Характеристика системи адміністративного менеджменту підприємства туризму

2. Характеристика системи адміністративного менеджменту підприємства туризму

 

Успех туристского предприятия  «Рай» зависит, прежде всего, от работающих в нем людей и от искусства  управления ими. Поэтому знание и  умение владения функциями и методами управления трудовыми ресурсами  имеет большое значение. Данное предприятие  разрабатывает и применяет различные  методы в управлении персоналом.

 

     Нормирование  труда, способствует упорядочению  трудовых процессов и дает  возможность  подчиненным понимать  задачи, цели распоряжений и цели  организации. Каждое подразделение,  каждый ее сотрудник должен  четко знать, где он находится  и куда ему обращаться за  информацией, помощью или решением.

 

     Туристическая  фирма «Рай» регулирует трудовое  поведение работников в соответствии  с разделением труда - функциональными  обязанностями и технологией.  На этом уровне осуществляются  процессы администрирования, т.е.  организации, планирования и контроля за оптимальным ходом трудового (функционального) поведения.

 

     Процесс организации  трудовых процессов  реализуется  в последовательной разработке  и внедрении на фирме должностных  инструкций, положения об отделе, о документообороте, о внутреннем  трудовом распорядке и др.

 

     Основной  функцией  регулирования и нормирования  трудовых процессов в турфирме  «Рай» является:

-Формирование и воспроизводство  устойчивых, технологических стереотипов  трудового (функционального) поведения  у работников фирмы;

-Поддержание на необходимом  уровне целостной структуры взаимодействия  работников в системе разделения  кооперации труда;

-Быстрая передача профессиональных  навыков новым сотрудникам фирмы.

 

     В результате  применения данного метода управления  в фирме «Рай» постоянно поддерживаются  готовность, дееспособность и применение  профессиональных навыков менеджеров

 

     В связи  с этим руководитель прибегает   к методам и процедурам мотивационного  управления поведением работников. Задача руководителя предложить  более сильную альтернативу, чем  те, которые работник может найти  самостоятельно. Поскольку цель  руководителя - повлиять на внутреннюю  ситуацию каждого работника фирмы,  пробудить активность своих работников, другими словами, лишить людей  самоуспокоения, встревожить, разбудить,  освежить и т.д., - он обращается  к внутренним побудителям (мотиваторам).

 

     Руководитель  турфирмы «Рай» осознает, что  для эффективной организации  процесса мотивирования необходима  программа мотивации персонала  и руководителей.

 

     Руководитель  турфирмы «Рай» направляет внимание  сотрудников не на усилия, а  на результаты работы фирмы  в целом, увязывает вознаграждение  непосредственно с результатами  труда сотрудников. Повышает стандарты  качества обслуживания только  тогда, когда будет в состоянии  полностью «оплатить» все связанные  с этим издержки.

 

     Самое главное,  что для того чтобы эффективно  мотивировать подчиненных, руководитель  сам вникает в сущность новой  работы.

Для таких небольших  турфирм  как «Рай», как правило, характерна функциональная структура управления.

В основе этой структуры  управления лежит принцип  полного  распорядительства: выполнение указаний функционального органа в пределах его компетенции обязательно  для подразделений. Функциональное управление осуществляется некоторой  совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений  в системе линейного управления.

Идея функциональных структур состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных  видов деятельности.

Главным достоинствами функциональной структуры является эффективный  контроль за достижением результатов и высокое качество управления операциями.

Организационная  структура  турагенства «Рай» определила схему распоряжений и приказов, с помощью которых деятельность фирмы планируется, организуемая, направляется и контролируется. Главная функция организационной  структуры  – распределение должностных обязанностей и обеспечения контроля.

Основные задачи организационной  структуры  турагенства«Рай»:

·        разделение труда, согласно должностных обязанностей

·        определение  ролей и взаимоотношений

·        определение  каналов взаимосвязи. 

 

                 Организационная  структура туристкой фирмы «Рай»

 

 

Каждый из работников выполняет  определённые функции, руководствуясь должностными инструкциями.

Директор  фирмы – является главой туристического предприятия.В его обязанности входят: разработка стратегии и тактики фирмы, маркетинговые исследования, представительские функции, взаимодействие с партнерами,получение необходимых лицензий, планирование рекламной компании и анализу,отдачи от рекламы, управленческие функции, формирование имиджа фирмы, деловая переписка.

Главный бухгалтер. В его обязанности входят: разработка финансовой стратегии фирмы, составление финансовых планов, обеспечение деятельности фирмы (осуществление денежных переводов, подготовка финансовых отчетов) и своевременное информирование руководства о финансовых результатах деятельности фирмы, проводит экономический анализ финансово – хозяйственной деятельности организации по данным бухгалтерского учета, ведет работу по обеспечению  строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, организует учет финансовых,расчетных и кредитных операций, занимается страхованием фирмы и юридическими аспектами, принимает управленческие решения. Подчиняется директору фирмы.

Менеджер– работает непосредственно с клиентами, подбирает и обрабатывает туры и экскурсии. В его обязанности входит: анализ туристского рынка, формирование папок с предложениями, заключает договора с гидами, переводчиками и автохозяйствами, бронирует места в гостиницах, а так же билеты авиа и ж/д транспорта, проводит визовую поддержку туристов, составляет программы пребывания туристов, вместе с директором занимается рекламной компанией.

 

    Для стимулирования  собственного персонала, турфирма  «Рай» выплачивает сотрудникам  фиксированную заработную плату,  а также определённый процент  от продаж. Также имеет место  стимулирование работников путём  отправления их в рекламные  и поощрительные туры. Ко всему  прочему, практика рекламных и  поощрительных туром показывает, что имеет место не только  стимулирование и поощрение сотрудников,  но ко всему прочему сотрудники  получают неоценимый опыт и  продажи по направлениям рекламных  и поощрительных туров существенно  увеличиваются. В данном случае  используется психологический аспект, человек видевший то, что продаёт, своими глазами начинает продавать намного лучше, а на клиентов положительно действует демонстрация фотографий не из каталога, а с личным присутствием менеджера.

 

Турагентство для улучшения процесса работы использует множество способов. Внедряет и использует новые способы бронирования билетов и отелей по всему миру, что позволяет, не выходя из офиса и не отнимая времени, дать полную информацию, интересующую туриста. Ведётся электронная картотека, которая в свою очередь, помогает быстро и оперативно получить информацию о туристе (день рождения, паспортные данные…). Также для быстрого расчета страховых полисов туристов используется online система, связанная напрямую со страховой компанией, что очень экономит время. Всё вышеперечисленное делает работу более оперативной и точной, это очень привлекает туристов, и обещает, что они вернутся именно к нам. Самый большой плюс в нашей работе – это использование электронных систем бронирования. Система бронирования авиабилетов «Amadeus» моментально позволяет видеть всю информацию по интересующим перелётам, система «Gabriele» позволяет online бронировать номера в отелях, что очень нравиться туристам, так как не нужно тратить время на ожидание подтверждения.

Ежегодно сотрудники турагентства сами прокладывают маршруты с полной информацией о странах, курортах, отелях и экскурсиях. За годы существовани «Рай» приобрел немало постоянных клиентов и партнеров.

Степень централизации или децентрализации очень трудно определить из-за очень малых размеров организации. С точки зрения количества, важности, последствий принимаемых решений менеджерами турфирма является децентрализованной. Но с точки зрения степени контроля директора за работой подчиненных – централизованной, так как директор в курсе всех принимаемых менеджерами решений и в случае необходимости может на них повлиять. В пользу централизованной структуры говорит и тот факт, что директор оставляет за собой право выносить решения по важнейшим вопросам. Кроме того, директор совмещает свои функции с функциями своих подчиненных.

Прием заказов на туристические  услуги осуществляется по телефону, факсу, по электронной почте и с помощью  личного контакта.