Функции документов

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению  документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в  организациях, и личные (письма граждан  с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы  временного и постоянного срока  хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет  и свыше 10 лет.

По степени  обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о  производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической  нормы.

По степени  унификации различают документы  индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные  в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные  документы разрабатываются конкретными  организациями для внутреннего  пользования.

Типовыми  являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный  характер и используются для составления  и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части  листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в  правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и  боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих  граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой  информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной  форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Государственный классификатор управленческой документации Украины ДК 010-98, действующий с 01.06.99 содержит такие классы документов:

организационно-распорядительная документация;

первично-учетная  документация;

банковская  документация;

финансовая  документация;

отчетно-статистическая документация;

плановая  документация;

ресурсная документация;

торговая  документация;

внешнеторговая  документация;

ценовая документация;

документация  труда, социальных вопросов и социальной защиты населения;

документация  бытового обслуживания населения;

бухгалтерско-учетная  документация;

документация  Пенсионного фонда;

словарно-справочная документация.

Системы документации

Согласно  Государственному классификатору управленческой документации Украины ДК 010-98, система  документации – это совокупность взаимосвязанных документов, которые  используются в определенной сфере  деятельности.

Деятельность  учреждения, организации, предприятия  отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые  в определенной сфере. Можно назвать  множество систем документации, которые  классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.

У нас в  стране в связи с развитием  автоматизации управленческих процессов  разработаны унифицированные системы  документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы  документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система документации (УСД) - система  документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные формы документов разрабатываются  и утверждаются министерствами и  ведомствами. Они обязательны для  применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности.

Государственный классификатор управленческой документации Украины ДК 010-98, действующий с 01.06.99 выделяет такие системы документации:

организационно-распорядительная документация;

первично-учетная  документация;

банковская  документация;

финансовая  документация;

отчетно-статистическая документация;

плановая  документация;

ресурсная документация;

торговая  документация;

внешнеторговая  документация;

ценовая документация;

документация  по труду, социальным вопросам и социальной защите населения;

документация  по бытовому обслуживанию населения;

бухгалтерско-учетная  документация;

документация  по Пенсионному фонду;

информационно-справочная документация.

Организационно-распорядительная документация – система документации, используемая для решения организационно-распорядительных заданий управления.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает  делопроизводство.

Органы государственной  власти и государственного управления Украины, все учреждения, организации  и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. В  соответствии с положениями о  государственных органах классифицируются и распорядительные документы.

К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся:

постановления – правовые акты, принимаемые высшими  и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях  разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящими перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

решения –  правовые акты, принимаемые исполнительными  комитетами. Решения оформляют также  результаты деятельности и других коллегиальных  органов – коллегий, министерств  и ведомств, научных советов и  т.п.

распоряжения  – акты управления государственного органа, имеющие властный характер, присвоенные должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющие обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

уставы –  своды правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и  граждан, их взаимоотношения с другими  организациями и гражданами, права  и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

положения – нормативные акты, имеющие сводный  кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию  работы системы органов государства, единого органа, структурного подразделения (комиссии, группы).

приказы –  акты, издаваемые руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоналичия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом.

инструкции  – правовые акты, издаваемые органом  государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные  вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны  деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и  служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

протоколы – документы, фиксирующие ход  обсуждения вопросов и принятия решений  на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

докладные и объяснительные записки: докладные  записки – документы, адресованные руководству и излагающие какой-либо вопрос с выводами и предложениями  составителя; объяснительные записки  – 

1) документы,  поясняющие содержание отдельных  положений основного документа  (плана, отчета, проекта);

2) сообщения  должностного лица, поясняющие какое-либо  действие, факт, происшествие, представляемые  вышестоящему должностному лицу.

акты –  документы, составленные несколькими  лицами и подтверждающие установленные  факты или события, отчёты и др.

Первично-учетная  документация – система документации, используемая для управления производственно-хозяйственной  деятельностью субъектов предпринимательской  деятельности, организаций, которые  не занимаются предпринимательской  деятельностью, всех форм собственности.

Банковская  документация – система документации, используемая для осуществления  расчетно-денежных операций через банки.

Финансовая  документация – система документации, используемая для организации финансовых взаимоотношений субъектов экономики.

Отчетно-статистическая документация – система документации, используемая для решения задач  государственной статистики и получения  статистической информации.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах  деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом Украины  и являются обязательными для  всех учреждений, организаций и предприятий. Формы документов ведомственной  отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Центральный банк Украины, Государственная налоговая  служба Украины и Министерство финансов Украины представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой  отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной  отчетности готовят федеральные  органы исполнительной власти, которые  осуществляют отраслевое управление.

Государственная статистическая и ведомственная  отчетность представляется в установленные  сроки соответствующим территориальным  органом. По срокам представления она  может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о  выполнении планов, заданий, разовых  поручений руководства или поручений  вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами  структурных подразделений и  представляются на рассмотрение руководства  данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.