправляемых документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, разделяют  следующим образом:

- Поступающие;

- Отправляемые;

- Основные документы: по основной деятельности, по командировкам, по личному составу;

- Внутренние: финансовые, служебные.

 

Список используемой литературы:

 

1. Басаков М. И. Делопроизводство: (документационное обеспечение управления): учебник / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. - Изд. 5-е, испр. и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 346 с.
2. Борискин В. В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов / В. В. Борискин, Н. М. Поликарпова. - М.: Омега-Л, 2006. – 194 с.
3. Березина Н.М. Современное делопроизводство: учеб. пособие / Н.М. Березина Л.М. Лысенко Е.П. Воронцова. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 241 с.
4. Делопроизводство: учеб. для вузов по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина ; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. – 542 с.
5. Делопроизводство: (организация и технологии документационного обеспечения управления) : учеб. для вузов / (Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. ( и др.); под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-Дана, 2001. - 329 с.
6. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства : учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 6-е изд. - М.: ИНФРА-М; НГА, 2006 - 364 с.
7. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие./ Томск. гос. ун-т. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006
8. Стенюков М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. - М.: Книга-сервис, 2003. - 160 с.

Электронные ресурсы:

http://bibliotekar.ru/biznes-58/4.htm