Анализ внутренней структуры турфирмы

Анализ внутренней структуры  турфирмы

 

    Эффективность деятельности туристического предприятия зависит не только от внешних факторов, как спрос и предложение, конъюнктура рынка и т.д., но и зависит от его организационной структуры, принципов ее действия и постоянного совершенствования.

    Организационная структура занимает особое место во внутренней среде туристского предприятия.

     Организационная структура туристической фирмы - это совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, что обеспечивает их функционирование и развитие как единого целого.

     Элементы структуры - отдельные работники, службы и другие звенья, задействованные в деятельности фирмы, а отношения между ними поддерживаются благодаря связям.

     Связи между элементами структуры принято подразделять на горизонтальные и вертикальные связи.

     Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневым. Вертикальные связи - это связи подчинения, необходимость в них возникает при иерархичности управления, т.е. при наличии нескольких уровней управления.

     Таким образом, характеризуя организационную структуру, можно выделить несколько положений, определяющих ее значимость:

• организационная структура  фирмы обеспечивает координацию  всех функций управления;

• структура организации  определяет права и обязанности (полномочия и ответственность) на управленческих уровнях;

• от организационной структуры  зависит эффективность деятельности фирмы, ее выживания и процветания;

• структура в конкретной фирме, зависит от поведения ее сотрудников, т.е. стиля управления и качества труда коллектива.

    Основные требования, предъявляемые к формированию современной организационной структуры туристического предприятия, такие:

• соответствие организационной структуры целям и задачам предприятия;

• охват всех функций  менеджмента на предприятии;

• четкое распределение  функций и объема работ по уровням управления;

• рациональное сочетание  централизации и децентрализации  на каждом уровне;

• наличие на каждом уровне системы организации инструкций, нормативов и норм выполнения работ;

• разграничение полномочий и круга ответственности.

    Таким образом, для формирования правильной организационной структуры необходимо осуществить разделение предприятия по горизонтали на блоки, которые соответствовали бы важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии:

• установить соотношение  полномочий различных должностей (должно быть предусмотрено должностными инструкциями), при этом руководитель регулирует деятельность каждого отдела;

• определить должностные  обязанности как совокупность определенных задач и функций, которые также  предусмотренные инструкцией на каждое должностное лицо.

    Каждое должностное лицо принимает решения в пределах своей компетенции и функциональных обязанностей, но оно может проявить инициативу, хотя направление инициативы определено должностной инструкцией. Каждое предприятие стремится к стабильности, но все больше приходит осознание того, что изменения являются необходимым атрибутом каждой организации в современных рыночных условиях.    

    Методика проведение работы и правила так же должны быть стабильными, но их изменение целиком допустима, поскольку предприятию приходится адаптироваться к изменению внешних и внутренних факторов.

    Подбор кадров  в аппарат управления осуществляется по таким критериям, как профессионализм, опыт работы, приобретение деловых качеств.

    Организационная структура становится более прочной и жизнеспособной только в том случае, когда в организации устанавливается четкая иерархичная подчиненность, т.е. когда управленческие действия осуществляются по вертикали. Именно при таком условий в организации формируется та цепь командования, которая обеспечивает подчинение всех кадров одному лицу- высшем руководству(генеральному директору).

    Возглавляет туристическое предприятие генеральный директор, который, в свою очередь, подчиняется Председателю Собрания участников.

     Директор имеет множество различных обязанностей и отвечает за их исполнение, т.е. его работа предусматривает выполнение ряда задач. Иногда возникает необходимость сконцентрировать все усилия на решении одного задания. Тогда целесообразно назначить определенное лицо, которое отвечало бы за выполнение данной задачи, следовательно, самостоятельно принимало решения, определяло исполнителей и пути решения поставленных задач. Например, возникает необходимость найти поставщика любой эксклюзивной услуги по низким ценам. Это задание генеральный директор может поручить главному менеджеру по туризму и ожидать его выполнения (как правило, устанавливаются конкретные сроки). Каждый работник имеет определенные функциональные обязанности, которые должен выполнять в определенные сроки и отчитаться по ним перед руководством.

   Генеральный директор одновременно является лидером, который объединяет работников в сплоченную команду. Важные решения принимает директор, но ряд конкретных текущих решений принимают и подчиненные.

     Генеральный директор представляет интересы предприятия в отношениях с другими организациями, как в Казахстане, так и за рубежом, строя соглашения и другие акты, необходимые для обеспечения функционирования предприятия. Имеет право раз в год проводить аудиторскую проверку финансово-хозяйственной деятельности, решает вопросы служебных командировок и т.д.

    При необходимости директор созывает весь персонал на производственные совещания, где решаются оперативные вопросы, определяются задачи на неделю, дается оценка выполненным работам, в случае необходимости поощряет, или выносит выговора, если задачи не выполнены или небрежности нанесен ущерб организации.

Генеральный директор может делегировать полномочия, непосредственно связанные с финансовой стороной деятельности турфирмы, финансовому директору. Полномочия передаются директору вместе с ответственностью за исполнение возложенных на него задач. Организационные вопросы могут быть делегированы главным менеджерам отделов, а они, в свою очередь, передают их своей им подчиненным.

Функции финансового директора:

• обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета  и отчета;

• осуществляет контроль над экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

• принимает меры по предупреждению недостач, контролирует соблюдение финансовой и кассовой дисциплины;

• принимает участие в  проведении экономического анализа  финансовой деятельности;

• согласовывает стоимость  туров и рассчитывает вместе с туроператорами их доходность.

Функции главного менеджера по туризму:

• координирует работу туроператоров  по направлениям;

• представляет интересы предприятия  по вопросам туристической деятельности перед партнерами;

• проводит переговоры, а  также заключает соглашения с  зарубежными и отечественными партнерами;

• согласовывает окончательный  вариант туров по Казахстану и за рубежом и передает их для реализации на рецепцию;

• контролирует обеспечение  высокого уровня исполнения туров;

• осуществляет работу с  представительствами (консульствами) зарубежных государств;

• проверяет, должное выполнение работ туроператоров с руководителями туристических групп, обеспеченность документами, необходимыми для успешного проведения туров;

• занимается развитием  новых направлений туристической  деятельности, разрабатывает новые  туры.

К функциям менеджера по маркетингу входит:

• работа с рекламными агентами различных средств массовой информации  по выяснению цен и условий предоставления рекламы;

• разработка макетов рекламы  и слежения за регулярностью выхода и правильностью подачи информации в соответствующих рекламных носителях;

• проведение регулярных маркетинговых  исследований.

Окончательное же решение  относительно характера рекламы  и выбора рекламного средства регулярности подачи принимает генеральный директор. Это связано с тем, что размещение рекламы является дорогим удовольствием для малого предприятия. Регулярно реклама подается только некоторые газеты: это так называемая реклама престижа, напоминания клиентам, что в любой сезон фирма имеет что предложить.

В обязанности менеджера-туроператора по Казахстану входит:

• работа с отечественными партнерами (туристическими фирмами, гостиницами, агентствами) по обеспечению турпродукта;

• подготовка программ приема иностранных туристов в Казахстане, а также пребывание отечественных туристов в Казахстане, вычисления стоимости и доходности;

• обеспечение высокого уровня исполнения туров;

• работа с руководителями туристических групп и обеспечение необходимыми документами;

• инструктаж гидов-переводчиков;

• формирование внутренней информационной базы;

• создание и внедрение качественно новых туристических продуктов (экотуризм, экстремальный туризм, агротуризм и т.д.).

Менеджер- туроператор по странам Европы занимается:

• работой с иностранными партнерами (туристическими фирмами, гостиницами, агентствами) по обеспечению турпродукта;

• подготовкой программ пребывания отечественных туристов в странах Европы;

• формированием стоимости  туров и расчет их доходности, обеспечение высокого уровня выполнения туров;

• контактами с представительствами (консульствами) зарубежных государств в Казахстане;

• контактами с консульствами Казахстана в иностранных государствах, в частности обеспечение визовой поддержки иностранным партнерам;

• работой с руководителями туристических групп и обеспечение необходимыми документами;

• инструктажем гидов-переводчиков;

• формированием внутренней информационной базы (туристическая  инфраструктура) по странам Европы;

• внедрением практики создания качественно новых туристических  продуктов (Экотуризм, экстремальный  туризм, агротуризм и т.д.).

Агент по продаже  авиабилетов. В его обязанности входит:

• работа с клиентами, ознакомление их с маршрутами рейсов авиакомпаний;

• система бронирования авиабилетов по выбранной программе;

• продажа и оформление авиабилетов;

• ведение документации по продаже авиабилетов.

    Руководителю любой организации, независимо от ее размера или места на региональном уровне, следует учесть влияние внешней среды, поскольку организация как открытая система, зависит от внешнего мира относительно поставок ресурсов, энергии, кадров, конкурентов.

    Поскольку от руководителя зависит выживание организации, он должен уметь выявить те существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Поэтому организации вынуждены «подстраиваться» к среде, чтобы выжить и сохранить эффективность деятельности.

    Правильно сформированная организационная структура позволяет обеспечить комплексное развитие туристического предприятия.

    Организационная структура туристического предприятия позволяет поддерживать высокую интенсивность информационного обмена, как с внешней средой, так и внутри предприятия, дает возможность тесного контакта на уровне «руководитель - подчиненный», способствует постоянному профессиональному росту работников, позволяет быстро адаптироваться к изменениям во внешних условиях функционирования.

    Построение организационной структуры управления предприятием зависит, прежде всего, от масштабов самого предприятия. Наличие различных типов структур дает возможность спроектировать такую структуру турфирмы, которая соответствовала бы поставленной руководством задачей.

     Важнейшим компонентом в организационной структуре предприятия является работник, которого менеджмент ставит в центр своего внимания. Раскрытие его творческих и профессиональных возможностей - непременное условие развития любой организации.